Har du en opplevelse av at medarbeiderne tier eller ikke er helt ærlige når du ber om deres mening – også selv om du løpende oppfordrer til det? Da er du ikke alene. For selv om lederen ser seg som både åpen, imøtekommende og jordnær, er mange medarbeidere tilbakeholdne med å snakke rett ut.
Det kan være mange grunner til at medarbeiderne nøler og enten helt tier stille, eller at de pynter på sannheten når du spør dem hva de synes om oppgaveløsningen eller teammøtene. For eksempel kan det helt ubevisst ha blitt skapt en kultur der stillhet er en måte å vise respekt på, eller en kultur der maktforholdet er for stort mellom deg som leder og medarbeiderne.
Uansett årsaken bør du fremme en kultur der medarbeidere så vel som ledere kan si sin ærlige mening – uten frykt for konsekvenser. Dette skriver facilitator og underviser i ledelse Elaine Lin Hering i artikkelen "How to Get Your Team to Actually Speak Up" for Harvard Business Review. Hun kommer dessuten med fem råd om hvordan du kan fremme sannheten på arbeidsplassen og unngå å møte enten uærlige eller tause medarbeidere.
De fem råd
De fem rådene som kan hjelpe med å fremme en kultur der man tør å si sin ærlige mening, er som følgende:
- Sett rammer
- Still standardspørsmål
- Avtal hvordan dere skal kommunisere
- Få de tause i tale
- Anerkjenn individuell suksess
For å få medarbeiderne i tale bør du først og fremst kjenne din egen rolle i å skape en kultur der ærlighet og tillit verdsettes. Her er de fem punktene du kan starte med.
1. Sett rammer
Uttrykk eksplisitt at du gjerne vil høre både det gode og det dårlige. Men vær oppmerksom på å sette grensen der du faktisk mener den går, slik at du ikke ender opp med å reagere negativt på tilbakemeldinger. Dette kan du for eksempel gjøre ved å understreke at tilbakemeldinger handler om oppgaveløsningen og lignende, og at det ikke må bli personlig og ubehagelig. På den måten kan du også holde det du lover, og det vil øke tilliten til deg.
Når medarbeiderne deler noe ærlig med deg, er det selvfølgelig viktig at du viser at de kan si sin mening, og at du dermed ikke reagerer defensivt, blir fornærmet eller lei deg når en medarbeider sier sin ærlige mening.
2. Still standardspørsmål
Et spørsmål som "hva synes du?" kan medarbeiderne oppfatte som en felle, og de vil derfor vurdere om du egentlig vil vite det, og hva konsekvensene vil være ved å fortelle sannheten. Derfor kan det være en fordel å stille noen standardspørsmål som kan være med på å åpne samtalen. Spør for eksempel hvilke fordeler og ulemper det er ved en ny idé, og hvilke deler som fungerer og ikke fungerer.
Uansett hvordan du formulerer hvert spørsmål, vil denne typen spørsmål sette en norm i teamet om at dere analyserer problemstillinger, ideer og strategier fra flere vinkler, og at det er greit å være uenige. Jo lenger tid du bruker denne typen spørsmål, jo mer vil medarbeiderne venne seg til at dette er praksis, og de vil oppleve at spørsmål om deres mening ikke kommer ut av det blå.
3. Avtal hvordan dere skal kommunisere
Ved å avtale hvor, når og hvordan dere snakker sammen, blir det enklere for medarbeiderne å navigere. I stedet for å si floskler som "min dør er alltid åpen", kan du med fordel gi medarbeiderne konkrete handlingsmuligheter når de har innspill. Det kan for eksempel være at du forteller medarbeiderne at de kan skrive i en e-posttråd om et emne, slik at alle får vite det samtidig, og ingen blir etterlatt uvitende.
I tillegg kan du spørre medarbeiderne hvordan de foretrekker å komme med viktige innspill. Er det enklest å si det eller skrive det? Ved å imøtekomme hver enkelt medarbeiders foretrukne kommunikasjonsform, øker sjansen for at de kommer med sin mening.
4. Få de tause i tale
Minoriteter på arbeidsplassen – enten det gjelder kjønn, etnisitet eller noe helt annet – er mer tilbøyelige til å være tause fordi risikoen for at de blir undervurdert eller avbrutt statistisk sett er større. Du kan bidra til å redusere bias og få minoritetene – og andre mer stille medarbeidere – i tale ved å spørre om deres meninger og understreke deres spesielle kompetanser. Støtt deres utsagn, slik at du sender et klart signal om at deres mening er like viktig som alle andres.
5. Anerkjenn individuell suksess
Hvis en medarbeider har jobbet hardt med et prosjekt eller en oppgave, er det demotiverende å ikke få den rette anerkjennelsen for sin innsats. Enda verre er det hvis en annen medarbeider i teamet får all anerkjennelsen. Denne underkjennelsen av en eller flere medarbeideres innsats kan bli en stor faktor i at de samme medarbeiderne forblir tause når du spør om deres mening. For hva nytter det hvis man likevel føler seg oversett?
Mange ledere feirer generelt alle suksesser som teamsuksesser, men det er mulig både å anerkjenne enkelte medarbeideres innsats i et bestemt prosjekt, samtidig som hele teamet blir feiret for et vellykket prosjekt. Dette prinsippet gjelder også i hverdagen, hvis en medarbeider har hatt stor innflytelse på at dere nådde alle dagens oppgaver eller har kommet med et viktig innspill.
Tekst: Anna Krogh Glerup i samarbeid med Lederweb.dk Foto: istock.com
