Tiden er moden for å skjerpe faktureringsrutiner og betalingsoppfølging

Det er når tidene blir vanskelig det er viktig å tenke nytt mener daglig leder, Anders Jakobsen i den norske avdelingen av inkassoselskapet Zolva.

I vanskelige tider kommer bedriften gjerne i den situasjonen at de må balansere forholdet mellom det å få ned kredittiden, raske oppgjør, samtidig som de må opprettholde det gode kundeforholdet de har opparbeidet seg med kunden.

En krevende øvelse som fordrer at bedriften har et veldig bevisst forhold til hvilke rutiner og systemer de har for å utføre oppgaven.

Ifølge Anders Jakobsen trenger det ikke være en motsetning mellom det å kreve inn utestående krav samtidig som bedriften bevarer den gode relasjonen til kunden. Men det krever at bedriften har et bevisst forhold til det, og har gode rutiner for hvordan man går frem i prosessen.

Og Jakobsen vet hva han snakker om. Han har jobbet i denne bransjen siden 2003, og har hatt flere lederstillinger både operasjonelt og kommersielt hos flere aktører i bransjen.

– Det aller viktigste er at bedriften ikke tar lett på faktureringsrutiner og betalingsoppfølging av utestående fordringer, sier Anders. Hvis bedriften har et langt purreløp med mange påminnelser og tilfeldig forhold til egne oppfølgingsrutiner av utestående fordringer så forteller dere samtidig kunden at det ikke er så farlig om de venter litt med å betale.

– Det er viktig at kundene forstår at deres innbetaling faktisk betyr noe for bedriften. Og ved å sende ut de riktige fakturaene til rett tid, samtidig som ubetalte fakturaer blir fulgt opp på en god måte så sender dere ut de riktige signalene, sier han videre.

Det er alt for mange bedrifter som ikke har gode rutiner for betalingsoppfølging, ifølge Jakobsen.

Noe Agnete E. Thorsen, Executive Sales Manager, er helt enig i. Hun har I likhet med Jakobsen mange års erfaring fra bransjen.

– Når jeg sitter ute hos kunder og går gjennom faktureringsrutinene deres så kommer det ofte frem at bedrifter ikke har gode nok rutiner for oppfølging av utestående fordringer.

– Holdningen som råder hos mange bedrifter er at dette er et arbeid som kan skyves på, sier Agnete.

Ønsker du å bli kunde? les mer her!

Og det er når bedriften slurver med egne faktureringsrutiner og purrerutiner bedriften gjerne kommer i den situasjonen at det gode forholdet mellom kunden og bedriften surner ved at den første henvendelsen kunden får i saken er en standardisert trussel om inkasso.

Det er langt bedre om dere starter dialogen med kunden mye tidligere i prosessen. Og at bedriftene er smidig når det kommer til å finne gode løsninger for de kundene som sliter med å betale faktura i tide. Uten å bli for ettergivende, mener Jakobsen.

– Det kan være lurt å inngå en avtale om å dele opp kravet i flere avdrag, men da er det også viktig at avtalen overholdes og følges opp, sier han videre.

– Mange bedrifter blir både overrasket og glad når de oppdager at vi kan ta på oss hele prosessen med alt fra å fakturere til å følge opp kunder som ikke betaler, sier Agnete E. Thorsen.

– Noe som indikerer at mange bedrifter synes det er en vanskelig oppgave både å finne tid til å fakturere i rett tid, følge opp ubetalte fakturaer og å balansere mellom å være snill og streng på en og samme tid, sier hun videre.

I tillegg blir dialogen ofte litt annerledes og mer profesjonell når hele betalingsprosessen blir flyttet over til en tredjepart mener Jakobsen.

– Har kunden for eksempel inngått en avtale med oss om å betale fakturaen i to eller flere avdrag, så er sannsynligheten stor for at den avtalen overholdes. Holder kunden, mot formodning, ikke det de har lovet så blir de i alle fall ikke sur på deg som leverandør, sier Jakobsen.

Og det er innenfor feltet rådgivning, personlig oppfølging og utvidet kundeservice Zolva ønsker å skille seg ut fra de øvrige betalingsoppfølgingsselskapene i markedet.

– Vi har en visjon om å gjøre prosesser enklere for både de som skylder penger og de som skal innhente utestående fordringer. Vi ønsker å komme inn så tidlig i fasen som mulig, slik at vi kan rådgi både skyldner og kreditor lenge før problemet blir uhåndterlig, sier Anders Jakobsen.

– I tillegg til at vi har et kundesenter som er åpent når folk har mulighet til å snakke med oss, sier Agnete E. Thorsen.

– Ja, det å ha ett kundesenter med utvidede åpningstider er viktig. Det er ofte følelsesmessig vanskelig nok for folk å ta kontakt om ikke vi skal gjøre det enda mer komplisert ved å ha begrensede åpningstider. Ønsker folk å finne en løsning på problemet sitt så skal det være svar og få der og da, sier Jakobsen avslutningsvis.

Les mer om Zolva her!