Verktøy for virtuell teamkommunikasjon

– Det finnes mange forskjellige typer virtuelle kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for å håndtere utfordringene, og disse kan deles inn i følgende kategorier: Prosjektstyringsverktøy, team-samarbeidsverktøy, videokonferanseverktøy, videopresentasjonsverktøy og verktøy for fildeling og lagring. De fleste verktøyene tilbyr nedskalerte gratisversjoner, med ulike typer abonnementsløsninger som er priset. Pris er ikke vektlagt her, men må tas med i vurderingen.

1 Prosjektledelsesverktøy

Monday.com: Et nettbasert verktøy for prosjektledelse og kunderelasjonsstyring (CRM) designet spesielt for eksternt tilkoblet arbeidere. Den lar brukere sette opp oppgaver, spore fremdrift, tildele forfallsdatoer og se rapporter. Brukere kan legge til vedlegg, samarbeide om prosjekter og kommentere hverandres arbeid. Monday.com tilbyr gratis kontoer, men krever et betalt abonnement ved tilleggsfunksjoner.

Trello: Et prosjektledelses- og visuelt samarbeidsverktøy som lar dere jobbe sammen om prosjekter ved å lage tavler og legge til kort. Trello har to hovedseksjoner: Brett og kort. En tavle er som en mappe du kan legge kort i. Hvert kort representerer noe som må gjøres. Trello bruker sjekklister for å hjelpe deg med å fullføre hver oppgave og holde oversikten over arbeidet. Trello kan også fungere som en redaksjonell kalender, idédugnadsverktøy, automatisert møteplanlegger eller CRM-verktøy (Customer Relationship Management) for salgsteam. Kan integreres med annen samarbeidsprogramvare, inkludert Slack, Google Drive, Microsoft Teams og Confluence.

Asana: Veldig likt Monday.com. Hjelper deg med å administrere oppgaver, prosjekter og samarbeide med andre. Med dette verktøyet kan du opprette lister, tildele oppgaver til teammedlemmer og få tilbakemelding på hva som skjer i teamet ditt og på tvers av organisasjonen. Brukere kan lage lister for å organisere, tildele og prioritere oppgaver, lage tidslinjer for arbeidskart for planlegging og spore og definere hvert trinn i prosjekter gjennom tavler. Avhengig av prisplanen kan teammedlemmer dra nytte av automatisering for å redusere flaskehalser og ineffektivitet, en arbeidsflytbygger for å strømlinjeforme prosesser på ett enkelt sted, og sanntidsdata om prosjektfremdrift og produktivitet. Asana integreres også enkelt med over 200 apper og verktøy, inkludert Microsoft Teams, Slack, Adobe Creative Cloud og Vimeo.

ClickUp: Lar deg enkelt planlegge møter og sende ut invitasjoner til deltakere. Du kan også sette opp egendefinerte agendaer, legge til notater og laste opp dokumenter før hvert møte.

2 Verktøy for teamsamarbeid

Avoma: En AI-assistent for digitale møter. Avoma tar opp, transkriberer og deretter oppsummerer møtene. Den kan lage såkalte nøkkelinnsikter, samt AI-genererte ledelsesråd. Det er usikkert hvor godt selve AI-en fungerer, men den gir muligheten for at alle kan delta på lik linje, og man slipper å bekymre seg for å ta notater.

Chanty: En brukervennlig app som gir mange ulike måter å holde kontakten på. Den lar deg 

kommunisere med teamet ditt ved hjelp av tekstmeldinger, taleanrop, videosamtaler og skjermdeling.

Stormboard: En skybasert online tavle og samarbeidsplattform som hjelper team med å lage et delt arbeidsområde på nettet. Stormboard lar deg administrere dokumenter, regneark, presentasjoner og skjemaer. Du kan også invitere personer til å samarbeide om disse filene, og alt skjer på ett sted.

Slack: Et direktemeldings- og teamkommunikasjonsverktøy som lar deg kommunisere med kolleger mens du jobber eksternt eller samarbeider om et prosjekt. Den gir sanntidschat, gruppechatter, direktemeldinger, taleanrop og tekstmeldingsvarsler. Du kan også sende lyd- eller videoklipp eller lage live "huddle"-samtaler. Slack-kanaler lar folk på tvers av avdelinger, lokasjoner og tidssoner koble seg til, overvåke fremdriften og sikre at alle parter er på linje. Samtalene og filene i Slack-kanaler er fullt søkbare, og alle kan derfor få raske svar og ta beslutninger uten unødvendige møter. Rutinemessige arbeidsflytoppgaver som å dele oppdateringer eller få godkjenninger kan også automatiseres for å spare tid og effektivisere prosesser.

Miro: Gir mulighet for visuelt samarbeid (omtrent som Stormboard). Det er en online tavle der teamet ditt kan brainstorme ideer, tegne diagrammer eller spille inn voiceovers. Miro støtter både Mac- og Windows-datamaskiner, samt mobil og pad. En slik online tavle er et svært kraftig og godt verktøy for prosessjobbing, om det er ideation, prototyping, forretningsutvikling, idédugnad eller bare tilknyttet design thinking (anbefales). Den største verdien er kanskje at all informasjon er tilgjengelig til enhver tid (fysisk jobbing med postit-lapper og A3 på vegg har fortsatt høy verdi, men har en tendens til å forsvinne etter at møtet er ferdig).

Lucid Visual Collaboration Suite: Kombinerer to individuelt kraftige, men likevel svært tilkoblede løsninger for teamsamarbeid: Lucidspark for virtuell online tavle og Lucidchart for intelligent diagramming. Lucidspark gir et uendelig lerret for idédugnad, idéutvikling og planlegging i sanntid eller asynkront. Lucidchart tilbyr avanserte data- og automatiseringsfunksjoner som gjør det mulig for team å visualisere komplekse ideer, systemer og prosesser (men er kanskje mer for avanserte tegneprogrammer heller enn for eksempel ideation). Lucidspark er (så langt) bare tilgjengelig på iOS, mens Miro er optimalisert for pad, mobil, desktop m.m. Nå er ikke selve funksjonaliteten veldig forskjellig utover dette, så det blir et personlig valg. 

Pumble: En gratis chat- og samarbeidsapp for team. Det er enkelt å installere og lar kolleger kommunisere i sanntid. I hjertet av Pumble er teamkanaler og direktemeldinger. Du kan bruke en-til-en- (og snart gruppe-) tale- og videosamtaler, omtaler, tråder, skjermdelingsalternativer og gjestetilgang. Derfor kan du invitere og kommunisere med eksterne partnere. Med Pumble kan du også dele filer, videoer, bilder eller andre medier. Du kan bruke appen på alle enheter, noe som betyr at hvis du ikke skal bruke din bærbare PC på en stund, vil hver melding bli synkronisert til den enheten du velger. Pumble er relativt likt Slack i bruk, så her (også) er det smak og behag – samt kanskje et kostnadsspørsmål. Pumble hevder selv at de tilbyr mer for pengene enn sine konkurrenter.

3 Verktøy for videokonferanser

Google Meet: Googles videokonferanseløsning som lar deg få kontakt med andre over internett uten å måtte installere ekstra programvare. Du åpner et nettleservindu og skriver inn en URL hvor du vil møtes. Når du er koblet til, kan du snakke ansikt til ansikt, dele skjermer og presentere lysbildefremvisninger. Fungerer fra de fleste plattformer og på flere enheter samtidig. Det krever dog en Google-konto for bruk.

Go To Meeting: En nettbasert applikasjon som gjør det mulig for brukere å gjennomføre møter gjennom lyd, video og skjermdeling. Go To Meeting tilbyr gratis kontoer så vel som betalte premiumkontoer. Gratisversjonen inkluderer grunnleggende funksjoner som planlegging, oppringingsnumre og opptak. Hvis du trenger mer avanserte funksjoner, må du oppgradere til en betalt konto. Selve funksjonaliteten er ganske lik andre lignende verktøy, men Go To (firmaet bak) hevder selv at deres løsning er sikrere, har ubegrenset med antall deltakere og har lengre oppetid.

Zoom: En konferanseløsning som lar deg koble til opptil 500 deltakere samtidig. Zoom har fire ulike prismodeller: Basic, Pro, Business og Enterprise. Du kan velge hvilken modell som passer best for deg, avhengig av antall deltakere og hvor mye skylagring du trenger. Til forskjell fra flere andre kjente verktøy (som f.eks. Teams), er opptaksfunksjonen til Zoom optimalisert for blant annet podkast, ved at det tilbyr lokal lagring av lydfil. Selskapet har lagt til nye funksjoner for å skape en enhetlig kommunikasjons- og samarbeidsplattform som gir mulighet for virtuelle møter, teamchatter, telefonsamtaler, online tavler, reservasjoner av arbeidsområder og innsikt i samtaleintelligens for å øke produktiviteten. Gratisalternativet, som inkluderer 40 minutter med videokonferanser per møte og opptil 100 deltakere, er ideelt for frilansere; Enterprise-planen, som inkluderer 30 timer per møte og 1000 deltakere, er godt egnet for behovene til større organisasjoner.

Lucid Meeting: En møteprogramvare som lar deg være vert for virtuelle møter, konferanser og presentasjoner. Lucid Meeting er tilgjengelig via skrivebord, mobiltelefon, nettbrett og nettlesere. Plattformen er enkel å bruke og tilbyr mange funksjoner, inkludert skjermdeling, tavle, lyd, video og chat. Skiller seg ikke veldig ut fra tradisjonelle verktøy, men kan være et tilslag hvis du bruker andre Lucid verktøy fra før. Lucid Meeting tilbyr forskjellige møtemaler, det vil si design på hvordan man kan legge opp møter.

Teams: Tilbyr en omfattende plattform som inkluderer videokonferanser og webinarer for virtuelle møter eller arrangementer, teamsamtaler og talepost, en-til-en- eller gruppechatfunksjoner og samarbeidsverktøy, inkludert kanaler, fillagring og deling og redigering gjennom Microsoft Word, Excel og PowerPoint. Nøyaktige funksjoner varierer etter prisplan, men gratisversjonen er ideell for brukere som allerede har en lisens eller et abonnement for Microsoft 365. Business Premium-planen, som inkluderer avansert sikkerhet, tilgangs- og datakontroll og beskyttelse mot cybertrusler, er ideell for selskaper som ønsker å beskytte sensitiv kundeinformasjon. Teams integreres også med et bredt utvalg av prosjektledelse og virtuelle samarbeidsverktøy, inkludert Asana, Trello og Salesforce.

Teams er kanskje det mest kjente (og brukte) verktøyet i Norge i profesjonell sammenheng. Siden det er bundla med Office 365, er det noe de fleste har tilgang til fra før. Det er derfor enkelt å installere og man kommer raskt i gang. Verktøyet tilbyr team-samarbeid og deling av dokumenter, selv om det har blitt kritisert for en noe komplisert filstruktur. Det er også flere som sverger til at Slack er bedre når det kommer til gruppesamtaler. Alt i alt er Teams kanskje ikke det aller beste verktøyet innenfor hver kategori, men tilbyr et samlet verktøy for kategoriene nevnt i denne artikkelen (dog inntil videre ikke noen digital tavle).

4 Fildelings- og lagringsverktøy

Google Disk: Googles nettstasjon for fildeling og lagring. Et skybasert filsystem som lar deg lagre filer og dele dem med andre. Filene kan nås fra hvor som helst, av alle med tilgang, ved hjelp av en nettleser. Flere filtyper støttes, og det er eksporteringsmuligheter til Microsoft verktøy (filene lagres ikke lokalt og man er avhengig av internett-tilkobling). Google Disk lar brukerne se endringer i sanntid. Tjenesten lar eksterne ansatte eller klienter på tvers av flere steder trygt dele filer og mapper og samarbeide fra hvilken som helst enhet. Når brukere har fått tilgang til filer som er lagret på stasjonen, kan de redigere eller legge igjen kommentarer. Skybasert Google Drive tilbyr innebygd beskyttelse mot spam, skadelig programvare og løsepengevirus og gir mulighet for samarbeid i Microsoft Office.docs uten å måtte konvertere filformater. Som sådan er det et ideelt alternativ for virtuelle konsulenter eller små oppstartsbedrifter som kan dra nytte av gratisplanen.

Dropbox: Dropbox er et fildelingsverktøy som lar deg benytte filene uten å være tilkoblet internett. Det ivaretar derfor ikke muligheten til å se redigeringer i sanntid. Til tross for noen utfordringer her, er Dropbox fortsatt mye brukt. Noe av årsaken kan være at det er en pioner i fildelingsverktøy, men lignende tjenester som iDrive (Apple) og Microsoft Drive (Microsoft) tilbyr mer lagringsplass for en billigere penge. En viktig fordel er muligheten til å lagre sikkerhetskopier, bildebiblioteker og tusenvis av dokumenter på ett sted på en sikker måte. Dropbox Basic er et godt valg for konsulenter som nettopp har begynt, siden det tilbyr 2 GB skylagring som kan nås og deles fra hvilken som helst enhet gratis. For bedrifter som jobber med flere kunder og ansatte, inkluderer Dropbox Professional en pakke med produktivitets- og delingsverktøy og 3 000 GB plass. Til slutt gjør Dropbox Sign det enkelt å forberede, sende, e-signere og spore dokumenter med juridisk bindende signaturer.

Nectar: En anerkjennelses- og belønningsplattform for ansatte designet for å forbedre samarbeidet, fremme kjerneverdier i selskapet og skape sterke virtuelle og hybride arbeidskulturer. Mangel på anerkjennelse er en nøkkeldriver for arbeidsgiveromsetning, og Nectar lar ledere og HR-team anerkjenne hardt arbeid, drive ansattes engasjement og øke moralen. Brukere kan sende en "shoutout" eller gi poeng til teammedlemmer, som kan løses inn for belønninger, inkludert bedriftsmerkede produkter, veldedige donasjoner og digitale gavekort. Nectar integreres også med menneskelige ressursinformasjonssystemer (HRIS) for automatisk å flagge og feire ansattes bursdager og arbeidsjubileer. Brukere kan lage tilpassede teamutfordringer, for eksempel ansattes velværeinitiativer, fortsatte læringskurs eller andre teambyggingsaktiviteter for å få ansatte involvert.

Tips for valg av verktøy

1. Sikkerhet. Sikkerhet er (bør være) en stor bekymring for en leder av et virtuelt team. Hvis verktøyet og tilhørende integrasjoner ikke er klare nok når det gjelder for eksempel personvernreglene, bør du unngå dette verktøyet. 

2. Brukervennlighet. Jo mer komplekst et verktøy er, jo mer tidkrevende vil det være. Dessuten må du lære opp nye ansatte til å ta i bruk systemene hvis du har investert mye penger i dem. Unngå kompleksitet, og finn noe enkelt.

3. Integrasjoner. Å ha et verktøy som enkelt integreres med andre, er det beste. Velg derfor et verktøy som fungerer bra med andre.

4. Funksjoner (bare de du trenger). Å tilby mange funksjoner er ikke uvanlig, men det er som regel bare et lokkemiddel. Se gjennom funksjonene du trenger for teamet ditt, og unngå verktøy som ikke gir noe nyttig, som for eksempel bare er kult eller flashy. 

Hva bør man være obs på når man bruker digitale verktøy?

1) For store mengder nærkontakt med øynene er svært intenst.

Både mengden øyekontakt vi har på videochatter, samt størrelsen på ansiktene på skjermen, er unaturlig. I et vanlig møte vil folk se på den som snakker, ta notater eller se andre steder. Men i videosamtaler ser alle på alle, hele tiden. Selv om du ikke engang snakker i et møte, er det fortsatt ansikter som stirrer på deg. I tillegg har man gjerne skjermen, da også ansiktet på den som prater, mye tettere på deg enn det som er vanlig IRL. Stirring innenfor intimsonen kan føles intensivt og stressende, uansett hvor ekstrovert du er. Et tiltak her er å øke avstanden mellom deltakere og skjerm, samt redusere størrelsen på vinduet. Intuitivt gjør vi ofte det motsatte, for å se mest mulig.

2) Å se deg selv under videochatter konstant er slitsomt.

De fleste videoplattformer viser hvordan du ser ut på kameraet, noe som for mange gjelder hver dag i flere timer. Når du ser en refleksjon av deg selv, er du mer kritisk til deg selv. Det er både belastende og stressende, og mye forskning viser at det er negative følelsesmessige konsekvenser av å se seg selv i et speil. Her kan et tiltak være å skjule din egen video – et alternativ flere verktøy nå benytter.

3) Videochatter reduserer vår vanlige mobilitet dramatisk.

I vanlige telefonsamtaler kan man gå rundt og bevege på seg, men i videosamtaler må man holde seg på samme sted. Det å fysisk bevege seg er sunt for hjernen og øker energinivået. Derfor: Tenk og planlegg hvordan møtet skal holdes. Jo lenger unna kameraet er, jo mer kan man bevege seg. Slå av videoen innimellom og bruk kun lyd.

4) Den kognitive belastningen er mye høyere i videochatter.

I vanlige ansikt-til-ansikt-interaksjoner er nonverbal kommunikasjon naturlig, og de nonverbale signalene tolkes ubevisst. I videosamtaler må vi jobbe hardere for å sende og motta signaler, noe som involverer mye tanke. Å vise at man er enig, involverer et overdrevent nikk eller også en tommel opp, i tillegg til at det er vanskelig å vite om gesten er fanget opp. Vi er vant til å gi et blikk til sidemannen eller et anerkjennende klapp på skulderen, så vi bruker dermed energi på noe som er unyttig. 

Tiltak: Bruk lengre strekk med kun lyd. Da slipper du å lure på om gestene dine fanges eller ikke.

Her kan du lese alle deler i temaserien:Teamledelse fra A-Å

Forskning

Vi forsker nå på hvordan AI fungerer og blir brukt av team. Studentteam har blitt bedt om å ta med et AI-verktøy og betrakte det som et vanlig teammedlem. Foreløpige resultater viser svært interessante funn. Blant annet viser det seg jevnt over at AI-verktøyet ikke blir vurdert nøytralt. Det har altså påvirkning på teamdynamikken. Så nær som alle teamene ser på AI-medlemmet som et oppgaveorientert teammedlem, men interessant nok viser noen team til et AI-medlem som førende. Oversatt: de fleste team ser på AI som en form for ekspertrolle. Noen team lar seg lede og styre av denne eksperten. De har altså en AI som teamleder! Etter hvert nå skal vi se om AI-en klarer andre lederoppgaver også, slik som omsorg og psykologisk trygghet.