Når pandemien rammer en produksjonsbedrift

– Vi navigerte som mange andre ganske i blinde i starten, og vi visste ikke hvordan vi skulle få løst alt helt praktisk. For oss var det naturlig nok ikke en løsning å plassere alle medarbeidere på hjemmekontor. Produksjonen vår skjer i skift, og vi var nødt til å finne løsninger der skiftet kunne fortsette som før. Ledelsen, inkludert noen mellomledere, kunne utføre jobben fra hjemmekontor, men det var selvfølgelig ikke aktuelt for de produksjonsansatte. Vi bestemte oss helt fra starten, før det ble pålagt fra myndighetene, at de i staben som ønsket å ha hjemmekontor, kunne få det.

– Vi tilrettela for å gjøre hjemmekontorhverdagen så smidig og fungerende som mulig. Det neste vi gjorde, var å etablere et møte klokken 9 som vi kalte «morgenkaffen» og et møte klokken 14 som vi kalte «to-kaffen». Det var ikke bevisst i starten, men vi så raskt at det hadde en svært god effekt, siden folk fikk tatt pauser og «tatt en kaffe sammen». Det ble et avbrekk i ellers lang strøm av Teams-møter, og disse to halvtimene i løpet av dagen var gull verdt. Når vi begynte med for mye jobbsnakk, ble vi bedt om å ta dette i en egen samtale etterpå.

– Hele tiden har jeg hatt en regel for meg selv at kameraet mitt alltid skulle være på i Teams-møter – selv om jeg var den eneste i møtet som hadde på kameraet. Jeg er glad i folk og liker å se folk, og tenker at det er viktig i en sånn situasjon. Dette hadde en smittbar effekt og etter hvert kom det flere og flere på med kamera.

Langfjord forklarer at noe av det første han ble svært bevisst på, var at han ikke hadde alle svarene som daglig leder.

– Dette var ulikt alt annet vi hadde vært borti før og vi visste ikke hvordan ting kom til å bli. Vi var hele tiden åpne ovenfor de ansatte, slik at de visste like mye som det vi i ledelsen visste om situasjonen vi sto ovenfor. Åpenhet har vært svært viktig for oss hele veien, og er etter min mening en av årsakene til at vi har lyktes med å holde hjulene godt i gang også under pandemien.

– Vi kommuniserte tydelig at vi måtte gjøre alt som var nødvendig mens pandemien sto på, men at så fort vi kunne, skulle vi tilbake til vanlig drift. Noen av våre ansatte bruker ikke digitale medier i særlig grad. Vi tok derfor i bruk en SMS-tjeneste der vi jevnlig sendte ut informasjon til alle, slik at alle kunne føle seg inkludert og ivaretatt. Dermed hadde alle også samme informasjon og vi slapp at noen lurte på hva som nå kom til å skje.

– Det var til tider krevende for de skiftansatte og skiftformenn som nå måtte klare seg på anlegget uten støtten fra administrasjon. Stengt kantine førte til sosial distansering og det falt i tillegg ekstra arbeidsoppgaver på mellomlederne som var igjen, siden administrasjon satt på hjemmekontor. Men aksepten var stor, og alle gjorde det de kunne for at vi skulle klare å holde hjulene i gang.

– Vi lagde oss tidlig en kontinuitetsplan – en «hva skjer hvis»-plan. Hva skjer hvis vi blir rammet på deleleveranser? Hva skjer hvis det ene skiftet blir rammet? Vi jobbet oss gjennom alle mulige scenarioer før sommeren 2020, og la den i skuffen. Det var en del frustrasjon rundt dette arbeidet – flere lurte på om vi egentlig trengte dette. Planen ble liggende i skuffen, og ingen fikk bruk for den. Så smalt det i Brønnøy kommune med et stort smitteutbrudd nå i 2021. Dette var dagen før vi hadde tenkt å åpne opp igjen.

– Da var det en enorm lettelse å kunne dra frem planen og se hva vi tenkte i fjor. Vi gjorde bare noen få justeringer på oppdaterte tall, og kunne ta i bruk planen som den var. En av grunnene til at vi lagde planen, var all den «tause kunnskapen» som finnes i bedriften. Flere har jobbet der i en årrekke – hva skjer hvis de ikke kan komme på jobb? Hva skjer hvis mellomlederne ikke kan møte? Vi måtte sikre at vi hadde dokumentert denne kunnskapen slik at de som ikke hadde den, visste hva de skulle gripe etter hvis det ble behov.

Langfjord forteller at de har allmøter én gang per måned, der de stopper produksjonen i en times tid og begge skiftene samles. Disse måtte endres da koronaen traff. Det samme måtte driftsmøtene.

– Da vi stengte ned, måtte skiftene separeres slik at det ene ikke smittet det andre. De fikk bare hilst på hverandre når de kjørte forbi hverandre i bil. Vi tok derfor allmøtet over til Teams, og det har vi fortsatt med også nå i den «nye virkeligheten», slik at vi også inkluderer de det ikke passer for eller som har avspasering. De som er på jobb, er med fysisk på anlegget, og andre er med digitalt. Vi har fått solid bekreftelse på at det å møtes er viktig, og folk jublet da vi kunne ha fysisk allmøte igjen. Men her har vi altså valgt å fortsette med den digitale komponenten i tillegg.

– Før pandemien hadde vi driftsmøter med produksjonsavdelingen, der vi er ute på anlegget og inspiserer og legger en 14-dagersplan. Vi kjørte opp til de høyeste punktene på bruddet der vi kunne se alt og diskutere fremgangen. Da koronaen traff, kunne vi ikke lenger gjennomføre disse driftsmøtene. Vi hadde tidligere brukt en drone til oppmåling på anlegget. Sjefen for produksjonsavdelingen fikk da en idé om at vi kunne bruke dronen til å fly gjennom bruddet. Dette ga en helt utrolig effekt og eliminerte delvis helt behovet for å fysisk bevege oss rundt i bruddet for å gjennomføre driftsmøter. Vi har fortsatt å bruke dronen selv nå når driftsmøtene kan gjennomføres fysisk, så man kan trygt si at koronaen har gitt oss driftsfordeler i etterkant.

– Dronen ble også brukt på en annen måte vi ikke hadde sett for oss. Vi har jevnlige produksjonsmøter med hovedkunden vår som vi leverer kalken til. Disse møtene gjennomføres seks ganger i året, og da går vi gjennom produksjonen i detalj inne på anlegget. Der begynte vi også å ta i bruk dronen når vi ikke lenger kunne gjennomføre disse møtene fysisk. Dronen kunne zoome inn på den minste lille detalj i bruddet, og møtet ble deretter gjennomført med dronevideoen som grunnlag.

– Nå som vi kan møtes fysisk igjen, har vi valgt heller å fortsette å møtes digitalt på Teams. Med dronevideoen har vi alt vi trenger, og dette sparer store ressurser både for oss og kunden. Et sånt samarbeidsmøte kunne ta over to dager for de som skulle reise hit, nå tar møtet fire til fem timer. Totalt sett har vi altså lagt om flere deler av driften fra analogt til digitalt, og dette har gitt oss fordeler i etterkant av pandemien. Blant annet har reisevirksomheten vår blitt kuttet med 60 prosent og vi drar ikke lenger til Gardermoen for et totimersmøte med en leverandør, avslutter Langfjord.

 Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: privat