Onboarding under koronaen - en velsignet digitalisering?

Det er ikke alltid lett å komme inn som nyansatt på en ny arbeidsplass, møte fremmede mennesker, plassere seg i det sosiale systemet, lære nye måter å jobbe på, og oppdage hvor annerledes det kan være på arbeidsplasser som på utsiden ser ganske like ut.

Dette er også grunnen til at stadig flere arbeidsgivere iverksetter onboarding, altså tiltak for å lære opp og integrere nyansatte i teamet og organisasjonen. Onboarding skal omskape fremmede og utenforstående til å bli effektive, gode, og velintegrerte medarbeidere med engasjement, lojalitet, forpliktelse og tilhørighet til sin nye arbeidsplass. På denne måten er god onboarding en logisk videreføring av god rekruttering og god utvelgelse.

Den kanskje vanligste måte å onboarde nyansatte på, er å ikke gjøre noe i det hele tatt, altså en slags tilfeldighetsstrategi. Nyansatte lærer og tilpasser seg gjennom uformell- og hverdagslig læring rundt arbeidsoppgavene og sammen med kollegene. De settes i arbeid, samarbeider og kommuniserer med kolleger, ledere og andre, og lærer derfor etter hvert det som behøves for å prestere og vise seg som velintegrert medlem i en organisasjon og en kultur. Tilfeldighetsstrategien er ikke spesielt effektiv, og forsøkes derfor forbedret- og forsert gjennom systematisk- og formalisert onboarding.

Det vanligste tiltaket er introduksjons- og opplæringsdager, der nyansatte skal lære det nødvendigste mht organisasjonens struktur, regler og rutiner, osv. Slike intro-dager gjennomføres kun en eller få ganger per år, slik at informasjonen for de fleste kommer på feil tidspunkt og i for liten grad dekker opplevde behov. Ofte har de bestått i ren pølsestapping av informasjon, og av den grunn ikke spesielt effektive for læring.

Når mange av oss nå er plassert i hjemmeasyl har mulighetene for tilfeldig- og uformell læring forsvunnet, og man kan heller ikke kunne bruke de tradisjonelle introduksjonsdagene. Spørsmålet er i hvilken grad digital onboarding kan kompensere bortfall av uformell læring, og erstatte introduksjonsdagene med noe annet og digitalt.

Om onboardingen er analog eller digital, er spørsmålet alltid om nyansatte lærer det de behøver for å tilpasse seg, fungere og prestere. Nyansatte har læringsbehov på fire områder: De må (1) lære å gjøre jobben og fylle rollen, (2) lære om organisasjonen og dens kultur, (3) lære menneskene å kjenne, og (4) lære om seg selv.

Utfordringen er at det er lettere å digitalisere på noen områder enn på andre, og at noen områder krever mer læringsinnsats enn andre. Det er lett å erstatte muntlige- med digitale framstillinger av organisasjonens struktur og lære bort visse rutiner. Men det er vanskelig å bli kjent med mennesker på skjerm, og det krever antakelig tett- og kanskje også fysisk kontakt over tid for å lære og forstå virksomhetens kultur og interne politikk.

Hverdagen på skjerm er svært annerledes enn den analoge. Vi er vanligvis mye mer oppgaveorientert og har høyere (synlig) møtedisiplin på skjerm- enn i analoge møter. Kanskje er det bra for den løpende effektiviteten, men ikke fullt så bra for nyansatte som skal lære organisasjonen og kollegene å kjenne.

Digitale løsninger har potensiale for å skape onboarding som er bedre planlagt, individualisert og mer behovsstyrt. Samtidig står vi i fare for å miste den personlige kontakten som er så viktig for at nyansatte skal føle seg velkommen, bidra til å bygge personlige relasjoner, og etter hvert bli integrert i det sosiale miljø på arbeidsplassen – altså faktorer som er sentrale for nyansattes jobbtilfredshet.

Forbedring av onboarding må derfor innebære å holde fast ved de digitale fordeler korona-krisen har skapt, samtidig som vi forsøker å gjeninnføre mer av den personlige «touch» gode kolleger og ledere gjerne ga nyansatte.

De kanskje viktigste endringene denne våren, har handlet om å «sette strøm på papir».  Man har tatt en lenge etterlengtet opprydding og oppdatering på intranettet, og gjort informasjon mer systematisk og lettere tilgjengelig. Dette er viktige skritt, men på ingen måte noen revolusjon.

Tradisjonelt har onboardingen stort sett bestått i noen få introduksjonsdager, disse har ofte vært ren pølsestapping av informasjon fra HR-ansatte med stort formidlingsbehov. Nå under pandemien har introduksjonsdagene blitt erstattet av innspilt video, podcast, slideshows o.l., ofte kombinert med videomøter der nyansatte samles og får «møte» og snakke med direktøren og andre sentrale aktører.

Det er et klart fremskritt at informasjonsflommen ikke er like tettpakket som før, og at nyansatte kan søke og spille av informasjon etter egne behov og ønsker, men dette er ingen revolusjon. I den grad man skal høre på brukerne, så klager mange fortsatt over at innholdet har for liten relevans for egen rolle.

Noen arbeidsgivere har fått laget- eller tilpasset dataspill som skal lære nyansatte hvordan de finner fram i bygningene eller i organisasjonen, lære sikkerhetsregler eller sentrale rutiner, og annen generell opplæring til jobben. Her er læring kamuflert som ren moro, slik at man har oppnådd høyere brukertilfredshet og forhåpentligvis også mer læring. Dessverre har nok mange vært mer opptatt av innpakkingen og spillaspektet, enn av at spillene faktisk skal lære deltakerne noe vesentlig – som jo er poenget med det hele.

Tradisjonelt har onboardingen vært for lite planlagt og strukturert, slik at man har hatt for dårlig kontroll over hvordan nyansatte lærer og tilpasser seg sin nye rolle og organisasjon. Derfor har de fleste HR-staber utarbeidet sjekklister for å sikre utførelse av alle gjøremål knyttet til nyansattes ankomst.

Nyansatte må gjerne fylle ut 5-10 ulike skjema og må krysse av for/signere på å ha lest ulike typer reglement. Arbeidsgiver har en rekke praktiske oppgaver som bestilling av blomster, lunsj og visittkort, utdeling av PC og telefon, tildeling av e-postkonto, og ansattfoto, osv. Som administrativt/byråkratisk verktøy er sjekklistene en fin hjelper, men i praksis viser det seg dessverre at linjeledere bruker disse i mye mindre grad enn ønsket/pålagt, og at som andre skjema og sjekklister ser de bedre ut på papir enn i praksis. Sjekklister er HR-stabenes foretrukne måte å styre linjeorganisasjonen på, men for linjelederne er dette bare ett av veldig mange konkurrerende skjema og rapporteringer, slik at skjemaene mest har en veiledende funksjon. Sjekklistene er vanligvis mer rettet mot arbeidsgivers administrative gjøremål, enn for å hjelpe nyansatte å lære og tilpasse seg sin nye arbeidsplass.

Det høres kanskje ikke revolusjonerende ut at sjekklister har blitt digitalisert og fungerer på mobil, men dette er faktisk viktig og mer enn å sette strøm på papir. Noe så enkelt som digitale signatur-funksjoner er viktig for smittevernet, selv om det ikke akkurat har betydning for onboarding.

De digitale sjekklistene definerer ikke bare hva HR og nærmeste leder skal gjøre, men også hva nyansatte selv skal gjøre. Ansvaret for egen læring og tilpasning har dermed blitt tydeliggjort og kanskje skapt en bedre balanse mellom partene.

Samtidig kan slike system også bidra med noe kvalitativt nytt, ved eksempelvis å fastsette at nyansatte skal- eller bør gjennomføre visse samtaler, eller skal kartlegge andre aktørers ønsker og forventninger til egen rolle. Dette er aktiviteter som angår onboardingens kjerne: Å plassere nyansatte i et organisatorisk- og sosialt landskap.

Det er viktig å merke seg at hvis noen opplevde sjekklister på papir som masete og unødvendige, vil de digitale løsningene nok oppleves enda mer innpåslitne med sine påminnelser og krav om sluttføring av oppgaver før man kommer videre.

Digitaliseringen har altså et viktig potensiale for å forbedre onboarding, men kan neppe løse alle utfordringer.

Den ene utfordringen er at så vel linjeledere som HR-stabene ofte mangler kompetanse innen onboarding. Derfor har de også for liten forståelse for hvilken betydning onboarding har for å hente ut nyansattes potensiale, hva som skal til for å gjøre nyansatte effektive, og hvordan digitale verktøy kan hjelpe. Det prediktive paradigme står fortsatt sterkt i HR-stabene, der man de facto syns å tro at tilpasning og prestasjoner oppstår automatisk bare man bruker vitenskapelig korrekte verktøy og velger «Den Rette». God onboarding er altså ikke en hyllevare man kan kjøpe, men krever både kompetanse og oppmerksomhet.

Den andre utfordringen handler om at det er vanskelig å ivareta all læring digitalt. Dette gjelder særlig kultur og de sosiale læringsutfordringene.

Intern politikk og kultur er vanskelig å lære fordi dette er implisitte og tause aspekt ved organisasjonens indre liv. Vi er vanligvis ikke oppmerksom på hvilke normer og verdier som faktisk styrer atferd. I den grad dette gjøres eksplisitt, viser det seg at det ofte er et sprik mellom hva vi sier og hva vi gjør. Derfor er kultur vanskelig å lære bort, vanskelig å lære, og krever antakelig aktiv deltakelse over tid.

Det andre området som vanskelig kan digitaliseres, handler om kjennskap til- og kontakt med andre mennesker. Vi lærer antakelig navn lettere på skjerm, og for mange relasjoner er det overhodet ikke noe problem at man ikke kjenner hverandre mer inngående. Man får hjelpen man trenger fra IT-drift, resepsjonen, og svar spørsmål omkring lønn og ferie håndteres lett av fullstendig ukjente. Skal man gjøre noe mer spesielt, kreves det imidlertid mer.

Innen teamet og dem man arbeidere tettere sammen med, er personlig kontakt og kjennskap viktig. For å bli sosialt integrert på arbeidsplassen, må man ha tette bånd til sine nærmeste kolleger. Nyansatte må lære både om kollegers arbeidsoppgaver og deres kompetanse, men også om hva de liker og ikke liker, og hvordan de arbeider. Vi lærer våre kolleger å kjenne ikke bare ved å jobbe sammen med den, men også drikke kaffe sammen, spise lunsj, småprate i for-/etterkant av møter eller i heisen, når vi dissekerer kopimaskinen for å finne fastkilt og strimlet papir osv.

Man kan skape en viktig- og første velkommen-følelse med goodiebags, første dagen, digital kaffe, -lunsj og –trim, men dypere kontakt krever også tettere kontakt. Derfor må ledere også arbeide mye mer systematisk for å integrere nyansatte sosialt.

Løsprat, drodling, brainstorming, dårlig styrte diskusjoner, saftige rykter, kanskje til og med en og annen baksnakkelse og annet som vi vanligvis holdt på med i kontorlandskapet før pandemien kom og tok oss, er eksempel på løsninger vi må dyrke også i en digitalisert onboarding. Det er et faktisk empirisk spørsmål vi kan få til digitalt!

TEKST: Frode Hübertz Haaland er førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold og forfatter av boken «Å knytte bånd: Rekruttering, utvelgelse og innfasing av nyansatte». FOTO: Siv Skaarer