Det føles sjelden bra for noen av partene, men dersom man går inn for å gjøre opplevelsen minst mulig smertefull for både seg selv og den utvalgte ansatte, kan det i det minste gi et bedre utgangspunkt å følge disse eksperttipsene.

Det å måtte si opp noen er utvilsomt noe av det vanskeligste en kan gjøre som leder, mener privatpraktiserende klinisk arbeidspsykolog, Stian Midtgård.

- Det finnes nok ingen måter å legge opp samtalen på, som vil fjerne ubehaget for noen av de involverte. Som leder handler det om å kunne akseptere at dette er ubehagelig, vondt og vanskelig, og skjønne at dette er naturlige reaksjoner. Men, selv om det gjør smertefullt uansett, finnes det gode og dårlige måter å gjøre det på, forteller Midtgård. 

stianmidtgård.jpg

Det er viktig å være tydelig og nøye på om oppsigelsen skyldes forhold ved den enkelte, eller forhold ved virksomheten.

- Det første er typisk mangelfulle arbeidsprestasjoner, og det siste er det som mange opplever i dag; en «ny normal», hvor virksomhetene har behov for å redusere faste kostnader, forteller daglig leder ved HR Norge, Even Bolstad.

HR Norge, portretter mai, 2014

Oppsigelse grunnet den enkelte ansatte

Dersom årsaken skyldes den enkelte ansatte og ikke virksomhetens forhold, er det viktig at du kommer med konkrete eksempler.

- Det anbefales sterkt at du unngår egne eller andres fortolkninger. Hold deg heller til konkrete eksempler, som også er relativt ferske. Det er som regel ingen hensikt i å komme dragende med ting som skjedde for flere år siden, forteller fagleder ved organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø hos International SOS, Ingri Litleskare. 

Det bør være en klar målsetning at medarbeideren forstår hva saken dreier seg om, og får anledning til å komme med kommentarer.

- Dette innebærer også å være grundig med dokumentasjon, for eksempel ved å kunne vise til de samtalene som er gjennomført, og hva som har kommet frem av disse, forteller Litleskare.  

Litleaker ny.jpg

Oppsigelse grunnet virksomhetens forhold

I en nedbemanningssituasjon settes det som regel opp noen kriterier for utvelgelse av hvilke ansatte som får bli, og hvem som må sies opp. Disse kriteriene skal drøftes med tillitsvalgte.

- Som regel er ansiennitet og kompetanse viktige kriterier, men så må jo ledelsen diskutere hva det er virksomheten trenger i fremtiden. Er det fleksibilitet, omstillingsevne og nytenking? Eller er det stabilitet, nøyaktighet og erfaring? Spør Litleskare.

- Tidligere var det vanlig å legge avgjørende vekt på ansiennitet. Det var på en måte enklere, fordi det var noe som er enkelt å telle og måle, forteller Bolstad.

Siden utgangspunktet for hele prosessen er at virksomheten skal settes i bedre stand til å møte utfordringene man sitter igjen med etter oppsigelsesprosessen, er det åpenbart at hvilken kompetanse man sitter igjen med er mer avgjørende enn selve ansienniteten hos de ansatte.

De fleste virksomheter trenger en god sammensetning av flere folk og ulike egenskaper. En risikovurdering kan være et nyttig verktøy, og disse spørsmålene kan ifølge Litleskare være aktuelt å vurdere:

Har lederen sikret at:

  • Ordinær drift blir ivaretatt under omstillingen?
  • Fremtidig personellbehov er vurdert?
  • Arbeidsbelastningen under og etter omstillingen er vurdert for den enkelte?
  • At viktig kompetanse beholdes i bedriften?
  • At omstillingen ikke vil medføre økt turnover i grupper som ikke nedbemannes, eller blant personell som er viktig å beholde?
  • At beslutningsgrunnlag og målsetning for endringen er kommunisert godt nok til medarbeiderne?


Formidle det tøffe budskapet på en god måte

Når du kommer til selve oppsigelsessamtalen, handler det i stor grad om å kunne formidle det tøffe budskapet på en god måte, men også muntlig forklare hvilke juridiske muligheter den ansatte har for å komme med eventuelle innsigelser.

- Ikke minst er det viktig, ut fra et menneskelig perspektiv, å tegne veien videre fremover, i tillegg til det arbeidsmiljøloven pålegger at den formelle oppsigelsen skal inneholde. Oppsigelsesfrister, eventuelt bortfall av arbeidsplikt i oppsigelsesperioden, hvorvidt arbeidsgiver bistår med omstillingsprogram også videre, forteller Bolstad.

Det er vesentlig at samtalen er godt forberedt, og at du som leder vet at ulike medarbeidere kan reagere forskjellig.

- Noen ganger er det sinne, gråt og fortvilelse, mens andre ganger er det nesten overraskende hvor lite medarbeideren ser ut til å reagere, forteller Litleskare. 

Hun legger til at ansatte i nedbemanningsprosesser ofte har et enormt behov for informasjon, og at det kan hende at det er nødvendig å gjenta det samme flere ganger.

- Grundig informasjon og mulighet til å stille spørsmål reduserer ofte spekulering og grubling for de som blir sagt opp, forteller Litleskare.

Å miste jobben er noe de aller fleste vil oppleve som en krise, og om oppsigelsen skulle komme i tillegg til andre belastninger i livet, forteller Midtgård at faren for eksempelvis bekymringer, søvnvansker og depresjon kan eskalere.

- Mange bedrifter tilbyr sine ansatte økonomiske sluttpakker ved oppsigelser. Det kan også være lurt å tilby sluttpakker der den ansatte får tilbud om timer hos psykolog, karriereveiledning, økonomisk rådgiving eller lignende, sier Midtgård.

Når du skal gi slike vanskelige beskjeder kan du lette situasjonen for andre ved å vise aksept for alle typer følelser og reaksjoner, og unngå å bagatellisere eller bebreide.

- Samtidig er det viktig å ta vare på deg selv; det koster å gjennomføre oppsigelser. Ta pauser, sørg for tilstrekkelig hvile og enkle, men viktige, ting som mat og drikke. Aksepter at arbeidskapasiteten hos deg selv og medarbeiderne kan være litt mindre mens alt står på. Søk støtte og fortrolighet der du kan, råder Litleskare.

Det er lov å be om hjelp

Dersom du selv er uerfaren eller føler at du ikke har riktig kunnskap eller erfaring, kan det være både lurt og riktig å trekke inn gode rådgivere til hjelp til slike avgjørelser eller samtaler.

- De fleste virksomheter har en tilknytning til en arbeidsgiverorganisasjon, og mange ansatte er organisert i arbeidstakerorganisasjoner. Norge er full av arbeidsrettsadvokater. I tillegg til arbeidsrettslig kompetanse tilfører slike rådgivere ofte sårt tiltrengt kapasitet og trygghet hos begge parter for at prosessen går ordentlig for seg, forteller Bolstad.

Det kan i seg selv bidra til å redusere konfliktnivå og bitterhet i en krevende prosess.

Bedriftshelsetjenester og verneombud vil ofte være gode sparringspartnere i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet, opplæring av ledere og ikke minst i forhold til det konkrete utvalget.

3 tilfeldige:

Dersom du skulle bli sagt opp i dag, hva hadde du ønsket å få ut av samtalen?

Sandra Sætre (18): Jeg hadde likt å få grundig informasjon om årsaken bak oppsigelsen. Dersom det gikk på meg som person eller ansatt, ville jeg satt pris på forslag til forbedringer som jeg kan ta med meg videre i arbeidslivet.
Raymond Berg (26): Riktige tilbakemeldinger som jeg kan ta med meg videre, slik at det blir konstruktivt for hele næringskjeden. Jeg ville likt å få en klar og konsis årsak, og få tilbakemeldinger på hva jeg kan forbedre. Lederen bør prøve å holde det mest mulig konstruktivt, og gå minst mulig inn i subjektive forhold - det er det vanskelig å gjøre noe med for alle parter uansett.
Aina Skoland (41): Om jeg skulle ha blitt sagt opp ville jeg ha foretrukket en samtale i klare ordelag, og den burde ikke ha kommet som lyn fra klar himmel. Jeg har tidligere opplevd å ha en flott og motiverende planleggingssamtale med min sjef, og da jeg kom hjem samme dag fant jeg oppsigelsespapirer på epost. 

TEKST: LIZBETH OSNES      FOTO: PRIVAT OG ISTOCK.COM

Utdrag av arbeidsmiljøloven:

§ 15-1.Drøfting før beslutning om oppsigelse

Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.

§ 15-4.Formkrav ved oppsigelse

(1) Oppsigelse skal skje skriftlig.

(2) Oppsigelse fra arbeidsgivers side skal leveres til arbeidstaker personlig eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers oppgitte adresse. Oppsigelsen skal anses for å ha funnet sted når den er kommet fram til arbeidstaker. Oppsigelsen skal inneholde opplysninger om:

a) Arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål,
b) De frister som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen, og
c) De frister som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen, og
d) Hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist. Er oppsigelsen begrunnet i virksomhetens forhold, skal den også inneholde opplysninger om fortrinnsrett etter § 14-2.

(3) Dersom arbeidstaker krever det, skal arbeidsgiver oppgi de omstendigheter som påberopes som grunn for oppsigelsen. Arbeidstaker kan kreve å få opplysningene
skriftlig