CecilieTS-1.jpg

De er målrettede.
Det gjelder å sette seg tydelige mål, og å prioritere tid og arbeidsoppgaver deretter.

Mang en leder har hatt ”å bli leder” som et mål. Men, skal du lykkes som leder, må du prestere mer og bedre enn før. For mange innebærer det å oppnå faglige og økonomiske resultater, samt å lykkes med medarbeiderutvikling. En av de store utfordringene er tiden: Hvordan velge bort ­- prioritere.

For å prioritere riktig, må målene være tydelige, uttalte og innenfor en tidsramme som er overskuelig. En av de vanligste årsakene til at mennesker og team ikke når målene sine, er nettopp tidsaspektet:
Vi setter målene for langt frem i tid. Så kommer hverdagen og alle støyende gjøremål i veien, og vi mister hovedmålet av syne.

Sørg for at du alltid har delmålene innen rekkevidde. Skal du komme dit du ønsker i løpet av denne høsten, må du ha mål for hver måned, hver uke, hver dag. Sett en fast dag i uken for evaluering.
Det er også vanlig å sette for mange mål. En ny leder er ofte ambisiøs, og vil så mye. Med mange mål som skal nås samtidig blir kommunikasjonen diffus, og prioriteringene utydelige.

Her er noen av de beste tipsene for å være en tydelig og målrettet leder. Tipsene er også nyttige om du skal hjelpe kolleger og ansatte med å prioritere.

1. Velg bort med 80/20-regelen
Dette er et av de mest effektive tipsene, og et godt sted å starte. Det gjelder å trene inn tankesettet: Hva har størst verdi? Hva får størst konsekvens dersom jeg unnlater å gjøre det? Hver dag, hver time. Gjør du det, vil det ta noen få uker før tankegangen sitter i ryggraden, slik at du automatisk velger de viktigste gjøremålene. Det er vanskelig i starten, når det koker som verst. Men de sekundene du bruker ekstra får stor konsekvens for hva og hvordan du prioriterer.

80/20-regelen (Paretos prinsipp) er en eminent prioriteringsteknikk: Omtrent 20 prosent av gjøremålene dine utgjør 80 prosent av verdien av det du gjør. Se på alle dine små og store oppgaver. Hvilke har størst verdi? 15-30 prosent av dem vil være avgjørende å få unna, mens de resterende utgjør en mindre forskjell om de ikke blir gjort akkurat nå.

2. Skill mellom presserende og viktig
Vår hyppigste prioriteringsfeil er at vi forveksler presserende med viktig.
Når vi stresser og det koker rundt oss, hiver vi oss ukritisk over de mest tilgjengelige tingene. Når arbeidsdagen er over har vi ikke begynt på dagens mer viktige gjøremål.

Presserende «her-og-nå»-oppgaver blir du ikke kvitt før du har løst dem: Telefonen som ringer, kollegaen som stiller seg foran pulten din og avbryter med spørsmål. Presserende oppgaver får som regel små konsekvenser for få personer, dersom vi unnlater å gjøre dem.

Viktige oppgaver har ofte et mer langsiktig perspektiv: Det kan være en markedsplan som skal være ferdig neste måned. Eller en kort, viktig e-post som det tar to minutter å skrive, og som må sendes i løpet av de neste par dagene. Vi skyver ofte på de viktige oppgavene, nettopp fordi de ikke bærer preg av å haste. Konsekvensen blir at vi ikke klarer å gjøre dem i tide, eller at de blir gjort med for dårlig kvalitet.

3. Praktiser tre travle dager
Gå høyt ut når uken din starter. Dersom du ønsker noe fullført innen fredag, sett din egen interne tidsfrist til onsdag. Fyll kalenderen opp de tre første dagene hver uke, la det være mer luft i både kalender og «To Do»-lister torsdag og fredag. Med denne arbeidsrytmen takler du avbrytelsene, ad hoc-oppgavene og uforutsette ting bedre, og du har kapasitet mot slutten av uken til å komme i mål.

4. Effekten av presens

Mennesker som tenker og snakker i presens oppnår tre ting: De oppnår flere mål enn andre, de oppnår målene sine raskere, og de oppnår større mål enn først tenkt.

I motsetning til futurum (fremtid) oppleves presens, altså nåtid, som faktaopplysning for hjernen vår: Når vi sier til oss selv eller omgivelsene våre at ”Det fikser jeg denne uken” har det en helt annen effekt enn det mer vanlige ”Det skal jeg få til...” eller ”Det skal jeg prøve på...”

Når vi snakker i fremtidsform som ”skal” eller ”vil”, blir det fort med gode intensjoner. Andre og mer presserende gjøremål spiser tiden vår. Futurum betyr at vi tar forbehold – det motsatte av fakta.

5. Tidfest oppgavens varighet
De fleste av oss er tidsoptimister, og har ambisjoner om å gjøre mer enn vi som regel klarer å gjennomføre. Vi planlegger oppgavene og når vi skal gjøre dem. Men planlegger vi tiden det tar? Et møte, en transportetappe, en vennelunsj eller en rask telefon: Som regel tar ting dobbelt så mye tid som vi tror, og vi får tidsnød. Dersom du i løpet av de neste par ukene måler tiden du bruker på dine faste ting, vil du få et mer realistisk bilde når du planlegger.
 

6. Balanser tilstedeværelse og tilgjengelighet
En av lederens oppgaver er å være tilgjengelig. Vi er konstant «på» både analogt og digitalt, i mange kanaler samtidig. Er det på tide å begrense tilgjengeligheten? I det minste i enkelte kanaler.
Mange svarer fortløpende på e-post, chat, sms, dm’s, tweets, telefonsamtaler, facebook-meldinger. Hva vi glemmer er at vi samtidig oppdrar omgivelsene til å forvente raske svar og døgndrift.

Sett tydelige premisser: Skap tider og situasjoner hver dag, hvor digitalt eller analogt liv får full oppmerksomhet. Gi gjerne omgivelsene beskjed om premissene. Når er du tilgjengelig i hvilke kanaler? Hvor ofte klarer du å være helt tilstede for omgivelsene dine, om du alltid er tilgjengelig for alle?

TEKST: Cecilie Thunem-Saanum  Hun har mange års ledererfaring og  driver rådgivningsfirmaet CecilieTS as, og fagbloggen CeclieTS.no