I en artikkel publisert på Lederweb peker TeamArbejdsliv på at sykefravær bør ses som en organisatorisk oppgave. God oppfølging forutsetter tydelige rutiner, tilgjengelig støtte og rammer som gjør det mulig for lederen å ivareta både den sykmeldte, teamet og driften.
Når én blir borte, påvirkes hele teamet
Ved lengre sykefravær må arbeidsoppgaver ofte fordeles på færre personer. Det kan øke belastningen på medarbeidere som allerede har mye å gjøre, samtidig som lederen skal følge opp den sykmeldte.
Når oppfølgingen i stor grad avhenger av den enkelte lederens erfaring, kapasitet og vurderinger, kan praksisen bli ujevn fra avdeling til avdeling.
Felles rutiner og tydelige støttefunksjoner gjør håndteringen mer forutsigbar, både for lederen, den sykmeldte og resten av teamet.
Forebyggingen starter før sykmeldingen
Arbeidet med sykefravær begynner før noen blir borte. Arbeidsmiljø, belastning, forventninger og kommunikasjon påvirker hvor tidlig utfordringer fanges opp, og om de blir håndtert før de vokser.
I en tidligere LederNytt-artikkel om forebygging av sykefravær peker Ingrid Braate Prillard på tydelig og respektfull kommunikasjon som et viktig lederverktøy. Uklare forventninger, misforståelser og stress kan øke belastningen. Tydelighet, involvering og forutsigbarhet gjør det lettere å ta opp utfordringer tidlig.
For lederen betyr det å følge med på belastningen i arbeidshverdagen, være tydelig på forventninger og skape rom for at medarbeidere kan si fra når noe ikke fungerer. Forebygging bør derfor være en naturlig del av sykefraværsarbeidet, ikke noe som først blir aktuelt når sykmeldingen er et faktum.
5 grep for bedre håndtering av sykefravær
- Samle rutiner og verktøy
Gjør regler, sjekklister, maler og prosedyrer lett tilgjengelige for lederne. - Avklar hvem som gjør hva
Leder, HR og andre støttefunksjoner bør vite hvilke roller og ansvar de har når sykefravær oppstår. - Følg med på hva fraværet gjør med resten av teamet
Når én blir borte, flyttes oppgaver og belastning raskt til andre. Vurder hva som skal omfordeles, hva som kan vente, og hva som faktisk må tas ut.
- Lag en realistisk plan for veien tilbake
Gradvis retur til arbeid må tilpasses arbeidsevnen og oppgavene medarbeideren faktisk skal utføre. - Lær av fraværsforløpene
Når et forløp er over, bør dere spørre: Hva fungerte? Hvor oppsto det usikkerhet? Ble noen unødvendig belastet? Bruk erfaringene til å forbedre neste forløp.
Et spørsmål ledergruppen bør stille
Når en medarbeider blir langtidssykmeldt, hvor mye av oppfølgingen hviler egentlig på én leder?
Hvis svaret er «det meste», kan det være verdt å undersøke om organisasjonen har gode nok systemer rundt lederen.
Til neste ledermøte:
Velg ett nylig sykefraværsforløp og gå gjennom det sammen: Hva fungerte? Hvor oppsto usikkerheten? Hvem bar belastningen? Og hva bør dere gjøre annerledes neste gang?
