Underkommunikasjonen er ubevisst

Hva kan lederne gjøre for å berolige og motivere ansatte i dette farvannet? Første prioritet: Informasjon. Ledere taper mye på å ikke informere ansatte godt nok, viser en studie gjengitt i DN Lenke til et annet nettsted. av Bård Kuvaas, professor ved Handelshøyskolen BI. «For lite kommunikasjon, slik det oppleves av medarbeiderne, sender et signal om at lederen ikke bryr seg om eller ikke forstår medarbeiderens behov for kommunikasjon. Underkommunikasjon fører derfor til at medarbeideren opplever lederen som lite empatisk og at hen har dårlige lederegenskaper», skriver Kuvaas.

Og lederegenskaper, det ønsker vi oss i urolige tider. Se bare på styringstillegget politikere får når de loser oss gjennom tøffe perioder, og straffen de får på meningsmålingene når bølgene slår høyt.

Underkommunikasjonen er gjerne ubevisst, skriver Kuvaas. Lederen sitter på et overordnet bilde og er nødt til å vite mer enn hver enkelt ansatt. Fra ansattes side øker behovet for informasjon med opplevd usikkerhet.

Tenk steg for steg

Men løsningen finnes. Ledere kan hente inspirasjon fra hvordan bedrifter kommuniserer eksternt i krise og uro:

• I tidlig fase i en tenkt krisesituasjon vil journalister ha mange spørsmål, og det er ikke alltid du kan svare på dem. Men du kan bekrefte hendelsen, og si at dere jobber med saken. Omsatt til internkommunikasjon – når det går mot omstruktureringer eller nedbemanning: Forbered et overordnet budskap til alle ansatte som kan deles i en tidlig fase. Fokuser på «hvorfor», altså på hva som ligger bak det som kommer til å skje. Ta med info om hvor man kan henvende seg ved behov for å snakke med noen. Det er også naturlig å etablere tett dialog med tillitsvalgte helt fra start slik at de kan bidra med informasjon ut og innspill inn.
• I en ekstern krise vil det versere teorier om hva som egentlig har skjedd. Informasjonsbildet er uoversiktlig. Krisekommunikatøren sier derfor mer om prosess i denne fasen. Omsatt til internkommunikasjon: Tenk at du skal bekrefte det som faktisk stemmer, berolige, og sikre at alle ansatte får informasjon om at ledelsen er «på ballen».
• Etter hvert som en tenkt krise utspiller seg, er det gjerne naturlig å kalle inn til en pressekonferanse for å oppsummere viktig informasjon. Ledelsen stiller opp for å svare på journalistene spørsmål, for å «eie» fortellingen om krisen og dele relevant kunnskap. I internkommunikasjon kaller vi dette et allmøte, eller «townhall meeting». Her får alle ansatte tilgang til samme informasjon, direkte fra ledelsen. Ta hensyn til at ikke alle kan ta 20 minutter pause fra arbeidet for å følge med på «ledelses-tv». Opptak og oversettelser må gjøres tilgjengelig. I denne fasen kan du gjerne invitere ansatte til å dele innspill - kanskje noen har en idé de har syslet med en stund som kan bli nyttig i omstillingen og kampen om markedsandelene?
• Har du kommet hit, har du kommet langt. Fortsett med å informere om ny utvikling, vær tilgjengelig og sørg for at mellomledere informerer, lytter og fanger opp.

Les også: Skap trygghet og tillit i krisetider - ledernytt.no

Det skal ikke så mye til. Ikke alle ledere er et naturtalent på kommunikasjon som Nicolai Tangen Lenke til et annet nettsted.. Kommuniser nok, og få gode rutiner og støttespillere på plass. En ansatt i kommunikasjonsavdelingen bør ha et eget ansvar for å støtte ledelsen på internkommunikasjon.

Det er mye å vinne - ifølge den omtalte studien også på inntrykket av ledelsens evne til å faktisk utøve ledelse. Det trenger vi for å manøvrere gjennom nok et urolig år.