arbeidskapital_450x300.jpg

Mange selskaper sliter med likviditeten. Likviditet frigjort fra selskapets verdikjede er rimelig finansiering, og et selskap med et bevisst forhold til en optimal arbeidskapitalstruktur vil være bedre rustet til å takle turbulente markedsforhold enn konkurrenter som neglisjerer dette. Ved å være i forkant med aktiv styring av arbeidskapitalen, vil man få mer ut av bedriftens verdikjede med økt lønnsomhet, bedre likviditet, større handlingsfrihet, og ikke minst økt verdi på selskapet som resultat.

Hva menes egentlig med arbeidskapital?

I regnskapsanalyse defineres arbeidskapital som omløpsmidler minus kortsiktig gjeld. De mest likvide eiendelene som selskapets kundefordringer, varelager og bankbeholdning kategoriseres som omløpsmidler. Bankbeholdningen er den klart mest likvide eiendelen. Likviditeten på selskapets varelager og kundefordringer vil variere fra selskap til selskap og kunde til kunde. Noen varer kan være lettomsettelige og dermed mer likvide, mens andre er mer tungsolgte og dermed mindre

likvide. Tilsvarende vil enkelte kunder betale jevnt innen forfall, mens andre fordringer er tunge å innkreve og dermed mindre likvide.  Gjeld som forfaller innen et år kategoriseres som kortsiktig gjeld. Kassekreditter, offentlig gjeld og leverandørgjeld er eksempler på dette. Her skal man være klar over at neste års avdrag på langsiktig gjeld ofte er klassifisert som langsiktig gjeld i regnskaper avlagt etter god regnskapsskikk i Norge. Den optimale sammensetningen av arbeidskapital vil variere fra selskap til selskap og sektor til sektor. I regnskapsanalyser benytter man ofte som mål at arbeidskapitalen bør være mellom 10 og 15 % av omsetningen.

Fokus på selskapets kundefordringer

Kapital bindes opp i balansen når fordringsmassen øker. Raskere betaling fra selskapets kunder vil frigjøre kapital. Det bør alltid være en målsetting å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittid selskapet oppnår hos leverandørene. Å fakturere kundene umiddelbart etter levering i stedet for månedlige samlefakturaer vil gi kontinuerlige innbetalinger og redusert kapitalbinding. Kundemassen kan evalueres mot betalingsbetingelser og faktisk betalingsadferd. Virkemidler som innskrenkning av kreditt og krav om forskuddsbetaling bør vurderes på kunder med ufordelaktig innbetalingshistorikk. Det er også viktig å ha et bevisst forhold til kvalitet på fakturaene som sendes ut, og rutiner knyttet til oppfølging av disse. Godt spesifiserte fakturaer som oppfyller kundenes forventinger vil også øke sannsynligheten for innbetaling ihht. frist. Analyser hvilke kunder som returnerer varer og hvorfor dette skjer. Gjennomgå rutiner for vareplukking på lageret dersom returen gjelder feilleveringer. Vurder skifte av vareleverandør dersom returen skyldes dårlig kvalitet.

Effektive og gode rutiner for oppfølging av utestående fordringer er viktig. Ansvaret for purringer må være klart definert. Sannsynligheten for at man får drevet inn en forfalt betaling minsker jo lenger man venter med å purre, så gjør det til rutine å purre ved forfall. Merk at man tidligst kan kreve purregebyr 14 dager etter forfall ihht. inkassoloven. Det bør være god kommunikasjon mellom purreansvarlig og ansvarlig for vareutlevering og selskapet bør utarbeide klare krav til når utleveringsstopp skal inntre. Bruk av inkassobyrå kan også bidra til å få kunder med manglende betalingsvilje til å gjøre opp for seg.

Fokus på selskapets varelager

Handelsbedrifter bør fokusere på effektivisering av interne prosesser omkring varelager og innkjøpsrutiner. Mange selskaper binder opp unødvendig mye kapital ved å operere med et for stort varelager og for bredt varesortiment. Vellykket lagerstyring minimerer kapitalbindingen uten at man opplever en negativ effekt på selskapets leveringsevne. Aktuelle virkemidler vil være å planlegge innkjøpene bedre, foreta oftere innkjøp samt benytte leverandører med kort leveringstid og høy presisjon på leveransene. Innkjøpene bør reflektere faktisk etterspørsel og ta høyde for sesongmessige svingninger. Produkter som svært sjelden etterspørres kan vurderes fjernet fra sortimentet. Statistikker over omløpshastighet pr vare/varegruppe bør gjennomgås regelmessig med tanke på fjerning av varer med lav omløpshastighet. Varetilbudet bør spisses mot faktisk etterspørsel. Hvis selskapet kjøper inn varer på grunnlag av en konkret anmodning fra en kunde – bestillingsvarer – bør selskapet kreve (delvis) forskuddsbetaling fra kunden. Vi har sett flere eksempler på at slike bestillingsvarer aldri blir hentet av kunden hvis vedkommende ikke har betalt forskudd og at varen har endt opp som en ukurant vare som ikke lar seg realisere uten store prisavslag.

Fokus på selskapets leverandørgjeld

Det er viktig å ha gode relasjoner til selskapets leverandører. Kreditten og kredittiden man får av sine leverandører avgjøres av selskapets omdømme. Dette vil være nært knyttet opp mot leverandørenes erfaringer med selskapet i forhold til oppgjør og overholdelse av avtaler. Bedre fremforhandlede betalingsbetingelser vil øke tilgangen på kontanter. Be om samlefakturaer fra de største leverandørene. Legg opp til hyppig (helst daglig) remittering i stedet for remittering hver 14. dag. Å betale før forfall er synonymt med å gi fra seg en periode med fri finansiering.

Klare målsettinger

Selskapets fokus på optimalisering av arbeidskapital bør stå i forhold til selskapets omsetning og administrative kapasitet. Gode rutiner og prosesser vil frigjøre kapital som minsker behovet for dyr ekstern finansiering. Ved å opprette klare målsetninger for arbeidskapitalen med tilhørende virkemidler for måloppnåelse, vil selskapet ha tatt de første stegene mot en mer likvid og solvent tilværelse, rustet til å takle naturlige svingninger i økonomien.

LES OGSÅ: HVORDAN FOREBYGGE TAP PÅ KUNDEFORDRINGER!

TEKST: KRISTOFFER STENSTAD

Kristoffer startet hos RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen 1. september 2012. Han har en mastergrad i økonomi og administrasjon fra Handelshøgskolen BI med spesialisering i finans. Selskapet RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen er totalleverandør av revisjons- og regnskapstjenester, samt økonomisk og skattemessig rådgivning.  www.rsmi.no