Den beste måten å gå frem på når du skal gå til innkjøp av et solid HR system er ikke opplagt. Det er ikke en investering man bør overlate til tilfeldighetene. I denne artikkelen får du noen gode råd på måten du kan gå frem på.       

Tydelig kontrakt og kommunikasjon

Et solid HR system har til hensikt å dekke virksomhetens reelle behov, løse og forbygge problemer og ideelt sett gi en positiv avkastning på investeringen som har vært gjort. Fallgruvene kan være like mange. En av dem er at systemet ikke passer til forretningsdriftens naturlige og allerede etablerte prosesser, eller det kan være praktiske ulemper, som krever tilpasning av systemet i ettertid.

Spørsmålet er da om kontrakten sikrer at slike tilpasninger i ettertid er innenfor avtalt budsjett. Hvis implementeringen krever fakturering av mange hundre eller tusen timers konsulentbistand for tilpasning av systemet, må dette komme tydelig frem i kontrakten. Her har innkjøpsansvarlige et stort ansvar. På den annen side er det viktig at leverandøren opptrer tydelig og ærlig, og unngår store kostnader ut over avtalen. Her har leverandøren et ansvar for å skape forståelse og sørge for at kunden har forstått hva de kjøper og ikke kjøper. Dette handler om etikk.

Unngå fellene

For å unngå noen av fellene ved innkjøp kan det være smart å gå grundig til verks i innkjøpsprosessen og involvere sluttbrukerne i en demo-versjon. Å velge feil system kan koste dyrt, både i form av tregere prosesser, tidsbruk og misnøye hos brukerne.

I en artikkel fra 2013 skriver for eksempel Computerworld om «Misnøye med nytt HR-system» da flere bydeler protesterte kraftig etter at Oslo kommune innførte nytt HR-system fra Evry og Unit4 Agresso. Brukerne meldte om elendig brukergrensesnitt og mye frustrasjon. En av brukerne sa i et intervju til Computerworld:

- Muligheter til å søke opp ting opplever jeg som vanskelig. Registrere kompetanse hos ansatte, noe vi på forhånd hadde etterlyst, er så komplisert at jeg ikke tror noen gjør det. Akkurat denne funksjonaliteten er jo svært viktig for å finne spesialkompetanse for eksempel på en sykepleier. Brukergrensesnittet er elendig. I mange måneder måtte vi trykke «print screen» for en utskrift av en rapport. Trykket vi på "skriv" manglet utskriften en rekke data.

Også en annen bruker, og bydelsdirektør, sendte inn bekymringsmelding på grunn av dyre omkostninger og uheldige konsekvenser av implementeringen av det nye HR systemet. 

Scandinavian Business Seating

Da Lillevi E. Øglænd Ivarson, Senior Vice President innen HR- og Organisasjonsutvikling i SB Seating, skulle gå til innkjøp av nytt HR system for rundt 550 ansatte, gikk hun grundig til verks.

I SB Seating hadde de allerede gode rutiner og prosesser når det gjaldt de viktigste arbeidsoppgavene, men en del ting var svært tidkrevende og det var ikke alltid så lett å måle gjennomføringsgraden av enkelte aktiviteter. De så et forbedringspotensial hvis de fikk mer elektronisk og automatisk flyt på dette.

Deres kravspesifikasjon var at det nye systemet skulle være globalt anvendelig, digitalt og effektivt. De ønsket å kvalitetssikre oppfølgningen av ansatte og ledere, utviklingssamtaler, analyser og rapporter og ønsket bedre oversikt over kompetansen i bedriften. Selskapet har totalt 16 lokaliseringer i 13 land og behov for én felles plattform. Systemet skulle også kunne kobles mot Payroll og de ønsket å kunne hente ut rapporter for ulike typer målinger.

Forankre internt

Innkjøpsprosessen startet med å opprette en intern prosjektgruppe bestående av Business Controller, HR, IT og Innkjøp. Det ble også satt èn dedikert person til oppfølgning etter implementeringen – en HR System Manager. Det er viktig å forankre behovsanalysen og beslutningen internt.

Begrunnelsen for innkjøp av nytt HR system ble lagt frem med utgangspunkt i en business case der brukerne og lederne ble involvert i de overordnede utfordringene: hovedsakelig mangelfull oversikt og status på ulike typer arbeidsmål. På mange måter skulle det nye HR-systemet ikke bare være et «HR system», men et «Ledelsessystem» for bedre kvalitet i alle ledd av organisasjonsutviklingen. Noe alle vinner på.

Referansebesøk

Da det skulle innhentes tilbud som samstemte med utformet kravspesifikasjon, gjennomførte SB Seating i tillegg kundebesøk til referansekunder og snakket med andre HR ledere som hadde anvendt det aktuelle systemet over tid. En av referansekundene sa blant annet: hvis jeg kunne, så ville jeg gått tilbake til det systemet jeg hadde. Ved å dele slike erfaringer kan man se mer objektivt på utvelgelsen og unngå samme feil.

Involvere sluttbruker

Å forvalte bedriftens ressurser på best mulige måte er et stort ansvar. Noe av det viktigste å huske på ved innkjøp av HR teknologi, på lik linje som med kanskje CRM system, er å involvere sluttbrukerne i en demoversjon før man inngår kontrakt. På den måten kan man få ryddet av veien mange misforståelser og praktiske utfordringer og få svar på det man trenger å vite.

Da SB Seating til slutt satt igjen med 3 aktuelle leverandører, brukte de en intern referansegruppe bestående av 10 «nøkkel-ledere» til å teste ut demoer. På den måten kunne sluttbruker stille kritiske spørsmål og bidra til ytterligere kvalitetssikring.

Etter en helhetlig vurdering falt valget til slutt på Catalyst One Solutions som hadde en helhetlig løsning å tilby SB Seating.

Kan du kort fortelle hva som er de viktigste endringene etter fullført implementering?

-De viktigste endringene vi har opplevd er tydelige samkjørte og velintegrerte ledelsesprosesser gjennom årlig utviklingssamtale og halv-årlig oppfølgning av denne. I denne prosessen kartlegges også kompetanse per jobbrolle og individ. Den enkelte leder har god oversikt over kompetansegap i sin avdeling. Videre skal vi nå integrere 360 feedback som en del av prosessen for selskapets ledere. Organisasjonen opplever ett integrert HR- og ledelsesverktøy og ikke en mengde manuelle prosesser som den enkelte leder lett mister oversikten over, sier Ivarson.

Videre har vi 100% kontroll på personaldata og tydelige prosesser for on-boarding og off-boarding. Vi har redusert antallet manuelle prosesser betraktelig. Vi har også mulighet til å hente ut data av en helt annen kvalitet enn tidligere og det bare med få tastetrykk, avslutter Ivarson.

HR SAKEN.PNGLillevi E. Øglænd Ivarson
Senior Vice President, HR & Organisation Development

Tekst: Anne Marie Monsen