Prefrontal cortex spiller en viktig rolle når vi konsentrerer oss, planlegger, vurderer alternativer, regulerer reaksjoner og tar beslutninger. Disse funksjonene påvirkes når belastningen blir høy, oppmerksomheten stadig brytes og arbeidsdagen består av mange raske skifter.
For ledere kan dette være særlig krevende. En vanlig arbeidsdag kan inneholde strategiske vurderinger, personalsaker, møter, e-poster, raske avklaringer og beslutninger som må tas fortløpende. Selv om oppgavene er forskjellige, kan de belaste mange av de samme mentale funksjonene.
Nevrovitenskapsekspert Amy Brann peker derfor på betydningen av kognitiv variasjon. Hjernen trenger ulike arbeidsformer gjennom dagen – perioder med konsentrasjon, tid til refleksjon, rom for kreativ tenkning og mulighet til å hente seg inn igjen.
Se på hvordan du bruker hodet
De fleste kalendere viser hvor tiden går. De sier mindre om hvilken type mental belastning dagen består av. Se derfor på arbeidsdagen med et annet blikk:
Hvor mye tid bruker du på oppgaver som krever dyp konsentrasjon? Hvor ofte blir du avbrutt? Hvor mange ganger må du skifte mellom ulike problemstillinger? Når på dagen skal du ta de viktigste beslutningene? Og når tenker du faktisk best?
Slike spørsmål kan gjøre det lettere å oppdage hvorfor enkelte arbeidsdager tapper mer enn andre, selv om antallet arbeidstimer er det samme.
Hyppige oppgavebytter har også en kostnad. Når oppmerksomheten stadig flyttes mellom møter, meldinger, e-post og krevende oppgaver, må hjernen gjentatte ganger orientere seg på nytt.
Derfor kan det være nyttig å samle lignende oppgaver, redusere unødvendige avbrytelser og skjerme perioder der du trenger å arbeide konsentrert.
Arbeidsrytmen din blir også en norm
Som leder påvirker du mer enn din egen kalender. En fullbooket arbeidsdag, raske svar til alle døgnets tider og møter uten pauser sender signaler om hvordan arbeid forventes å foregå. Medarbeiderne legger merke til hva lederen gjør og tilpasser seg ofte den samme rytmen. Det kan derfor være nyttig å se nærmere på hvilke arbeidsvaner du bidrar til å gjøre til normen.
Brann anbefaler blant annet korte pauser etter mentalt krevende møter, møtefrie perioder og tid til å bearbeide informasjon før nye oppgaver kommer inn.
Noen ganger er det viktigste grepet ganske enkelt å skape litt mer luft mellom kravene.
Dette kan du gjøre allerede denne uken
- Hvor har du lagt de mest krevende beslutningene?
Finn ut når på dagen du vanligvis tenker klarest. Legg oppgaver som krever vurdering, konsentrasjon eller viktige beslutninger til disse periodene når det er mulig. - Hvor ofte skifter du mellom oppgaver?
Se etter arbeidsperioder der du hopper mellom e-post, møter, meldinger og større oppgaver. Samle lignende aktiviteter og beskytt tid til fordypning. - Har du rom mellom krevende møter?
Legg inn 10–15 minutter etter møter som krever mye konsentrasjon eller emosjonell tilstedeværelse. Bruk tiden til å notere, tenke ferdig og omstille deg. - Hva lærer medarbeiderne av kalenderen din?
Se på hvilke signaler arbeidsrytmen din sender. Hvis kalenderen alltid er full og svar forventes umiddelbart, kan det raskt bli normen også for resten av teamet. - Hva kan dere fjerne?
Gå gjennom møter, rapportering, meldingskanaler, initiativer og informasjonsstrømmer. Spør hva som faktisk trenger oppmerksomheten deres.
Alt kan være nyttig hver for seg. Summen kan likevel bli for mye.
Ta med deg dette: Kalenderen viser ikke bare hvordan du bruker tiden. Den viser også hvordan du bruker oppmerksomheten og den mentale kapasiteten din. Litt mer rom mellom kravene kan gi bedre grunnlag for konsentrasjon, vurderinger og beslutninger.
Kilde: Amy Brann, Harvard Business Review, «Stop Overloading the Wrong Part of Your Brain at Work», 2025.
