Samspill mellom mennesker og maskiner – slik får du det til

De beste bedriftene før korona blir nå bedre, og de dårligste blir dårligere. De som var gode før korona, har fått styrket omdømmet sitt og posisjonen sin som arbeidsgiver, mener Landsnes.

– God ledelse handler om å ta medarbeiderne på alvor, bli kjent med den enkelte, gi ansvar gjennom å bygge en tillits- og prestasjonskultur. Når mange plutselig ble sendt på hjemmekontor, var det i disse bedriftene ikke den store omveltningen. Ledere kjente godt sine ansatte, og de visste hvem som hadde behov for mest støtte, og hvem som var trygge nok til å styre seg selv. Du finner også veldig ofte en positiv endrings-energi og vilje i disse bedriftene, noe som har vært ekstremt viktig både med tanke på hjemmekontorsituasjon og nødvendig økt bruk av digitale verktøy når en jobber «remote» eller distribuert.

– Ledere som er opptatt av system og kontroll, ble usikre og slik jeg opplevde det, enda mer kontrollerende. Mange arbeidstakere følte på usikkerhet både for seg selv, familie og jobb, uten å få den nødvendige støtte og frihet de hadde behov for. De måtte stort sett finne ut av nye digitale verktøy selv, og det ble diskusjoner om det var «lov» å ta seg en tur ut midt på dagen. En leder bør heller tenke: «Jeg bryr meg ikke om når du gjør oppgavene så lenge resultatene dine er gode og i tråd med det vi er enige om».

– Vel et år etter mars 2020 er det tydelig at mange arbeidstakere har satt pris på fleksibiliteten og ønsker å fortsette den. Mange har også opplevd nytten av å ta i bruk nye verktøy både i kommunikasjon og arbeidsprosesser. Når vi nå snart kan gå tilbake til en ny normal, vil behovet for å håndtere andre forventninger fra de ansatte være stort. Der vinner de beste, og de andre må ta til takke med å være sistevalget når vi skal velge oss en arbeidsgiver.

Landsnes viser til en rapport fra McKinsey der de fant at 70 prosent av alle endringsprogrammer mislykkes i å nå de målene som settes. McKinseys rapport gir oss også to hovedårsaker: Lederadferd og ansattes motstand.

– Det er et uttrykk som sier: «Organizations don´t change – people do or they don´t». For å mestre det kommende endringsbehovet må du som leder ta det hele på alvor og lære menneskene dine å kjenne. Hvem er de, hva er det som trigger dem, hvordan får du alle med deg på reisen uten å skape motstand og redsel?

– Nysgjerrighet og livslang læring er ord vi trenger i vårt DNA. Jeg må kjenne meg trygg på å trykke på nye knapper, lære meg nye ting og gjøre noe annet i morgen enn i dag. Jeg må ha svaret på hvorfor disse endringene er nødvendig og at mine behov for mestring, autonomi og tilhørighet blir ivaretatt. Da kan jeg gå inn med positiv endringsenergi og ønske ny teknologi velkommen.

– Dersom du ikke klarer å skape en kultur for nysgjerrighet og livslang læring, så har du ikke sjans til å overleve slik som ting er nå. Du må få til en forståelse for at digitalisering ikke bare handler om å kjøpe nye digitale verktøy. Det handler selvsagt om teknologi òg, men den menneskelige faktoren er den viktigste og må tas mest hensyn til. Det betyr at du virkelig må involvere medarbeiderne på en god måte. Du må først og fremst snakke med folk. Er dere en stor bedrift, må du kanskje bruke spørreskjema. Hvis dere er mindre, kan du kalle inn til et møte. Ta medarbeiderne med i planlegging. Spør, diskuter og la de være med på valgene som skal tas. Du må gi medarbeiderne dine muligheter til å prøve og feile. Sørg for psykologisk trygghet. Da går du mye mer inn på det å være leder. For poenget er at det å være leder har ikke endret seg selv om vi har blitt digitale. Forskjellen med digital ledelse, er at du må være enda mer fremoverlent, enda mer nysgjerrig og enda mer søkende. 

– Det skjer så mye, så du er nødt til å følge med og hente inn nødvendig kompetanse både til deg selv og medarbeiderne. Og det er ingen tvil om at nettverk, samarbeidspartnere og andre interessenter er en stor del av det. For meg er den viktigste kilden å følge med på podcaster, som for eksempel fra Atea. «Her gjelder det å ikke være hjemme alene i hodet», var det en som sa til meg en gang.

Landsnes understreker at det å velge bort digitalisering i dag, er som å stikke hodet i sanden.

– Vi har allerede blitt «stordigitalisert» i privatlivet vårt, og vil etter hvert ikke finne oss i at bedriften vi jobber i, henger bakpå. Hvorfor må jeg springe rundt med papir for godkjenning på jobben når jeg får lån i banken på minutter fra sofakroken?

– Etter mars 2020 har vi lært oss å sette pris på fleksibilitet og distribuert jobbing. For å kunne fortsette med det, vil det kreve endringer av både prosesser og arbeidsmetodikk på det digitale formatets premisser. Det holder ikke med kun videomøter eller digitale verktøy og fortsette resten som før. Det er andre måter å jobbe på nå. Og et digitalt møte krever helt andre ting enn et fysisk møte.

– Hvis du tenker deg at vi etter hvert stort sett jobber distribuert. Du kaller inn til et møte hvor tre deltakere er på samme lokasjon i ett møterom, og tre andre sitter på hver sin lokasjon som de i møterommet ser som små skjermer på veggen. Det vil gi en ubalanse blant deltagerne i møtet. Skal dette bli normalen, må vi alle sitte på skjerm om vi er i samme møterom eller ikke.

For at ledere skal kunne lykkes med digitalisering i sin bedrift, mener Landsnes at de må være nysgjerrige på hva som rører seg innen teknologi, involvere menneskene de har med seg, være åpen om de endringene de ser behov for, sette bedriftens behov i førersetet når de velger teknologi og sjekke at interne og eksterne prosesser og arbeidsmetodikk samsvarer med nye verktøy.

– Business Canvas er en veldig utbredt modell vi ofte bruker når vi setter opp en ny forretningsmodell, eller om du allerede har bygd den opp, men må starte litt på nytt. Rykk tilbake igjen til start, se gjennom din egen forretningsmodell nå – og med et digitalt øye – hvordan ser det ut i dag? Du starter med en ny gjennomgang av både ståsted og egen forretningsmodell. Du trenger ikke å gjør det så vanskelig. Start med det du har og se på det først.

– Når jeg går inn i en bedrift, vurderer jeg først hvordan det ser ut i dag, da med et digitalt og teknologisk øye: Hva gjør de i dag? Tar en SWOT-analyse med tanke på bedriftens utgangspunkt i dag, og for å se hva konkurrentene gjør. Hvor er de gode, hvor er de ikke så gode? Og så tar vi noen valg ut ifra det og setter opp en plan. 

Med tanke på det å endre arbeidsmetodikker etter covid-19, så har Landsnes hentet mye inspirasjon hos Heidi Nygjelten, Nordic Chief People Officer hos Amesto TechHouse.

– I Amesto har de satt i gang et utrolig godt arbeid hvor de først og fremst har vært ute og spurt de ansatte om hvordan de vil ha det nå, hva de har lært, og hvordan de vil ha det fremover. Og på bakgrunn av det, så setter de opp nye retningslinjer og rutiner for hvordan de skal jobbe sammen.

– Det er for eksempel lett for Telenor å gå ut og si at nå kan alle jobbe hjemmefra, men det er ikke alle bedrifter som er der. De aller fleste går tilbake til hvordan det var, og så får de tilbake ansatte som egentlig syns det var veldig greit å styre sin egen arbeidshverdag. Jeg tror derfor mange vil velge arbeidsgiver etter hvor fremoverlent de er digitalt.

– De bedriftene som velger digitale verktøy uten å ha en plan, uten å ta hensyn til egne behov, uten at de tar hensyn til medarbeidere eller organisasjonen, eller som tror at digitalisering er noe som ikke gjelder en selv – de bommer helt og totalt. De som vil lykkes i dag og fremover, er de som er nysgjerrige og endringsvillige, de som er åpne og som skaper en kultur for å prøve og feile. Og sist, men ikke minst: Husk å involvere flere ansatte. Jeg er sikker på at noen hos deg er nysgjerrige og godt oppdatert på ny teknologi, avslutter Landsnes.

1. Start med en god gjennomgang av din egen forretningsmodell:

• Hva leverer vi til hvem, og hvordan?
• Ta en digital SWOT – hvor digitalt moden er bedriften? Utnytter vi mulighetene digitale verktøy gir til å endre praksis og rutiner?
• Hvordan ser konkurrentbildet ut? Hvor digitale er de?
• Er det noe hos oss som kan digitaliseres, finnes det teknologi som kan forbedre kundeleveranser og interne prosesser? (Som et middel til å sikre verdiskapning)

2. Ta valg med et kost-nytte utgangspunkt, start der du ser størst behov for endring, og hvor du tidlig kan oppnå effekt. Det hjelper deg også i det videre endringsarbeidet, det er enklere for oss som mennesker å bli med videre når vi ser positive resultater.

• Fokuser på det som skal forbedres
• Husk at vi skal endres til noe, ikke fra alt
• Husk å verdsette historien og dens suksesser
• Kommuniser: HVA – HVORFOR – HVORDAN – NÅR
• Legg til rette for at alle føler mestring, blir sett og anerkjent
• Gi tillit og ansvar
• Involver og inkluder alle ansatte
• Vær tydelig hvor dere skal og det nye fremtidsbildet
• Se dine ansatte og legg forholdene til rette for nødvendig kunnskap
• Hold alltid fokus på videreutvikling, det skaper «endringsvante» ansatte
• Vær åpen og ærlig i all kommunikasjon
• Husk at menneskelige reaksjoner er normalt i omstillinger
• Vis entusiasme – vær positiv og entusiastisk til fremtidsbildet

• Å velge digitale verktøy:
  • uten å vurdere eget behov
  • uten å involvere organisasjonen
  • uten en plan for implementering
• Å tro at digitalisering er noe IT holder på med og at det ikke angår deg som leder

1. Vær nysgjerrig og endringsvillig
2. Vær åpen og involver hele organisasjonen
3. Skap en kultur for å prøve og feile
4. Start med mindre prosjekter (gjerne en test)
5. Akkurat nå er det beste tidspunkt å starte

1. Podcasten Teknologi og mennesker.
2. Podcasten 30 minutter inn i fremtiden.
3. McKinsey Digital.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes          Foto: Tommy Ellingsen, Xavier Saumel Giralt og Rune Glasø.