Hvor går egentlig grensen mellom kontroll og overvåkning? Og hvordan unngår du at kontrollfreaken i deg tar overhånd.
– Jeg foretrekker å først og fremst omtale det som kontroll fordi det ofte ikke er lederens intensjon å overvåke de ansatte, selv om de ansatte til tider kanskje kan føle det slik, sier Henok Tesfazghi, juridisk seniorrådgiver i Datatilsynet. Han tror arbeidsgivere alltid har hatt et ønske om å kontrollere sine ansatte.
– Det eneste som har endret seg er de tekniske metodene for å utføre kontroll. Er du arbeidsgiver i en bransje der du ved å kontrollere de ansatte oppnår en gevinst i andre enden, så vil det for mange være fristende å benytte seg av de mulighetene som finnes. Målet for de fleste ledere er jo å finne måter å effektivisere driften på, sier Tesfazghi.
Han mener at det finnes syndere i alle bransjer når det gjelder kontroll av ansatte.
– Store organisasjoner synder kanskje oftere på prosessen, ansatte føler at de ikke blir tatt på alvor og at de ikke er en del av beslutningsgrunnlaget, mens små og mellomstore virksomheter ofte har egenrådige sjefer som setter i verk det de ønsker. De har kanskje ingen andre å svare til og kjenner ikke til regelverket godt nok, sier seniorrådgiveren.
Kontroll satt i system
I følge Henok Tesfazghi så er ofte ikke hvert enkelt kontrolltiltak ulovlig, men de kan bli det dersom de brukes samlet og settes i system.
– Det kan være behov for både digitale stemplingsur, logging og GPS-sporing for å registrere arbeidstid og beregne lønn og kjøreavstand. Men i det man legger sammen all informasjonen som registreres så har man plutselig kartlagt alt hva den ansatte har gjort den dagen. Da har man sannsynligvis gått over til å overvåke den ansatte istedenfor at kontrolltiltakene hver for seg gir ledelsen verdifull informasjon som også kommer den ansatte til gode, sier Tesfazghi.
Han anbefaler alle arbeidsgivere som er i tvil om det er ok å innføre et kontrolltiltak om å kontakte Datatilsynet for å få råd og veiledning.
– Det er mye bedre å ringe en gang for mye enn en gang for lite. Det er en liten investering i forhold til risikoen ved at prosessen ikke blir vellykket, da kan kostnadene bli svært høye, sier seniorrådgiveren, som oppfordrer ledere til å etablere en god og åpen dialog med de ansatte når kontrolltiltak skal iverksettes.
– Ikke glem at tillit er den viktigste bestanddelen i en arbeidsavtale. De ansatte skal føle at de de er med på å påvirke avgjørelsen som blir tatt. Hvis de får et tiltak tredd nedover hodet kan det fort føre til mistenkeliggjøring. Sjelden jeg har opplevd at de ansatte har satt seg på bakbeina hvis de har vært med i prosessen, sier Tesfazghi.
seg på bakbeina hvis de har vært med i prosessen, sier Tesfazghi.
Kunsten å endre lederstil
Organisasjonspsykolog Helge Dale er enig, han er daglig leder i Organisasjonspsykologene AS og mener at åpenhet og tillit er viktig for et godt arbeidsforhold. Etter mange år i bransjen anslår han at så mange som en tredjedel av alle de lederne han har vært i kontakt med har utfordringer når det gjelder kontroll og tillit til sine ansatte. Han tror årsakene kan være både usikkerhet og manglende evne til å endre lederstil.
– En ny arbeidstager har sjelden behov for ekstra motivasjon, han eller hun drives gjerne av nysgjerrighet og gleden over å ha fått jobben. Den nyansatte får ofte en vellykket start hvis du som leder er tydelig og god på kontroll. Dette skaper trygghet, den ansatte blir fulgt opp, får opplæring og føler at det er lett å komme inn i arbeidsoppgavene. Er du derimot dårlig på kontroll ved nyansettelser så vil det motsatte skje, sannsynligvis vil den ansatte føle utrygghet ved å ikke ha oversikt over hva som skal gjøres, og føle seg litt fortapt på en ny arbeidsplass, sier organisasjonspsykologen.
Ved ansettelser vil derfor en leder som er god på kontroll ha et fortrinn, men så går tiden og den ansatte trenger ikke samme oppfølging for å føle seg trygg.
– Du er avhengig av at en person utvikler seg i selskapet, det er en naturlig prosess for enhver ansatt. Dette fordrer at personen også får større frihet og da må lederen gi slipp på noe av den kontrollen som fungerte så godt da personen ble ansatt, sier Helge Dale.
Derfor er det i følge ham så viktig at ledere blir gode på å skifte lederstil avhengig av hvor i ansettelsesløpet den ansatte er.
– Hvis den ansatte får for strenge rammer så påvirker dette motivasjonen negativt, han eller hun får ikke rom til å utvikle seg kreativt og kan fort føle seg begrenset og overvåket. Kanskje vil du som leder merke at den ansatte trekker seg mer og mer unna, mens du på din side føler at du gjør ting akkurat slik du alltid har gjort det uten å se at du selv er en del av utfordringen, sier Dale.
Antagelser og mistanker
En annen årsak til økt kontrollbehov kan være antagelser om at en ansatt ikke gjør jobben sin.
– Det begynner ofte med at du er usikker, du har kanskje en sterk magefølelse, men magefølelse er en veldig uspesifikk sensor, det kan også skyldes fem kopper kaffe, du kan ikke handle etter det, sier Helge Dale.
– Spør deg selv om denne antagelsen er noe du vet eller om det bare er noe du tror. I det man har en følelse av at en ansatt ikke gjør som avtalt eller forventet skal det alltid sjekkes ut i form av spørsmål og ikke av handling. Ta kontakt med den ansatte før du vurderer å øke kontrollen. Mange ledere frykter å konfrontere de ansatte med mistankene de har, men nøkkelen til å unngå konflikter og mistenkeliggjøring av både ansatte og ledere er å ha en god og forutsigbar dialog, sier Helge Dale.
Han forteller at ledere med et svært stort kontrollbehov fort kan bli grepet av paranoide trekk.
– De kan tro at medarbeiderne bevisst jobber for å sluntre unna og sikre seg goder hvis de ikke følger med. Istedenfor å ta opp dette med de ansatte så kommer teknologien til nytte istedenfor. Kanskje begynner de å sjekke eposten til de ansatte i det skjulte og plutselig har lederen kjørt seg inn i et spor det er vanskelig å komme seg ut av, sier Dale. Han viser til at denne type kontroll av ansatte er ekstremt resurskrevende, ofte ulovlig og sjelden får en konstruktiv utgang.
– Jeg har vært borti ledere der kontroll av ansatte nesten har spist opp all deres tilgjengelige tid. De sliter seg ofte ut og får utfordringer med å tenke strategisk fremover fordi de kun henger opp i detaljer som skal sjekkes ut, sier organisasjonspsykologen
Helge Dale anbefaler også å ta med de ansatte på råd når det skal innføres et kontrolltiltak på arbeidsplassen.
– Fortell på forhånd hva du kommer til å sjekke, på den måten har de ansatte mulighet til å komme med sine meninger og slipper overraskelser som kan føles ubehagelige og som om de blir mistenkeliggjort, sier Dale.
Han mener at man som leder skal være åpen om sitt eget kontrollbehov slik at kollegaer og ansatte kjenner til utfordringen. Samtidig skal du vise villighet til å jobbe med det og øve på å gi slipp på noe av kontrollen.
– Gi dem nok frihet til å utvikle seg og tenke kreativt, på den måten får du motiverte ansatte som kjenner at de har en leder som har tillit til at de gjør en god jobb, sier Helge Dale.
Slik demper du kontrollbehovet
- Vær åpen om at du har et stort kontrollbehov.
- Orienter alltid de ansatte før du innfører nye kontrolltiltak.
- Snakk før du handler hvis du mistenker at jobben ikke blir gjort tilfredsstillende.
- Tilpass alltid lederstilen din til den ansatte, en nyansatt vil ha større behov for kontroll og veiledning enn en som har jobbet i bedriften en stund.
- Be om råd, diskuter utfordringene dine med en god kollega eller nærmeste overordnede, ofte ser de saken utenfra og kan gi gode råd.
- Er du usikker på om du gjør noe ulovlig? ta kontakt med Datatilsynet, de kan veilede deg når det gjelder personvern.
Råd til arbeidsgiver om virksomhetens bruk av e-post
· Ha klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. De fleste arbeidsgivere vil tillate en viss bruk av e-postkassen til private formål – eventuelle begrensninger bør fremkomme tydelig. Legg særlig vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av fraværsassistent ved planlagt fravær.
· Definer hva som anses som et grovt brudd som kan føre til e-postinnsyn i virksomheten.
· Definer når det kan bli aktuelt med innsyn i e-post, hvem som kan beslutte at innsyn skal skje, og hvilken fremgangsmåte man vil benytte i slike tilfeller.
· Lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv.
Sjekkliste for overvåking og logging av arbeidstakeres bruk av datasystemer
Arbeidsgivere kan:
- Forby nedlasting av musikkfiler eller store bildefiler
- Forby bruk av systemet til private formål
- Benytte loggene til overordnet systemovervåking (gruppenivå)
- Bruke loggene til å finne frem til hvem som står bak uønsket aktivitet. Etter at fristen arbeidsgiver har satt for at aktiviteten opphører har gått ut, kan arbeidsgiver gjøre dette uten samtykke fra de ansatte.
- Bruke tekniske sperrer mot visse typer nedlasting eller nettsteder dersom de ser av loggene at datasystemet misbrukes i strid med retningslinjer, eller at det generelt brukes for mye tid på internett.
Arbeidsgivere skal:
- Gi beskjed til ansatte dersom de vil kontrollere om systemet benyttes til ureglementert aktivitet
- Kontakte politiet dersom loggene indikerer straffbare forhold, for eksempel surfing på barnepornografi
Arbeidsgivere kan ikke:
- Kartlegge hvor mye tid hver enkelt ansatt bruker på internett, eller hvilke sider som blir besøkt
- Bruke datasystemets aktivitetslogger, som er ment for å ha oversikt over driften av systemet, til å også overvåke de ansattes produksjon.
Tekst: Tanja Hauge Reine
