Kartlegg viktige relasjoner
Ingen av oss, hverken ledere eller vanlige folk, opererer i et vakum. Vi skaper ting i relasjon med andre. Paulsen forklarer hvordan en leder må tenke på alle som kan påvirke virksomheten, eksternt og internt.
– Internt handler det ofte om ansatte som er budbringere og ambassadører, i førstelinjen ut av virksomheten. De er viktige historiefortellere og relasjonsbyggere ute i verden, og da er det viktig som leder å være tydelig på hva de folka jobber for. Hva er deres overordnede mål? Jeg har selv jobbet med alt fra små selskaper til store politiske partier, og dessverre ser jeg ofte at visjonene blir liggende i skuffer og samle støv. Det er en overordnet plan som ledelsen har laget, men som aldri implementeres ut i siste ledd. Man må sørge for at den strategiske historiefortellingen er forstått i alle ledd i organisasjonen. Alle må kjenne sin egen rolle i historiefortellingen. Der er det mange som har mye å gå på.
– Eksernt må man kartlegge hvem som er viktige relasjoner for virksomheten, og forstå konteksten de opererer i. Hva er de opptatt av? Hva påvirker dem? Hvordan kan vi hjelpe dem? Det er kanskje litt banalt å trekke dette inn her, men kunnskap er makt. Vi må vite mest mulig om de viktigste interessentene våre. Hva påvirker og berører dem? Hvilken kontekst opererer de i?
Å være uunnværlig
Informasjon, tall, fakta og kunnskap gir makt, men det er historiefortellingen rundt det som faktisk flytter makten.
– På Blindern lærte jeg om hva som skjer med kroppen og hjernen når man hører en god historie. Da oppstår det en kjemisk reaksjon i hjernen, som frigjør endorfiner. Du får altså den samme følelsen når du hører en god historie som når du ønsker å gi noen en klem. Det sier noe om hvordan historiefortelling både kan skape lim mellom mennesker. Det er et veldig mektig våpen.
–Tenk deg at du går inn på en fest, og så blir du trukket inn i et hjørne av noen som ønsker å prate om seg selv og sine egne meritter på inn- og utpust. Det blir sjeldent langvarige, gode relasjoner av sånt. Det samme gjelder for bedrifter. Vi liker best de som er genuint opptatt av andre rundt seg, og som slår på lytteapparatet mer enn prateapparatet. Er man for eksempel leder og jobber med B2B, så må man danne seg et bilde av de andre bedriftene – hva er verkebyllene? Hva er de opptatt av? Hvordan kan min virksomhet bidra inn i det bildet?
– Det er viktig å løfte blikket og se ting utenfra og inn. Mange blir så opptatt av sitt eget at de glemmer at de snakker til egen menighet, og da skapes det en «innenfra og ut»-kommunikasjon. Det oppleves ofte bare som ren støy for mottakere som ikke er en del av menigheten. Prøv heller å identifisere hva interessentene er opptatt av å vite, del alt av nødvendig informasjon og gjør dere uunnværlige for dem.
God kjemi og tillit senker guarden
– Alle gode ledere vet at man ikke blir stor alene. Det handler om å spille hverandre gode, og da er relasjonsbygging en viktig for å få det til, og for å skape noe som er større enn deg selv og større enn virksomheten til og med. Da må man vite mest mulig om hva de du bygger relasjoner med er opptatt av. Hva står de i? Hvilke verdier er viktige for dem? Hva er din status hos dem? På hvilke skjæringspunkter møtes interessene deres?
– Strategisk relasjonsbygging er definitivt noe man bør jobbe innsiktsbasert og systematisk med. Samtidig er en del av relasjonsbyggingen utvilsomt på en mer naturlig måte, og ofte i en en-til-en-relasjon, for eksempel hvis en toppleder er ute og bygger relasjoner med andre virksomheter. De beste relasjonene opplever man når man har god kjemi og tillit til andre, hvor man kan senke guarden litt. De personlige relasjonene er kjempeviktige og skal dyrkes. Da må man ha sin egen standard på det, og vite litt hvem man treffer. Det er både «givers» og «takers» i næringslivet. Toppledere jobber mye med å bygge slike personlige relasjoner.
Krevende å kommunisere
Paulsen erfarer at intensjonene om historiefortelling og kommunikasjon ofte er gode, men i selve gjennomføringen oppstår det problemer. Da er det spesielt ett tips som gjelder.
– Kommunikasjon og relasjonsbygging henger sammen som hånd i hanske. Kommunikasjon er et virkemiddel for å bygge relasjoner, på alle nivåer i livet, og definitivt for ledelse på virksomhetsnivå. Mange toppledere opplever at det er krevende å kommunisere, spesielt når ting er vanskelig. Det er ikke alltid at man har et fasitsvar på ting, og da blir kanskje løsningen å ikke si noe som helst. Jeg anbefaler alltid ledere å være ærlige og si at de ikke vet alt. Kanskje får de med seg noen andre til å bidra? Man glemmer at det å være litt sårbar ofte gjør at du vinner folk, fordi de føler at du ikke er et overmenneske. Det er naturlig og greit at du ikke alltid vet alt.
– Det er viktig å huske at kommunikasjon ikke er det samme som informasjon. Informasjon er fakta, analyser og tall. Har du lyst til at folk skal glemme deg, så kan du drive med rent informasjonsarbeid. Men hvis målet ditt er å flytte makt og endre meninger, bygge omdømme og skape tillit, da må du drive med kommunikasjon. Du vinner kanskje et slag, men du vinner aldri krigen med bare informasjon. Det er ikke alltid at det sterkeste argumentet vinner, og det henger sammen med at informasjon alltid er relativt.
Mindre komplisert enn man tror
Det er stor forskjell på hvordan ledere angriper kommunikasjonsarbeidet. Noen ser ikke helt effekten av kommunikasjon som virkemiddel for å bygge relasjoner og omdømme, og trenger hjelp til det. Andre skjønner at dette er en forretningskritisk del av virksomheten, og det løftes helt opp i toppen. Paulsen minner oss på at det ikke trenger å være så vanskelig.
– Kommunikasjon er det som gjør andre berørt og gir dem lyst til å være en del av den virkeligheten du eller virksomheten din skildrer. Det gjør den ikke noe mindre sann enn tall og fakta, men det gir større muligheter for at folk agerer på det du forteller. Vi tenker ofte litt for korrekt og komplisert når det kommer til strategisk kommunikasjon. I virkeligheten behøver det ikke være det, det handler om å først om å sette målskiva på riktig sted og bruke kommunikasjon for å nå nettopp de målene. Kommunikasjon og relasjonsbygging gjør man jo for å oppnå noe, og for å påvirke miljøet rundt. Da handler det om å kommunisere på en måte som berører og engasjerer.
- Vit hva du vil! Dann deg et mål av hva du ønsker å oppnå.
- Skaff deg informasjon og innsikt. Vit mest mulig om både de du vil kommunisere og bygge relasjoner til og med, men også hva de tenker om deg og din virksomhet.
- Bygg budskap som er lette å huske, ukompliserte og enkle å fortelle videre
- Bruk kreative måter å kommunisere budskapet ditt på.
- «Tenk, fort og langsomt» av Daniel Kahneman om hvordan mennesker tar beslutninger og hva som aktiveres i hjernen når vi mottar et budskap.
- «Steve Jobs» av Walter Isaacson. Jobs var en fascinerende særing somperfeksjonerte produktet sitt til fingerspissene!
- Dokumentaren om Drillo. Den må med på listen fordi jeg gråt da jeg så den. Husker godt da Norge slo Brasil i VM, og det er utrolig mange paralleller å trekke mellom fotball og strategibygging. Drillo var tro til egen strategi og fikk buksevann av media, men han stod imot. Laget stod alltid høyest, og de vant på godt lagarbeid.
Jobb: Byråleder i Something Good, et PR-byrå som er tuftet på bærekraft og samfunnsansvar. Etablert 8. mars i 2016. Selskapet har jobbet mye med politiske partier og større børsnoterte selskaper.
Bakgrunn: Har ledet den norske avdelingen for selskapskommunikasjon i MSL-group, vært konserndirektør for kommunikasjon i VY og jobbet som journalist.
Tekst: Stine Hegrenes Foto: Markus Lind
