Forside | Finn frem listemakeren i deg
Slik blir du strukturert
Forside

Slik blir du strukturert

Finn frem listemakeren i deg

Målrettet jobbing

Ved å skrive og bruke huskelister på riktig måte, vil du kunne jobbe mer effektivt og målrettet gjennom dagen. ­

liste 1 A
Slik blir du strukturert

Det holder nemlig ikke å stole på vårt eget hodet når vi er avhengige av å få ting gjort. Dagens oppgaver og målsettinger forsvinner fort fra korttidshukommelsen om vi ikke får tankene ut av hodet og ned på papiret. Det som gjelder er å lage gode huskelister, og å bruke dem aktivt.

Gjør det riktig

– Om du klarer å tømme hodet regelmessig inn i et system du stoler på, ser på systemet ofte nok til å fortsatt stole på det, og holder systemet oppdatert, så vil du oppdage at hodet ditt tenker klarere. Det blir lettere å tenke smart og lage gode planer, forteller Morten Røvik om det som kalles GDT-metoden. Getting Things Done.

Røvik, som er sertifisert GDT-instruktør og coach, mener at listeskriving kan gi oss mer oversikt og kontroll, og få oss til å jobbe mer målrettet mot det vi ønsker å oppnå.

– Dette i sum gjør deg mye mer effektiv, sier han, og forteller at han selv sverger til de fem stegene i GDT-metodikken for å få oversikt og kontroll i hverdagen.

Vil du skrive huskelister basert på de fem stegene, må du samle alt som har din oppmerksomhet, og som du kanskje skal gjøre noe med. Behandle alt du har samlet, og beslutte hva du skal gjøre noe med. Organisere alt du skal gjøre noe med inn i systemet ditt. Revidere og se over alt minst en gang i uken, for å holde deg og systemet oppdatert. Og til slutt, utfør – se over dine lister med handlinger og velg hva som er viktigst å prioritere først.

– Jeg skriver ned alt og bruker denne femstegs-modellen for å bestemme meg for hva jeg skal gjøre noe med. Det frigjør mitt hode til å kunne tenke, og det fungerer aldeles glimrende, sier Røvik.

liste 2A

Hold deg oppdatert

Det er altså ikke bare å skrive ned alt man skal få gjort på en lapp, for så å la den ligge på pulten som en påminnelse man kaster et blikk på i forbifarten. For at huskelisten skal fungere som et godt verktøy for deg, må den oppdateres jevnlig.

– Huskelistene dine er til liten nytte om de ikke brukes aktivt. Replanlegging er viktig, spesielt for å kunne holde motivasjon og fokus oppe, sier Anne Spilde, NLP-coach ved Gründerhverdag.

I hennes arbeid med å hjelpe gründere til å få på plass fokuset, ressursene og strategiene de trenger for å realisere sine visjoner, er listeskriving et viktig hjelpemiddel. Men er man ikke flink nok til å oppdatere dem, kan dårlig samvittighet sette en stopper for både motivasjon og effektivitet.

– Life happens! Man får ikke alltid gjort alt man ønsker innen den tidsfristen man har satt seg. Ved å oppdatere huskelisten og få nytt fokus på hva som er viktig her og nå, er det lettere å holde effektiviteten på topp. Opplever man å ”henge etter”, så vil gjerne energien og motivasjonen droppe, sier hun.

Hva og hvorfor

Spilde lager selv sine huskelister ut i fra planer og mål hun har satt seg, og hva som er viktig for henne. Listene jobber hun aktivt med hver dag for å ha oversikt over hva som må prioriteres der og da, og hva som kommer. Hennes beste råd til de som skal ta fatt på listeskriving er å først bli tydelig på hva som er målet og hvorfor man ønsker å oppnå dette målet.

– Det er dine hva og hvorfor som bør være dine navigasjonsverktøy. Da vil alt du skriver stå i forhold til ønsket mål. Når du skal replanlegge sjekker du også aller først hva som er målet, og hvorfor. Da kan listene dine hjelpe deg på riktig spor.

Når du har gjort klart hva som er dine mål, anbefaler NLP-coachen å dele dem inn i delmål som må på plass for å oppnå det du ønsker. Deretter anbefaler hun å stykke delmålene inn i oppgaver som må gjøres for å klare å oppnå disse.

– Slik blir store oppgaver lettere å håndtere. Du får mer driv til å starte på dem når de virker overkommelige, sier Spilde.

Nå dit du skal

GDT-coach Morten Røvik mener at den beste måten å nå sine mål ved hjelp av listeskriving, er å beslutte hva en skal oppnå på lang sikt og på kortere sikt. Noe som vil hjelpe deg med å skaffe perspektiv.

– I Getting Things Done (GTD) metodikken snakker vi om at du må ha perspektiv over hvor du skal, og ha kontroll i hverdagen. Slik når du dit du skal, sier Røvik.

Han synes at huskelister fort kan bli for kortsiktige, og tror ikke vi kan nå målene våre bare ved å skrive ned ting vi skal gjøre. Han viser til GDT-metoden hvor en deler inn i forskjellige lister med forskjellige mål:

  1. Prosjekter: Den overordnede oversikten over dine aktive prosjekter du har forpliktet deg til.
  2. Neste handlinger: De fysiske neste handlingene du må utføre for å bringe dine prosjekter fremover.
  3. Venter-på: Ting eller informasjon du venter på fra andre for å komme videre i prosjektene dine.
  4. Engang/kanskje: Et sted å parkere inaktive prosjekter eller tanker som du kanskje på et senere tidspunkt skal aktivere som prosjekter.

– Prosjektoversikten din kan fint deles inn i jobb- og privatprosjekter. Mens listene over Neste handlinger deles inn i hvilken sammenheng du skal utføre disse neste handlingene. Det hender at du må ta en privattelefon i arbeidstiden. Fint at du da har den på en liste du ser når du er på jobb, tipser coachen.

Klarer du å lage huskelistene dine etter ekspertenes råd, vil du altså unngå dårlig samvittighet over alt du skulle ha gjort. Du vil slippe opplevelsen av å henge etter, kaos i hodet, stress og uro.

– Hodet ditt er for å få ideer, ikke til å oppbevare de, understreker Røvik.

Fem tips fra eksperten

- Slik blir du mer effektiv

1. Start alltid dagen slik at du kommer i en god mental og fysisk tilstand. Lag deg gjerne et morgenrituale som for eksempel inneholder:

     a. Spør deg selv i det du våkner – ”Hva vil jeg ha ut av denne dagen?”

     b. Fokuser på hva du vil og hvorfor, og planlegg dagen ut i fra det.

     c. Fyll på med næringsrik mat og drikke.

     d. Bevegelse – fem minutter er bedre enn ingenting.

2. Minn deg daglig på din visjon. Hva er viktig for deg, og hvorfor er det viktig. Da er det lettere å navigere deg og dine valg og handlinger i riktig retning.

3. Sett av tid til faste rutineoppgaver. Vanerutiner = den enkleste formen for disiplin.

4. Jobb etter levende planer. Det vil si at du må replanlegge for å holde fokus og energien oppe. Slik unngår du dårlig samvittighet over oppgaver du ikke får gjort til planlagt tid.

5. Godta at utfordringer er en del av alles reise. Se etter hvilken gave som ligger i denne utfordringen. Gir det deg noe du kan lære, ny innsikt, utvikling av evner, nytt perspektiv? Du kommer lettere forbi hindringer med et slikt fokus.

Kilde: NLP-coach Anne Spilde/ Grunderhverdag.

Tekst: Isabelle Karlsson

effektivitet

KOMMENTARER

Annonsér her!

Motta nyhetsbrev

Meld deg på nyhetsbrev!

Hvilken arbeidsmetode passer deg best?

Arbeidsmetodikk

Der enkelte trives best med å jobbe i et sett for å heller kunne ta seg tidligere fri, vil andre være langt mer effektiv om de plotter inn tid til Facebook, Instagram og Snapchat mellom slagene. Hvilk...
Effektive arbeidsmetoder

Hvordan velge ny kaffeleverandør?

Kaffe på jobben

Det viser seg at det ikke alltid er like lett å finne riktig leverandør av kaffemaskin til jobben. 
Hvordan velge riktig kaffeleverandør
Annonsér her!
Annonsér her!

Løsepengevirus kostet virksomheter og individer 10 milliarder kroner

Tiltak mot virus angrep

Her er syv råd du bør følge for å stå sterkere mot nye løsepengevirus-angrep. Med over 750% vekst i løsepengevirus-varianter i 2016 vil det garantert bli mange angrep i 2017.  
Virus angrep

Produktiv med hjemmekontor

Effektiv hjemmekontor

Hvis norske kontoransatte kunne valgt: "Vi er mest produktive med hjemmekontor tre dager i uken"
Produktiv hjemmekontor

Stolt av å være med på spleiselaget?

Norge har i år blitt kåret til verdens lykkeligste land og ligger også høyt på statistikken over høy levestandard og gode levekår. 
skatte- og avgiftsunndragelser

Ta en kalkulert risiko

Riktige beslutninger

Kjappe antagelser om risiko er opphavet til mange katastrofale beslutninger. 
Gode beslutninger
Annonsér her!
Annonsér her!

Engasjement - Hva? Hvorfor? Hvordan?

Hva er engasjement?

Engasjement er ikke å være glad. Glade medarbeidere er ikke nødvendigvis produktive. Det er heller ikke å være tilfreds. 
Produktivitet og engasjement

Sulten på nye utfordringer som leder?

Karriereutvikling

Er du sulten på noe nytt, lyst til å utvikle deg videre og utfolde deg kreativt? Har arbeidsdagen din blitt rutine? Det går i «det vante» og du føler deg både passe mett og kanskje litt trett.
Jobb og karriere

Grip mulighetene i kulturforskjellen!

Rekruttering og kultur

Verden blir mindre. Reisen fra Nordfjord til Oslo tok lengre tid for min oldefar enn det gjør for deg og meg å reise nærmest hvor som helst her i verden.
Rekruttering og kultur

Dette kjennetegner de beste unge lederne

ANNONSØRINNHOLD

Norske organisasjoner investerer mye i å utvikle unge ledertalenter. Men brukes ressursene riktig og på de rette kandidatene? 
Utvikling av ledertalenter
Annonsér her!
Annonsér her!

Gøy på jobben

Indre motivasjon

Gjør mer av det du synes er morsomt. Det er lurt, både for deg selv, sjefen din og organisasjonen du jobber for.
Arbeidsglede

Lyddemping på kontor – Dette må du tenke på

ANNONSØRINNHOLD

Forstyrrende støy på jobb er et vanlig problem, spesielt i åpne kontorlandskap.
Lyddemping på kontor
Tilbake til toppen