Hvorfor må du bli bedre til å skrive?

– Det er egentlig veldig enkelt. Overalt er det for mye informasjon i en bedrift, på intranett, i presentasjoner og ikke minst i e-poster hvor temaer blir pakket inn i altfor mange ord. Vi vasser rett og slett i tekst. Du bør derfor kun skrive det som skal til for å få budskapet tydelig frem – og ikke noe mer. Hvis du kan si det du vil si med fem hundre ord, bør du ikke skrive tusen. Hvis du skal snakke i ti minutter, men det du ønsker å formidle får plass på fem minutter, stopper du etter fem. Du blir en mer kraftfull leder hvis du ikke bare snakker godt for deg, men også skriver akkurat det folk trenger å høre for å gjøre en bedre jobb. På samme måte som de som snakker for mye i møter, mister du den renskårne autoriteten du som leder burde ha, hvis du skriver for mye.

– Mange ledere er altfor opptatt av å legge frem bakgrunnsinformasjon. Vi trenger ikke høre alt om hva som ligger bak det du ønsker å få frem. Forklar konklusjonen eller hovedbudskapet først, og så kan du komme tilbake til mer detaljert informasjon senere i teksten. Vi vil egentlig bare vite hvilke oppgaver som skal løses eller hva du skal informere om, og hva det betyr for oss som ansatte.

– Hvis du ikke er en som tenker svært klart og strukturert, noe de færreste av oss gjør, så kan det ofte være til hjelp at du skriver ned budskapet ditt i én setning. Hva får leseren ut av det du skriver, og ser de poenget kjapt? Hvis medarbeideren bare skal sitte igjen med én ting etter å ha lest det du skriver – hva er den ene, aller viktigste tingen?

– I løpet av en uke vil de fleste få mange tanker og ideer. Skriv alt ned på papiret så snart det kommer i hodet ditt. Ellers er det fort gjort å glemme noe som senere kan bli til gull! Ikke tenk at du skal skrive bra – den første, stygge kladden er det jo bare du som ser. Når du skal skrive noe viktig, er det lurt å vite hvem du skriver til og bestemme deg for hovedbudskapet. Men fortsett å skriv rotete og dårlig – alle er i den fasen først, også vi som er proffe skribenter. Vi må bare komme oss gjennom ubehaget, og det må du også, selv om du må tvinge deg gjennom. Pomodorometoden er fin – still et kjøkkenur på 25 minutter, lås døra, steng av sosiale medier og e-post og fokuser bare på denne oppgaven, ingenting annet. Så stopper du. That’s it. Er du i god flyt, kan du faktisk risikere at du har lyst å fortsette!

– Min medforfatter Ove Dalen og jeg anbefaler også at du anstrenger deg for å skrive glassklart – så tydelig du bare klarer, slik at teksten er forståelig og lettlest. Kanskje er det ikke alle som har jobbet like lenge i bedriften, kanskje er ikke alle like gode i norsk eller sliter med å lese? Glassklart betyr også at du bør skrive aktive setninger med aktive verb, ikke passive formuleringer. Et eksempel: Du skriver «vi må foreta endringer» når du i stedet kan skrive «vi må endre», eller «saken skal underlegges vurdering» i stedet for «vi vurderer saken». Sett også flere punktum i stedet for å skrive kjempelange setninger. Punktum er det vakreste tegnet.

Calvert har også et råd som mange kanskje ikke har tenkt over – at det kan være lettere å skrive hvis du kan gjøre det sammen med noen.

– Ove og jeg skrev «Skriv godt, bli forstått» sammen i et felles dokument. Vi klippet, limte, slettet og kommenterte hverandres forslag. Nå i ettertid ser vi ikke hvem av oss som har skrevet hva. Det er ikke alle forunt å finne en person du har ubegrenset tillit til, men hvis du har en skrivevenn som du kan kaste ball med, som hjelper deg frem og heier på deg, er det uendelig mye lettere å skrive.

– Kanskje du har en slik kollega i bedriften din? Eller kanskje det er riktig for deg å finne en ekstern person? Skrivevennen må ikke være lik deg, men personen bør ha de samme verdiene – og tåle å både gi og få kritikk. Å ha en skrivevenn passer ikke for alle, og dette er faktisk første gang jeg har testet ut å skrive en lengre tekst sammen med en annen. Ove er min perfekte skrivepartner, og det var jeg også helt sikker på før vi ble enige om å skrive boken sammen.

Calvert understreker at det er svært viktig å sikre kvaliteten på det du skriver, slik at budskapet ditt kommer frem på best mulig måte.

–  Når du som leder skriver noe som er viktig, pass på å kvalitetssikre hos en kollega. Du må være helt sikker på at det du har skrevet, ikke har rom for tolkning, og at poenget kommer fort og tydelig frem. Med én gang du er uklar, er det fort gjort at ryktene begynner å gå i organisasjonen og at folk begynner å snakke sammen. Hvis det du skriver, skaper masse spørsmål, bruker folk mye tid på å svare på disse spørsmålene, diskutere, sende e-poster og prøve å avklare hva som er viktig i det de leste. Enda verre enn at du ikke får frem det du vil, er at du får frem noe annet enn det du vil.

– Når du har fått knadd og gnikket på teksten så mye du klarer, gjenstår det å teste teksten. Du kan prøve å teste to versjoner av en tekst – en kort og en lang. Selv om du tror at den korte teksten ikke får frem nok informasjon, vil den ofte fungere enda bedre enn den lange. Etter at du har testet og fått tilbakemeldinger, må du ta frem barberkniven. Vi kaller det «kutt så det svir» i boka, med hensikt. Det er en grunn til at det heter «kill your darlings». Hver eneste setning og hvert eneste ord skal gjøre en jobb. Gjør de ikke det, må de bort, uansett hvor godt skrevet teksten er.

– Sørg også for at noen leser korrektur for deg. Et eksempel på at dette ikke ble gjort, er annonseteksten som nå har gått viralt, fra kommunen som søker etter en «norsk lærer». Få gjerne en siste tilbakemelding på teksten fra en som du vet tør å si sin mening til deg. Til slutt: Les den høyt for deg selv før du leverer den fra deg. Øret er det beste leseren, avslutter Calvert.

En metode enkelte mener er litt gammeldags, men som fortsatt fungerer som ei kule, er AIDA-metoden. Den står for:

• Attention (oppmerksomhet)
• Interest (interesse)
• Desire (ønske)
• Action (handling)

– Metoden er gull når du skal overbevise noen om noe. Du vekker oppmerksomhet, skaper interesse, skaper et ønske og oppfordrer til en handling. Denne modellen er spesielt god å bruke når du skriver e-poster. I løpet av en dag er det forbausende hvor mange intetsigende emnefelt-tekster vi får i innboksene våre. Det er jo i emnefeltet du skal skape Attention!

• Skriv hovedbudskapet i én setning før du begynner med tekstarbeidet.
• Se for deg én person du skriver for. Da vi skrev boka, hadde vi en person som het Kjell. Han sitter alene på hjemmekontoret, har ingen å sparre med og blir heller ikke målt på det han skriver. Vi har derfor veldig sympati for alle Kjell-er og Kjell-iner der ute.
• Sett i gang, skriv dårlig.
• Finn en skrivevenn, eller i hvert fall en som kan gi deg gode tilbakemeldinger.
• Les ALLTID høyt før du leverer fra deg teksten.

• Ikke gå ut fra at folk skjønner det samme som deg. Kanskje er det ting du tar for gitt eller underforstått regner med at folk vet om. Er du usikker, test begrepene på en utenforstående. Tips: bruk nyansatte for alt det er verdt. Etter tre måneder er de korrumpert og har lært seg stammespråket og kulturen.
• Du skriver bare når du må. Skaff deg mengdetrening og skriv hva som helst for å få motoren i gang. Det kan være noen sider i en dagbok ingen ser, eller noen linjer på et ark til mora di (ikke send arket til henne). Det viktigste? Få noen ord ned på papiret!
• Du skriver for komplekst og bruker masse faguttrykk. Prøv å erstatte fagspråk med enklere ord og begreper, så du er sikker på at leseren forstår.
• Du bruker for mange fyllord som ikke gir verdi. Eksempler: blant annet, litt, osv., bare, med mer.

Tekst: Inger Lise Kontochristos   Foto: Eide Foto