Eik er et nytt og effektivt verktøy for at alle i bedriften skal kunne delta aktivt i gjennomføring av internkontroll, kvalitetsutvikling og forbedringer. Det gir ledere og ansatte kontroll, oversikt og kvalitet i alle ledd av organisasjonen.
– Når en krise inntreffer er det for eksempel viktig å få varslet nøkkelpersoner så fort som mulig. Dette skjer automatisk gjennom systemet Eik, forteller Tone Tenold, daglig leder.
Hun er særlig begeistret over brukervennligheten og bredden av innhold i systemet.
– Systemet bygger på 20 års erfaring med bransjer som har strenge krav til internkontroll, sier Tenold.
Tenold startet bedriften i sin tid sammen med sin mann. Deres fire barn har overtatt, men Tone er fortsatt daglig leder.
I dag består bedriften av et team med fremsynte utviklere som har en sterk drivkraft. Dyktige kundekonsulenter jobber tett sammen med utviklerteamet, og sikrer på denne måten brukervennlighet og fleksibilitet i produktet.
– I 1996 laget mannen min et system for at jeg kunne drifte barnehagen jeg ledet mer effektivt. Internkontrollforskriften kom jo i 1996 og lovverket krevde at vi skulle ha dokumentasjonen i orden. De siste årene har vi utviklet en helt ny og enda mer brukervennlig løsning som kan komme flere bransjer til gode.
Les mer om Eik her!
Bygget på tilbakemeldinger
Bedriften fikk mange tilbakemeldinger fra ulike brukere av systemet gjennom årenes løp. For å kunne innfri krav til nyere teknologi valgte de å utvikle et helt nytt system basert på erfaringer og tilbakemeldinger fra kunder. Det nye systemet er enkelt å tilpasse ulike bedrifter og behov. Dette er bakgrunnen for etableringen av det nye produktet, Eik.
– Det nye systemet holder høy kvalitet og brukervennlighet, og er videreutviklet gjennom tett samarbeid med brukerne. Vi har hele tiden lyttet til hva brukerne ønsket, og mange kontroller og tilsyn har gitt gode innspill. Nå er det så brukervennlig at alle kan bruke det! sier Tenold.
– Med Eik ønsker vi å nå ut til nye kundegrupper og Eik er utviklet med tanke på konsern og kommuner. Ansatte og ledere har tilgang ut fra hvilke behov og stilling de har i organisasjonen. Toppledelsen skal kunne sitte i et styremøte og ha full oversikt. Statistikker kan hentes frem til møter. Det skal være brukervennlig og inkluderende for alle ledd i organisasjonen. En ansatt trenger kanskje bare tilgang til spesifikke rutiner, sjekklister og registrering av uønskede hendelser.
– Det er egne håndbøker til ulike virksomheter. Løsningen inneholder mange ferdige sjekklister og kartlegginger. De ferdige malene kan redigeres eller man kan lage sine egne. Eik tilbyr beredskapsøvelser, handlingsplaner, kriselogg, evaluering og varsling med sms, e-post og pushvarsler. Man kan også gjøre risikoanalyser, sier Tenold.
– Konsernmodellen er helt unik. På alle nivåer er det like enkelt å bruke. Ut fra den rollen du har i organisasjonen får du tilgang til det du har bruk for. Det er et kraftfullt system, og likevel enkelt å bruke, sier Tenold.
Du kan prøve ut Eik gratis i 30 dager!
Gjør det enkelt å involvere ansatte og ledere
– Ledelsen kan enkelt fordele oppgaver til ansatte. I forhold til internkontroll er det viktig at alle deltar og bidrar aktivt. Du får enkelt oversikt over hvem som gjør hva, og hva som eventuelt skal endres ved behov. For eksempel skal kommunaldirektøren i en kommune ha full oversikt over alle avdelinger. Med Eik får de god kontroll fra bunn til topp i organisasjonen.
– Det er også mobiltilpasset slik at du kan gjøre det samme på mobil som på PC. Hver ansatt får i sin Eik veldig fort oversikt over sine oppgaver og annet som er viktig for dem.
Hvis alvorlige ting skjer og en krise inntreffer skal mange oppgaver løses raskt. Varsling av nøkkelpersoner skjer automatisk. Alt blir logget, det er kartvisning av hvor ting skjer, og man får full oversikt over situasjonen.
– Pushmeldinger sendes ut om hva ansatte skal gjøre. Det er også påminnelser, oversikt over kontrollpunkter, hva som er viktigst å gjøre og mulighet for å logge hendelser underveis.
– Det er så avgjørende å få med ansatte. De ser ofte først uønskede hendelser eller uheldige ting som gjentar seg. Det skal være enkelt å rapportere, ta bilder av det som skjer, så får lederen et push-varsel. Eik kan brukes som et styringsverktøy og til å forbedre virksomheten, og det kan virke risikoforebyggende. Det er viktig å fange opp det som ikke er bra og gjøre noe med det, sier Tenold.
Det siste året har ulike bransjer fått testet systemet. Tilbakemeldingene er at det er enkelt å ta i bruk og komme i gang med. Eik forenkler prosesser og gir gode oversikter. Slik fungerer Internkontroll og HMS-arbeid i praksis.
Les mer om Eik eller teste det ut gratis her!
Du kan også sende en epost til post@eik.no eller ringe 55530230
