Later du som om du lytter?

– Lytting handler om å gi den andre full oppmerksomhet, å 

– Selv om noen mennesker er flinkere til å lytte enn andre, er det ikke gitt at det kommer naturlig. Det kreves at du jobber aktivt med det, for å bli god. Du er selektiv når du lytter konsentrert, og det koster deg energi. Dermed har du ikke muligheten til å være «på» til enhver tid. Om noen ønsker en samtale, og du vet at du ikke har kapasitet til å fokusere i øyeblikket, er det bedre å si at «jeg er veldig opptatt nå, kan vi ta det i ettermiddag?» I stedet for å late som en har tid, og så har en egentlig ikke hørt hva den andre sa. Har du kapasitet til å være 100 prosent til stede akkurat nå?

– Det er ikke uvanlig at man er mer opptatt av sine egne tanker enn hva andre faktisk sier. Hvor mange ganger har du ikke irritert deg over at den andre tenker ut svarene dine før du selv får sagt noe, at du blir avbrutt mens du snakker? Eller at du har prøvd å fortelle kollegaene dine om et prosjekt, hvor de ikke har løftet blikket opp fra laptop-en eller mobilen sin, og gitt deg en halvhjertet respons uten oppfølgingsspørsmål? Det er rett og slett vanskelig å få oppmerksomhet. Vi multitasker for å få gjort mest mulig på en gang, men da får man ikke med seg hva den andre sier. Min erfaring etter utallige kurs, seminarer og møter, er at vi må sette aktiv lytting på agendaen.

Du kan velge å bli en god lytter

Ahlqvist påpeker at å lytte er kjernen i all menneskelig samhandling. 

– Når vi lytter, bekrefter og anerkjenner vi de rundt oss. Dette skaper tillit – og uten tillit til selgeren, blir det ikke noe salg. Uten tillit til lederen, blir det ikke noe effektivt eller godt samarbeid. Du viser 

Skaper tillit og engasjement

En leder som virkelig lytter til sine medarbeidere, skaper tillit. Tillit er grunnlaget for godt samarbeid. Dessuten må medarbeidere føle at de blir sett, forklarer Ahlqvist.

– Vis at du er til stede. Ta initiativet til småprat. Vis interesse ved å stille spørsmål som Hvordan går det med deg? Om en medarbeider ønsker en samtale, og du merker at det er viktig, må du finne en tid der du kan være tilgjengelig helt og fullt (og legger bort alt annet). Ha innstillingen om at nå er detdu og jeg som snakker. Da viser du at personen er viktig, du tar deg tid. Ikke bare en prat ved kaffemaskinen. Ikke gi inntrykk av at du vil bli ferdig med samtalen så fort som mulig. Lytt og still spørsmål tilbake.

– Ved å lytte til medarbeidernes bekymringer kan du som leder bidra til å redusere stress og konflikter på arbeidsplassen. Om en medarbeider kommer med en bekymring, blir hen beroliget fordi hen får delt sin bekymring med deg, tømt seg. Det minsker stresset. Da er det viktig å lytte ferdig. Vis engasjement ved å si Vi former en plan sammen. Har du noen forslag som du har tenkt på? Tusen takk for at du kommer til meg med bekymringene dine. Det betyr mye for meg hvordan du har det. 

– Si takk. Takk for at du kom med dette til meg. Da viser du at du er interessert. Det skaper tillit. Redusert stress fører selvsagt til større produktivitet på arbeidsplassen. Dersom det er en konflikt mellom medarbeidere, bør du som leder være megler. Lytt nøye til hver part for å høre hva som har skjedd. 

En lyttende leder er en positiv snakkis

– Lytt til medarbeidernes innspill ved beslutninger. Selv om det er leder som tar den endelige beslutningen som gagner bedriften, la medarbeiderne komme til ordet. Å bli lyttet til i beslutningsprosesser kan skape sterkere tilhørighet til virksomheten. Vær tydelig på argumentene, så medarbeiderne forstår. 

– Jeg har også et godt eksempel på en leder som er meget dyktig på å involvere sine medarbeidere, Hans Storlien i Geno SA. Skal han ta opp en sak i ledergruppen, drøfter han først saken med sine medarbeidere. Han ber om innspill og lytter interessert til det som kommer. Måten han jobber på, skaper tillit. Medarbeiderne føler seg kompetente og verdifulle. Avdelingen hans scorer høyt på både tillit, trivsel og motivasjon. Denne lederen er blitt en positiv snakkis i bedriften.

– Når medarbeiderne føler at de har sin leders fulle oppmerksomhet, og er lederen positiv til vedkommende sine ideer og innspill, gir det inspirasjon og motivasjon. Som leder må du vise oppriktig interesse for ideer selv om de blir forkastet. Alle liker å få ros. Det gir motivasjon. Da vil medarbeideren komme med ideer også neste gang. Om ideen også denne gang blir forkastet, treffer kanskje en idé ved tredje forsøk. Resultatet kan være kreativitet og innovasjon som trekker virksomheten videre. Dersom leder ikke viser denne interessen, vil medarbeideren sannsynligvis gi seg etter første forsøk, og den virkelige gode ideen kommer aldri fram. 

Hører eller lytter du?

Ahlqvist sier at mange tror at de lytter når de hører et annet menneske snakke, men å høre er bare den fysiske responsen som skjer når øret fanger opp lydbølger. 

– Å høre er en passiv aktivitet. Å lytte derimot, er en bevisst og aktiv handling. «Active listening» ble innført som et begrep på 50-tallet av Carl Rogers og Richard Farson, og handler om å tre inn i den andre personens sko og prøve å se verden fra deres perspektiv. 

– Susann Gjerde skriver i sin bok Coaching (2010) om lytting på tre nivåer, der nivå 2 og 3 regnes som aktiv lytting (Whitworth mfl. 1998):

• Nivå 1 (indre lytting): Du tar utgangspunkt i deg selv, og filtrerer det du hører gjennom dine egne verdier, erfaringer og interesser. Lyttingen din preges av hva du selv synes er riktig og viktig.
• Nivå 2 (konsentrert lytting): Du flytter fokus fra deg selv til personen som snakker, og lytter med utgangspunkt i deres verdier, erfaringer, ønsker og mål. Du legger merke til nøkkelord som personen betoner.
• Nivå 3 (ikke-verbal lytting): Du fokuserer ikke bare på ordene som sies, men også på hvilke ikke-verbale signaler som sendes ut slik som toneleie, trykk, volum, tempo, rytme, kroppsspråk og ansiktsuttrykk.

– Er du en god lytter? Kan du bli bedre? Vil du det?

Konsekvenser dersom leder ikke lytter

Ahlqvist understreker at det kan føre til alvorlige konsekvenser dersom en leder velger å ikke lytte.

– Det er lite motiverende når oppfatningen blant medarbeiderne er at lederen aldri har tid. Hun har aldri tid. Aldri tid til å lytte, hilser aldri på morgenen, virker stressa. Hver gang jeg prøver å prate med henne, svarer hun bare at hun har så mye, og om vi kan ta det senere? Men jeg hører aldri noe mer fra henne.

– Dersom man trenger å snakke om noe som er personlig og sårt, vil man mest sannsynlig ikke henvende seg til personen igjen om en føler seg avvist under samtalen. Man mister tillit, og det skaper misnøye. Folk går rundt og snakker om lederen bak vedkommende sin rygg. Det blir sagt at han er ikke interessert. Det er ikke vits å snakke med ham. Det er svært demotiverende å ha en leder som ikke lytter, det reduserer igjen innsatsen. Det gir utslag i at en ikke gjør en best mulig jobb, og ikke minst en fallende lojalitet til lederen. Det prates også privat, i sosiale sammenhenger. Denne praten utenfor virksomhetens vegger påvirker omdømmet til bedriften. 

– Ansatte begynner å se etter ny jobb. Man vil heller jobbe hos noen som ser deg, som er interessert i din kompetanse. Man mister den beste kompetansen, og man mister verdifull informasjon. Derfor er det viktig å være en god lytter, avslutter Ahlqvist.

Slik blir du en bedre lytter

1. Bestem deg for å være aktivt til stede, og legg bort eventuelle forstyrrelser, som mobilen

2. Tre inn i den andres sko, og prøv å se verden fra deres perspektiv

3. Søk øyekontakt, og speil deres kroppsspråk og stemmeleie

4. Vær nysgjerrig, og spør dersom du ikke forstår det som blir sagt

5. Nikk underveis, og bruk små motivasjonsord som ok, spennende, hm, på en naturlig måte. Det hjelper deg med å følge med, og oppmuntrer den andre til å fortsette å snakke

6. Gjenta (back track) det personen sier: «Så det du forteller meg, er ... Har jeg oppfattet det riktig?»