Listen er lang over arbeidsplasser som er blitt rammet av uærlige ansatte. Problemet er vanligere enn hva mange tror. Mer enn halvparten av alle lovbrudd i bedrifter begås av ansatte, ifølge PWC Crime Survey 2011.

En av de mest profilerte sakene i nyere tid er Røde Kors. I april 2011 ble tidligere kommunikasjonssjef Johan af Donner dømt for grovt bedrageri, medvirkning til grov regnskapssvindel, hjelp til unndragelse av skatt og alvorlige bestikkelser. Straffen ble fem år i fengsel og syv års næringsforbud.

I løpet av ni år svindlet han til seg åtte millioner kroner fra sin tidligere arbeidsgiver Røde Kors og Kreftforeningen.

I tillegg til fengselsstraff og næringsforbud ble han dømt sammen med sine medsammensvorne å betale tilbake pengene han svindlet.

Men skaden er allerede gjort. Tilliten til Røde Kors synker som en sten. Under julinnsamlingen året etter at skandalen eksploderte, fikk organisasjonen inn fem millioner kroner mindre enn året før.

Var det noe Røde Kors kunne ha gjort for å forhindre dette? Og hva kan andre lære av hendelsen?

Ifølge Henrik Carlbark, administrerende direktør i det svenske sikkerhetsselskapet 2Secure Screening, skjer det ofte feil allerede i rekrutteringen.

«Hvis de hadde undersøkt Johan af Donner skikkelig, hadde han aldri blitt ansatt i utgangspunktet. Han hevdet hele sin karriere at han hadde studert ved Universitetet i Stockholm, men det hadde han aldri gjort. En enkel sjekk hadde avslørt at han løy om dette.»

En annen vanlig feil er mangelen på en varskualarm-funksjon, sier han. Ved flere anledninger signaliserte andre medarbeidere i Røde Kors at ting ikke helt stemte, men når ledelsen konfronterte Johan af Donner hadde han alltid en god forklaring.

Et begrep som ofte brukes for å beskrive personligheten til personer som utfører denne typen kriminalitet er «lav integritet». Men det trenger ikke alltid handle om en ren kriminell atferd.

«Du kan bryte arbeidslover og andre reguleringer i selskapet, noe som er like skadelig.»

Det kan også innebære hendelser som skjedde før personen kom inn i organisasjonen, men som likevel smitter over til den nye arbeidsgiveren.

Et eksempel på dette er Handelshøyskolen i Stockholm. I april i år fikk tidligere administrerende direktør i IFL sparken etter at det kom frem at han hadde blitt dømt for innsidehandel, som styret ikke visste om da han ble ansatt.

«Vi bør være klar over at det ikke er begått noen forbrytelse direkte mot Handelshøyskolen. Men krisen er trolig verre enn om det hadde vært snakk om en svindelhistorie på et par hundre tusen».

Mange bedrifter tenker «det skjer ikke med oss»

«Vi er overrasket når vi treffer de store svenske selskapene som ikke engang har en sikkerhetssjef. I et samfunn som er i rask utvikling, er det folk som bryter lover og regler. Å tro at dette ikke skjer innenfor sin egen bedrift er naivt».

Når det mangler en sikkerhetsavdeling, lander mye av ansvaret på HR-avdelingen, noe som ikke alltid er like vellykket. 

«De som arbeider med HR er ofte mennesker som liker utviklingen. Samtidig skal de håndtere personer med skumle intensjoner, som har lav integritet. Det kan være vanskelig å ta den rollen. Jeg har truffet mange HR-ansvarlige som synes det er litt skummelt.»

En annen vanlig feil, er at selskapene fokuserer på eksterne trusler og ikke klarer å holde oversikten over hva som skjer på innsiden.

«Det finnes statistikk som viser at seks av ti av alle lovbrudd stammer fra innsiden av bedriften. Samtidig satses det mest på å bygge et beskyttelsessystem for eksterne trusler.

Noen ganger oppstår til og med infiltrasjon der folk kommer inn i virksomheten, ofte med falske papirer, med en intensjon om å begå kriminalitet.

«Det er overalt. Vi er naive, vi tror at sånne ting ikke eksisterer.»

Uansett hvilken bransje din bedrift eller organisasjon er i, kan sikkerhetsarbeidet deles opp i tre deler, ifølge Henrik Carlbark:

1. Forebyggende sikkerhet
Dette innebærer å fjerne de store risikoene. Du kommer ikke helt bort fra dem, men du bør ha en god oversikt.

2. Forberedende sikkerhet
Hvis noe skjer, er det viktig å ha verktøyene og tiltakene klare. Det må også være en god varskualarm-funksjon hvis ansatte oppdager at noe ikke stemmer.

3. Håndtering av hendelser
Rutiner: Hva skjer når noe har oppstått? Hvem ringer man? Hvem tar beslutningen om å varsle politiet eller å ikke politianmelde?

Det er også smart å lage et risikokart. Det er en oversikt over de hendelsene som kan oppstå sammen med en vurdering av hvor sannsynlig det er at de kan skje og hva konsekvensene blir i et slikt tilfellet. Den øverste lederen i bedriften bør, ifølge Henrik Carlbark, ha ansvaret for å lage et slikt risikokart.

Hva kan du gjøre på egen hånd for å redusere risikoen for å ta inn personer med lav integritet i organisasjonen?

Her er noen av Henrik Carlbarks tips:

  • Stol på magefølelsen din ved rekruttering, selv om det går i mot fornuften. Hvis det er noe som ikke føles riktig når du treffer kandidaten, er det som oftest riktig å stole på denne følelsen. Selv om det rent formelt sett ser bra ut.
     
  • La rekruttering ta tid. Mange feil skyldes at man ikke følger de prosedyrene man har i organisasjonen. En stresset linjeleder som presser HR-avdelingen fører til rekrutteringer som ikke gjøres riktig. Ikke unnlat å ringe referanser, bare fordi du allerede kjenner personen fra tidligere.
  • Still noen enkle kontrollspørsmål under intervjuet hvor svarene kan kontrolleres. Det kan vise om kandidaten farer med usannheter eller ikke.  Du trenger heller ikke å unngå å spørre om personen har vært i trøbbel med loven.
     
  • Bruk referanser for å verifisere svarene fra intervjuet.
     
  • Om hun eller han hevder å ha oppnådd noe konkret i tidligere bedrift, spør referansen om dette stemmer for å få en idé om kandidaten har vært ærlig under intervjuet eller ikke.
     
  • Sammenlign de forskjellige rekrutteringsverktøyene med hverandre. Stemmer bildet av kandidaten når du sammenligner informasjon fra intervjuer, tester og referanser? Om svarene varierer kan dette være et faresignal i seg selv. Det eneste du kan være sikker på er når de forskjellige rekrutteringsverktøyene sier det samme. Jo større enighet det er mellom de forskjellige verktøyene, jo mer ærlig og gjennomsiktig er kandidaten.

Disse trinnene er en god start, men helt sikkert blir det aldri. Den som graver lenge nok vil alltid finne noe som ikke er plettfritt, uansett hvem det er.

Henrik Carlbark tar avstand fra at det burde være utelukket å ansette en person bare fordi han eller hun er blitt dømt for en forbrytelse.

«Om du konkluderer på denne måten, kan vi trekke en linje over all kriminalitet. Det ville bety at hvis du en gang er blitt dømt, har du lav integritet og du kan ikke lenger jobbe. Et slikt samfunn tror jeg ikke noen vil ha. Noen ganger kan man ende opp i feil situasjon til feil tid. Men det må alltid være en vei tilbake.


Kilde: Chef.se

Les også:  Bruker for liten tid på referansesamtalen & Slik kan arbeidsgiver sjekke deg før du får jobben