Når teamet sjelden møtes

Er det egentlig forskjell på team som jobber fysisk nær hverandre og ikke? Ifølge Aalberg er det ingen fasitsvar på dette spørsmålet.

– På en måte er det ganske likt, men samtidig er det ganske forskjellig. Det at folk er ulike, har forskjellig språk og forskjellig syn på verden og oppfatter ting ulikt, vil man oppleve i alle team, uavhengig av om teamet sitter samlet eller på avstand. Utfordringen med distribuerte team er at alle ulikheter multipliseres. Det er altså de samme utfordringene, men de oppleves større.

Selv team som er gode til å oppnå mål og resultater, vil kunne kjenne på at det er spesielt utfordrende å opprettholde god kommunikasjon. Faktisk er kommunikasjon ofte vurdert som den aller største usikkerheten i et team.

– Kommunikasjon i team er kjempevanskelig! Det er utrolig lett at det oppstår misforståelser, som for eksempel kan komme av informasjon som forsvinner underveis på grunn av for eksempel digital kvalitet, språklige nyanser eller kulturforskjeller. Jeg underviser om usikkerhet i prosjektarbeid, og der trekkes ofte kommunikasjon og samarbeid i teamet fram som den største usikkerheten. Det kommer helt enkelt av at folk er forskjellige.

– I dag er det mer og mer sjeldent at man deltar i prosjekter som består av folk med helt lik bakgrunn og utgangspunkt. Hvilket språk man snakker, kan være et eksempel på et slikt utgangspunkt. I et av de store prosjektene jeg jobber med i dag, er det mange nasjonaliteter som er involvert, og alle disse er ulike mennesketyper i tillegg. 

– En av mine oppgaver har vært å bidra til godt samarbeidsklima i de ulike gruppene der. Det er fortsatt deltakere i gruppene som jeg fremdeles ikke har møtt den dag i dag, da alt arbeidet foregikk under covid. Det tok tid å få på plass de ulike teamene, og selv om det i starten var vanskelig å få det til å fungere, tok det etter hvert skikkelig form. Det er rett og slett en øvingssak å etablere godt samarbeid når man jobber i distribuerte team.

Det ble mye vanligere å jobbe i distribuerte team etter pandemien. Folk har en lavere terskel for å gå inn i slike samarbeid i dag enn det som var vanlig før, det finnes mange flere verktøy nå, og de fleste er forberedt på å ta dem i bruk, forklarer Aalberg.

– For min egen del var pandemien noe av det beste som kunne skje. Jeg er interessert i digital undervisning og har mange tanker om det. Med hjemmekontor har jeg fått mulighet til å utnytte tiden min på en bedre måte. Digitalt teamarbeid har mange fordeler. Det er veldig effektivt, og man slipper å bruke tid og penger på reise. Samtidig oppleves ofte kommunikasjonen som vanskeligere. Jeg tror også at mange mennesker har kjent på et savn av å være sammen med kolleger på kontoret.

Når man kobler seg opp for å samarbeide digitalt, så må man være bevisst hvilke former for kommunikasjon som ikke fungerer like godt. Aalberg peker på tre faktorer man bør være ekstra bevisst på.

– Et eksempel på det er ironi. Det funker godt når man er sammen med hverandre, ser ansiktsuttrykk og hører tonefall, men er ikke spesielt effektivt digitalt. En annen ting som kan forsvinne i kommunikasjonen, er de små signalene man kanskje ubevisst sender når man er usikker eller har misforstått noe. Da er det noen nyanser der som kan være vanskelig å fange opp når man sitter på ulike steder.

– En tredje faktor er at man kan glemme tidssoner og tidsforskjeller. Man kan risikere at noen i teamet har sine hverdagslige forpliktelser å stille opp på, samtidig som de må jobbe både kveld og natt, og ta viktige beslutninger i jobben. Dette bør løses på en slik måte at byrden fordeles jevnt i teamet. Man kan for eksempel velge å la slike ulemper gå på omgang, slik at det ikke alltid blir den samme som sitter der midt på natten i et møte. Dette prinsippet kaller jeg «Share the pain».

– En av grunnene til at jeg er opptatt av team og arbeid i distribuerte eller virtuelle team, henger sammen med vulkanen på Island som i 2010 gjorde oss askefaste. Akkurat mens alle flyene sto på bakken, skulle jeg holde et kurs med 20 deltagere fra oljeindustrien i Lisboa, og dette ble selvsagt umulig. Da måtte vi finne på noe lurt, og jeg gjennomførte mine første undervisningstimer med «Tore’s TV» som vi kalte det. Det var en tidlig versjon av Zoom, hvor deltakerne fulgte med på nett og snakket tilbake til meg via telefon.

– Det finnes masse kunnskap og metoder for å sikre kommunikasjon i team. Man kan bruke ulike planleggingsteknikker og verktøy som passer på at kommunikasjonen i teamet blir bra. Slike verktøy fungerer gjerne godt hvis folk er flinke til å ta dem i bruk. I det siste har jeg fulgt et Scrum-prosjekt og hørt på når utviklerne har kommunisert. Det er en fryd å observere hvor disiplinerte og ryddige de er i arbeidet med kommunikasjonen, avslutter Aalberg.

1 – Smalltalk og personlig drøs kan fort forsvinne når man jobber i distribuerte team. Jeg vil slå et slag for å slå av en slik prat uansett. Man skal ikke undervurdere viktigheten av å prate om været eller hva dere skal gjøre i ferien. Mennesker trenger slike pusterom.

2 – På grunn av at kommunikasjon i distribuerte team kan være utfordrende, er det nyttig å dobbeltsjekke at det som er sagt, også er forstått av de andre i teamet. Da kan man spørre «Skjønte du det jeg forklarte?» eller «Fortell meg hvordan du forstod det jeg nettopp sa». Bruk den tiden det tar for å sikre at kommunikasjonen er på plass.

3 – Noe av det aller viktigste er likevel å sørge for at alle har gode nok verktøy til å kunne delta i teamarbeidet og kommunikasjonen på like vilkår. Alle må ha siste oppdatering av programvare og utstyr som fungerer, og alle må ha god nok opplæring. Det er ikke vanskelig, men det krever kanskje at noen tar ansvar for å sikre at det kommer på plass.

• Donatella De Pauli, min kollega på BI, har lagt ut flere forelesninger på Youtube som handler om dette temaet.
• Selv har jeg hentet mye kunnskap fra Erik Larson og Gray Cliffords bok, «Project Management: The Managerial Process», som er tilpasset internasjonalt samarbeid i distribuerte team.

Tekst: Stine Hegrenes   Foto: Privat og Istock.com