Hopland har ikke etablert et nytt Romerrike, men han har funnet nøkkelen til vellykket geografisk spredt ledelse. Som HR direktør i Microsoft ledet han i mange år et team på 24 fordelt over 12 land. Det har gitt ham et godt grunnlag for å hjelpe dagens ledere til å utnytte mulighetene stedsuavhengig arbeid gir.

–Med den teknologiske utviklingen og økende antall kunnskapsbaserte arbeidsplasser åpner det seg nye muligheter for stedsuavhengig arbeid. Enten det er team som jobber på hvert sitt geografiske sted, online virksomheter uten fast kontor eller aktivt bruk av hjemmekontor, sier Hopland.

I følge Statistisk Sentralbyrå har hele 66 % av dagens virksomheter i Norge mulighet til å tilby medarbeiderne fjerntilgang til foretakets e-post, dokumenter og programvare. Det gir mulighet for fleksible løsninger med hensyn til arbeidsplass og arbeidstid. Med dagens utvikling av mobilt bredbånd øker mulighetene ytterligere, og nå er det like lett å jobbe enten du befinner deg på hytta, på toget eller på hjemmekontoret.

Denne arbeidsformen gir nye utfordringer for ledere. Det krever en ny bevissthet for lederen for å lykkes med å lede geografisk spredte team. Hvordan skal et team ledes når du ikke ser medarbeiderne hver dag?

Hopland understreker at for å lykkes som leder av et geografisk spredt team er det viktig å planlegge riktig. Lederen må sørge for høy forutsigbarhet, klare mål og jobbe bevisst med kommunikasjon og bygge relasjoner.

Virtuelle team og ledelse - hvordan lykkes med virtuelle team

Forutsigbarhet

Noe av det viktigste for god avstandsledelse er i følge Bjørn Hopland å skape forutsigbarhet. Når han jobbet med sitt team som var fordelt på 12 land, var god planlegging helt essensielt. Han la en årsplan med en klar felles visjon og et overordnet mål for hvert team. Fellesmøter, gruppemøter og 1:1 møter ble tidlig fastsatt. Målsettinger for både teamet og hver enkelt ble nedtegnet med en klar handlingsplan.

–Det er viktig å lage et bakgrunnsteppe som identifiserer hva som skal gjøres og hvorfor det skal gjøres, slik at alt henger sammen. Selv om hvert team har sitt mål, har alle teamene et felles ståsted for arbeidet. Ved høy forutsigbarhet kan hver enkelt medarbeider planlegge sin egen arbeidsdag og slippe å jobbe med uforutsette ting og adhoc, sier Hopland.

–Gode kjøreregler for framdrift og rapportering underveis gir arbeidsro og trygghet for teamet og medarbeideren. Med 90 % forutsigbarhet takler også teamet 10 % med adhoc når det er nødvendig.

Klare mål og kjøreregler

I følg Hopland er det å ha klare mål for hvert teammedlem meget viktig.

– Mange ledere er opptatt av å måle de store resultatene, men det er like viktig at medarbeideren kan måle sine resultater opp mot teamet og virksomhetens resultater, sier Hopland.

Hopland beskriver to typer mål. Såkalte SMART-mål og DUMB-mål.

SMART-mål måles direkte på resultat og gir størst mening for lederen, men gir ofte ikke like stor mening for medarbeideren. SMART står for ”Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely” og brukes ofte på virksomhetens samlede mål.

–For teamet er det viktig å måle teamets resultater og ikke minst innsatsen til hver enkelt medarbeider. Når medarbeideren kan måle sin innsats opp mot teamet, vil det gi motivasjon til å bedre teamets samlede resultat. Dette kalles DUMB mål, sier Hopland.

DUMB står for ”Direct, Understandable, Meaningful, Believable”.  DUMB mål er gode målsetninger for det daglige arbeidet og gir direkte, forståelige, meningsfulle og gjennomførbare mål for medarbeideren.  

Bjørn Hopland er opptatt av klare kjøreregler for rapportering og oppfølging. Han mener faste avtaler for møter og oppfølging av teamet og hver enkelt medarbeider er en del av oppskriften for å lykkes.

–Med klare mål og god oppfølging vil alle ha fokus på riktige arbeidsoppgaver for å nå sine mål. Når hver medarbeider får tillit og handlingsrom til å påvirke det som må gjøres blir de mer selvgående. Selvgående medarbeidere vil kunne løse mange problemer selv, sier Hopland.

–Med gode kjøreregler vil alle vite hva som er viktig nå og hva som kan vente. Ved å samle spørsmål og utfordringer som kan vente til neste møte, spares mange for unødige avbrytelser.

Teamledelse - å vise egen sårbarhet kan gi større gevinster enn du tror 

Motivasjon og teamwork

Geografisk spredde arbeidere og team går glipp av kaffepraten. Lunsjen og kaffepausen er en naturlig plass for å bygge relasjoner mellom medarbeidere. Det er lettere å spørre om hjelp fra noen du kjenner og det er lettere å bidra med hjelp til personer du har en relasjon til.

–Når kaffepausen mangler, er det viktig å tenke alternativt for å bygge sosiale bånd, sier Hopland.

–Som leder må du sette av tid på avdelingsmøter til å bygge sosiale nettverk. Selv om avdelingsmøtet foregår på nettet, kan en del av tiden settes av til å knytte sosiale bånd. La hver enkelt teamarbeider fortelle litt om seg selv og dele private uhøytidlige ting. Dette bidrar til å bryte ned barrierer og skape samhold innen teamet og i hele selskapet.

Hopland mener også at sosiale medier er viktig for teamet, og at det bør finnes en plattform for å dele mer private hendelser. Han har selv god erfaring med Yammer fra Microsoft, men det finnes flere gode løsninger for store og mellomstore bedrifter.

–Ved å legge ut bilder fra fisketuren eller andre personlige hendelser, vil det kunne erstatte noe av den gamle ”kaffepraten”, sier han.

–Det fungerer som en facebook på jobben og knytter medarbeiderne sammen. I tillegg til sosiale oppdateringer vil en slik plattform også være et sted for å dele kunnskap og erfaringer.

Videomøter

Hopland har god erfaring med å bruke videosamtaler både til de gode og litt mer utfordrende samtalene. Videosamtaler bidrar til å bygge gode relasjoner med medarbeideren, noe som er viktig for at samarbeidet skal fungere.

–Faste møter med video både med hele teamet og 1:1 er viktig oppfølging, og bør være en fast del av årsplanen. Alle skal vite når neste møte skal finne sted slik at enkelte utfordringer underveis kan samles til neste møte, sier Hopland.

–Videomøter fungerer også bra til korte oppfølgingsmøter for å oppklare spørsmål som trenger svar raskt. Videosamtaler kan brukes til både de gode og de mer utfordrende samtalene. Hvis en krise oppstår og en rask konfrontasjon er ønskelig er det bedre å ta denne via nettet enn å kaste seg på flyet og skape unødvendig nervøsitet. Har du bygget opp tillitt vil en prat på et videomøte kunne løse konkrete saker enkelt og raskt.

Selv om Hopland har god erfaring med bruk av videosamtaler, mener han det er viktig å treffe teamet og hver enkelt medarbeider der de er.

–Medarbeidersamtalen bør fremdeles foregå ansikt til ansikt, fastslår han.

Teamledelse - team som handler i blinde 

Tekniske hjelpemidler for fjernledelse

For å kunne få et team til å fungere med geografisk spredning, er det i følge Bjørn Hopland kun to tekniske hjelpemidler som må være på plass:

  1. Nettmøter med video og samarbeidsmuligheter
  2. Felles arbeidsområde for deling av dokumenter

–Det er enkelt å ha videomøter både 1:1 og med større grupper. Med et videomøte kan du dele dokumenter, vise en presentasjon og skrive på den digitale ”tavla” så alle deltakerne ser det. Det geniale er at alle deltakerne også kan skrive på tavla, slik at en idemyldring blant 24 deltakere kan være unnagjort på kort tid, da alle kan skrive sine ideer samtidig på tavla! Det gir god effektivitet og sparer alle for mye tid, sier Hopland.

Med felles arbeidsområde for deling av dokumenter vil alle ha tilgang til dokumenter uavhengig av arbeidssted, og felles dokumenter vil alltid være oppdatert med siste utgave.

La avstanden bli din fordel

–Fjernledelse er en form for ledelse som er aktuelt for de fleste ledere i dag, sier Bjørn Hopland.

–Selv om du ikke er leder for et geografisk spredt team, må du som leder i større grad behandle dine medarbeidere som om det var tilfelle. I dagens mobile samfunn er det mange arbeidsplasser om opplever at det er behov for fleksible arbeidsløsninger. Med god fjernledelse kan du som leder sørge for at denne fleksibiliteten gir økt effektivitet for dine medarbeidere.

Bjørn Hopland har gjennom mange års erfaring notert seg flere fordeler med avstandsledelse. Som avstandsleder opplevde han at både han og medarbeiderne hadde mer arbeidsro til å gjennomføre planlagte prosjekter.

–Medarbeiderne klarte i større grad å løse problemer selv. Det er enklere å spørre lederen om hjelp når lederen er tilstede. Selv om jeg alltid var tilgjenglig for de som trengte meg, tenkte de litt mer igjennom spørsmålene før de tok kontakt. Eller samlet spørsmålene til neste møte. Det sparte meg for mye tid samtidig som medarbeideren ble mer selvstendig.

Bjørn Hopelands liste over fordeler med avstandsledelse

  1. Medarbeiderne lærer å bli problemløsere. De må bruke ressursene de har til sin rådighet, være kreative og finne sin måte å løse problemet på.
  2. Medarbeiderne lærer å bli den lokale representanten for teamet og virksomheten. Slik som Caesar hadde sine guvernører, blir medarbeideren bedriftens lokale representant mot kunder og interessenter.
  3. Medarbeiderne utvikler dømmekraft til å ta gode beslutninger. Ved å gi teamet og medarbeideren myndighet til å ta beslutninger basert på selskapets verdier og retningslinjer blir de gode beslutningstakere.
  4. Medarbeiderne lærer å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med.
  5. Medarbeiderne lærer å fange opp viktig informasjon for bedriften. De vil være virksomhetens øyne øynene og ører lokalt, og kan forstå og formidle lokale behov til ledelsen.
  6. Når medarbeiderne jobber selvstendig spares lederen for mye tid. Hvis teamet ditt klarer det daglige arbeidet uten løpende kontakt med deg, vil du kunne bruke din tid til å se fremover, legge strategier og planer. I tillegg vil du ha tid til å være tilgjengelig for de ansatte når de trenger deg

Viktige egenskaper og kompetanse for lederen:

  • Må skape forutsigbarhet med langsiktig planlegging
  • Må etablere en plan for møter og måloppfølging
  • Må bidra til en sosial møteplass på nettet
  • Må ha evne til å stole på medarbeideren
  • Må ha is i magen og holde seg til planen
  • Må unngå unødvendig oppfølging og la folk få jobbe i fred

Viktige egenskaper og for medarbeideren

  • Må kunne jobbe selvstendig
  • Må ta ansvar når det er nødvendig
  • Må ha nødvendig kompetanse for å få jobben gjort
  • Må kunne være teamets representant på stedet og ansikt utad

Bjørn driver konsulentvirksomhet gjennom selskapet Smartendring.no. Basert på blant annet egne erfaringer fra fjernledelse hos Microsoft, lærer han bort smarte grep for å beherske den nye fleksible arbeidshverdagen.

TEKST: Anne Bente Hauge

KLIKK HER FOR Å ABONNERE!

FORSIDE_OK