En av dem som har arbeidet med en slik problemstilling er førsteamanuensis Tove Bøe ved Universitetet i Sørøst-Norge. Hun har nylig skrevet en avhandling der hun har sett på IKT-bruken i organisasjonene ut i fra et ledelsesperspektiv og har har studert hva man fra ledelsens side kan gjøre for å påvirke og optimalisere bruken av teknologi i organisasjoner. Veksten i digitalisering, internet av tjenester, tingenes internet, maskinlæring, interaktiv digital teknologi, virtualisering, skydata, robotisering og andre utviklingstrekk har endret spillereglene innen mange industrier.

– Men hvis systemene ikke benyttes som planlagt, vil bedriften ikke få den tiltenkte konkurransefordelen og det vil potensielt kunne redusere lønnsomheten. I tillegg kan en større IT investering være bortkastet.

– Ofte er det den enkeltes oppfatning av systemet som i stor grad styrer bruken av det, men vi må se på det helhetlig og i samsvar med organisasjonens mål- slik at den ønskede effekten kan tas ut. Da må vi arbeide for at de får det samme målet og vi må sørge for at brukerne forstår hvorfor man skal implementere løsningen.

Økt nytteeffekt ved insentiver og målharmoni

Bøe påpeker at tradisjonell forskning innen IKT-ledelse veldig ofte har et IT-teknisk perspektiv på hvordan man skal stimulere arbeidstakere til å ta i bruk IKT i jobbsituasjonen. Hun har blant annet undersøkt ulike typer av medarbeiderinsentiver.

– Fokuset har primært vært på opplevelse av for eksempel brukervennlighet, systemkvalitet og nytteverdi. Jeg flytter perspektivet over på forholdet mellom virksomhetens ledelse og arbeidstakerne i forbindelse med bruk av IKT.

– Jeg har utledet teoretisk og fått empirisk støtte for at økonomisk målrettede belønningssystemer samt lav grad av målkonflikt mellom ansatte og ledelse har like stor effekt på ansattes IKT bruk som brukervennlighet, systemkvalitet og nytteverdi og anbefaler derfor ledelsen i organisasjoner til sterkt å vektlegge effekten av insentivsystemer og lav grad av målkonflikt i sin overordnede IT-strategi.

– Insentivene kan være av økonomisk karakter, men også andre typer insentiver kan fungere. Det sentrale er at insentivene må designes slik at de stimulerer medarbeidere til å unyttet informasjonssystemene i tråd med organisasjons mål. Insentivene kan være penger knyttet til bestemte prosjekter, men det kan også dreie seg om varige insentiver som teknisk utstyr.

IKT i overordnet strategi

For å oppnå best mulig nytte av et IKT-system er det viktig at IKT-systemers rolle kommer inn i alle fasene av bedriftens overordnede strategi samtidig som ledelsen prioriterer arbeidet med stimulere til å bruke IKT-systemene i samsvar med bedriftens intensjoner.

– Sørg for at medarbeiderne har tillit til systemene. Tillit påvirker både bruk og opplevd nytteverdi. De overordnede praktiske implikasjonene fra resultatene tyder på at ledere bør streve for å øke nivåene av brukerens systemtillit samt tillit til ledelsen, og at tillitsskapende prosesser kan være viktige for å sikre fortsatt bruk av strategiske informasjonssystemer. En tillitsbyggende prosess kan omfatte sikkerhet, datasikkerhet og IT-avdelingens evne til å støtte systemet. For å øke nytten av IKT-systemer bør man sørge for at det er et nært samarbeid mellom ledelse, IKT-ledelse og viktige brukerrepresentanter når man utvikler eller anskaffer IKT-løsninger.

Tillitsskapende prosesser

Manglende tillit til systemene er ifølge Bøe en av årsakene til at systemene ikke blir brukt etter planen. Ledere bør derfor streve etter å øke nivåene av brukernes systemtillit, samt tillit til ledelsen og tillitsbyggende prosesser kan være viktige for å sikre fortsatt bruk av strategiske informasjonssystemer.

– En tillitsbyggende prosess kan omfatte sikkerhet, datasikkerhet og IT-avdelingens evne til å støtte systemet. Studien viser at systemtillit er en viktig forutsetning for både fortsatt bruk og oppfattet nytte. Dermed skal systemet være riktig testet og sikret før implementering, og den generelle påliteligheten og funksjonen til teknologien skal klart kommuniseres, forstås og til slutt være klarert gjennom hele organisasjonen.

Noen konkrete råd

  • For å øke nytteeffekten av IKT-systemer bør man sørge for at det er et nært samarbeid mellom ledelse, IKT-ledelse og viktige brukerrepresentanter når man utvikler eller anskaffer IKT-løsninger.
  • Bruk insentiver. Våre resultater viser at insentiver vil ha en positiv effekt på intensjonen om å fortsette å bruke systemene. Ved å opprette egnede insentiver, kan ledelsen øke nivået av gjentagende effektiv bruk av IT systemene.
  • Reduser graden av målkonflikt. Ledelsen må være oppmerksom på betydningen av sikre målharmoni mellom ledelsen og medarbeiderne slik at formålet med informasjonssystemene er diskutert, forankret og forstått av alle brukerne i organisasjonen.

Tekst: Steinar Steinkopf Sund  Foto: Istock.com og privat