To hovedprosesser
Den du har ansatt nå, skal si opp nåværende jobb og samtidig begynne å forberede seg på/til ny jobb.
For ledere snakker vi om å fylle to roller samtidig:
- Avtroppende leder
- Påtroppende leder
Ofte er preboarding kun beskrevet som «hva som bør gjøres» primært fra den virksomheten som har ansatt en ny medarbeider eller leder.
Med da er det verdt å merke seg at den nyansatte fortsatt er ansatt i den virksomheten de forlater og at oppsigelsesperioden er til for at de som mister en medarbeider eller leder, skal kunne igangsette blant annet erstatningsprosesser. Samt prosesser for overføring og overlapping.
Slik sett kan du ikke som deres nye leder styre eller bruke deres tid på for eksempel personalmøter eller ledermøter i den, for dem, nye virksomheten. Dette må i så fall avtales med den nyansatte, som igjen må få tillatelse til å delta av nåværende arbeidsgiver.
Det anbefales ikke å måtte lyge for nåværende arbeidsgiver, men heller spille med åpne kort og inngå avtaler knyttet til dette for oppsigelsesperioden.
Oppsigelsesprosessen
Det er viktig at du/dere i dette «pre-boarding-møtet» diskuterer både oppsigelsesprosessen og forberedelsesprosessen.
Når det gjelder oppsigelsesprosessen, så er det selvsagt viktig at oppsigelsen blir levert skriftlig før neste måned starter, da oppsigelsen gjelder fra den måneden som starter etter at den er levert. Altså senest siste dag i måneden.
Når det gjelder reaksjoner på oppsigelsen, så kan det være alt fra sjokk og skuffelse til et mottilbud.
Det er derfor viktig at du/dere har kontakt med den nyansatte i kjølvannet av innlevert oppsigelse.
Videre er det viktig at dere hjelper og støtter den nyansatte i deres «off-boarding prosess».
Vi har tidligere i Del 2 sagt noe om hvordan en slik off-boarding eller utfasing bør gjennomføres.
Dessverre er det altfor mange virksomheter som har dårlige eller mangelfulle rutiner og prosedyrer for en slik avviklingsprosess.
Derfor bør du/dere gjerne utarbeide noen tips og råd som de eventuelt kan ta opp med nåværende arbeidsgiver i forbindelse med oppsigelse. Kjernen her er avviklingsplan.
Det er viktig å merke seg at dersom en nyansatt går gjennom en dårlig/mangelfull/problematisk avviklingsprosess/off-boarding, så vil det kunne bety at du/dere får en «sliten» eller «utslitt» nyansatt.
Skulle noe slikt skje, så bør du/dere være på ballen og eventuelt gi dem en uke eller to fri fra sluttdato til oppstartsdato.
Avviklingsplanen – innhold og utforming
I korte trekk bør en avviklingsplan inneholde følgende aspekter:
- Sluttdato, samt avspasering og ferie
- Økonomiske forhold (lån, pensjon, forsikringer osv.)
- Stedfortrederproblematikken – innfasing av eventuelt konstituert leder
- Fullmakter og ansvar – både for avtroppende og eventuelt konstituert leder
- Videre møtedeltagelse
- Arbeidsoppgaver – overlapping/avvikling
- Ferdigstillelse av oppdrag (prioritering)
- Prosjektdeltagelse (både avslutning/oppstart)
- Overlapping erstatter (anbefales ikke, da avtroppende leder normalt har forlatt organisasjonen før påtroppende leder er på plass. Når en har begynt i ny jobb, bør en ikke trekkes tilbake til den gamle jobben. En har trolig mer enn nok med å få fotfeste i sin nye jobb)
- Informasjonsstrategi overfor resten av organisasjonen
- Innspill i arbeidet med behovsanalysen, jobb- og rolleanalysen, kompetanseprofilen + innspill til innholdet i øvelser eller caser i intervjuene
- Forholdet til den nye arbeidsgiveren (deltagelse på møter, seminarer og kurs)
- Arbeidsbetingelser i oppsigelsesperioden (ekstra overtid?)
- Innhenting av tilbakemeldinger på deg som leder fra ulike aktører (læringssamtaler)
- Gjennomføring av sluttintervju, attester
- Eventuelle avskjedsmarkeringer
- Utarbeidelse av et «testament» fra avtroppende til påtroppende leder (medarbeider)
- Innlevering av utstyr/kort/etc.
- Siste dag
Forberedelsesprosessen
Dersom oppsigelsesprosessen går som normalt, så vil den være på tre måneder.
Vi anbefaler at de to første månedene stort sett kun går på å avvikle nåværende arbeidsforhold, der en kun har møter underveis for oppdateringer «begge veier».
Når det gjelder siste måned før oppstart, så kan en begynne å tenke på ulike former for innføring og opplæring.
Mye som skal leses, kan en med fordel ha lest før en starter. En kan også ha gått gjennom ulike (primært korte) opplæringsmoduler.
Her er det viktig å ikke lage en form for «overload» for og hos den nyansatte, så dette må avtales i hvert enkelt tilfelle.
Når det gjelder selve oppstarten, bør en gå gjennom planen for onboarding senest en uke før oppstart. Vi anbefaler gjerne fire uker før oppstart, da det å se at det faktisk er en plan for onboarding, vil både gjøre den nyansatt tryggere og mindre stresset. Samt at det vil påvirke både lojalitet og tilhørighet hos den nyansatte (den psykologiske kontrakten).
Når det gjelder ledere, så må en ha lagt og eventuelt trent på en plan for de første 90 dagene før en starter.
Vi vil komme nærmere inn på både onboarding generelt og plan for de første 90 dagene, spesielt i siste del av denne veilederen.
Oppsummert
Å ha en plan for pre-boarding er helt essensielt for at en ikke skal gå i fella og tro at rekrutteringen er ferdig når kontrakten er underskrevet.
Mange virksomheter opplever nemlig at nyansatte enten blir i nåværende virksomhet etter et «mottilbud» eller at andre arbeidsgivere «snapper» dem når de får vite at de er i «bevegelse».
Så her gjelder det å holde kontakten og hjelpe dem med både oppsigelsesprosessen og forberedelsesprosessen. Det vil påvirke og styrke den psykologiske kontrakten, som jo er «hoved-nerven» i ethvert ansettelsesforhold.
Tekst: Frode Dale, haner knyttet til som fagperson i denne artikkelserien, og har jobbet med denne tematikken i 25 år. Foto: Ingar Næss Illustrasjon: Istock.com
