Slik lager du en god kultur for tilbakemeldinger på arbeidsplassen

– Hvis en bedrift ikke har en kultur for tilbakemeldinger, kan det føre til at noen blir unødvendig usikre. Noen er naturlig selvdrevne og har ikke et like stort tilbakemeldingsbehov, men de aller fleste vil trenge eller like å få en bekreftelse i ny og ne. Mange vil bli usikre på om de er ønsket og verdsatt på arbeidsplassen, særlig hvis de er nye, eller hvis de er unge eller uerfarne med bransjen.

– Da kan de begynne å gruble på om de har noe der å gjøre, om de egentlig hører hjemme der, og dermed bruke en del energi på å gå og lure på sin egen plass og om det de gjør er bra nok. Et miljø som er fattig på tilbakemeldinger kan føre til et mentalt energitap fordi folk blir usikre. Og ledelsen går glipp av muligheten til å skape gode bånd mellom folk. Man knytter seg sammen når man utveksler tilbakemeldinger, og det er fint og produktivt å være knyttet sammen på et arbeidssted.

Øiestad peker på at mange ikke er bevisste på hvor viktige positive tilbakemeldinger er. Hun legger til at det ikke er vondt ment, men at man rett og slett ikke tenker over det.

– Man sysler med sitt, og registrerer kanskje at noen har gjort en bra jobb et sted, men tenker ikke på at det er veldig ålreit å faktisk si det til vedkommende. Mange mangler steg to her. Man kan gjerne tenke noe pent om en medarbeider, men det er jo ikke en tilbakemelding. Det er det først når den tanken blir kjent for vedkommende på en eller annen måte. Manglende bevissthet om betydningen av tilbakemelding tror jeg er det største hinderet for god tilbakemeldingskultur. Det finnes sikkert også de som ikke vil føle at de stiller seg til doms over medarbeidere ved å vurdere deres arbeid, som synes det blir litt kleint, og ender opp med å droppe det.

– En tredje grunn kan rett og slett være at noen er gjerrige på ros og tilbakemeldinger, og heller vil motta enn å gi tilbakemeldinger, uten at man vil si det høyt. Og en fjerde grunn kan være at man holder tilbake positive tilbakemeldinger fordi man har negative følelser ovenfor den det gjelder. Det er vanskelig å skryte av noen man har noe uoppgjort med, man føler at vedkommende ikke fortjener ros. Men en slik situasjon er jo en ypperlig anledning til å bryte isen – ved å gi en positiv tilbakemelding ber man om godt vær.

– Videre er det lurt å være tilbakeholden med kritikk. Positive tilbakemeldinger kan gjerne strømme fritt, ha gjerne en raus kultur, det er et godt sosialt lim. Men slik kan vi ikke tenke med kritikk. Det skal ikke mye til før mottageren stritter forferdet tilbake. Du kan gjerne strø om deg med tjue rosende kommentarer på en uke, men slenger du ut tjue negative kritikker på en uke, så har du spilt deg selv ut over sidelinjen. Du må være mer forsiktig der. Men mange er ikke bare forsiktige og sensitive, noen er ordentlig redde for det.

– En viktig grunn er at hjernen vår reagerer kraftigere på negative stimuli, enn på positive. Man kan lett bli på vakt av å få negativ kritikk, hjernen reagerer raskt og kraftig. Det er en alarm der som lett kan utløses, et ubehag. Den alarmen kan gjøre at man heller trekker seg, for da slipper man. Eller man velger å utsette dette for å unngå ubehaget. Og det er ubehag for både den som gir og den som mottar kritikken.

– Om man merker at det skorter på positive tilbakemeldinger, men kritikken derimot florerer, da vil nok mange fort bli på vakt og føle seg utrygge. Mistenksomheten vil oppstå, og det er det veldig få arbeidsplasser som tjener på. Utrygghet og mistenksomhet er ikke det som får mennesker til å bli produktive. Positive tilbakemeldinger er nyttige både for den menneskelige trivselen og for produksjonen. Mennesker som triver og føler seg trygge og verdsatte, blir gjerne mer produktive, og tåler også lettere kritikk når den kommer. Føler man at man har en sterk posisjon i bunn, så er det mye lettere å se på hvor man eventuelt kan forbedre seg. Man blir mer mottakelig, og skjønner lettere man hva man må slutte med og hva man må begynne med.

Øiestad påpeker at en kultur for gode tilbakemeldinger kan bygges, og at det viktigste er at lederen er litt mer raus med tilbakemeldingene selv.

– I stedet for å annonsere at «Nå har jeg bestemt at vi skal bli flinkere til å gi tilbakemeldinger til hverandre!» så kan man gå i front for det selv, på en ålreit måte. Ikke bare pepre folk med meningsløse tilbakemeldinger, men at man bruker de mulighetene som naturlig er der. Det kommer litt an på hvor stort arbeidsmiljøet er, men man kan jo lage struktur på det, som for eksempel å ha et positivt søkelys på en medarbeider av gangen i team-møter, litt sånn «ukas spotlight».

– En leder pleide å lage et personlig julekort til hver av sine rundt 50 ansatte, hvor han sa noe om hva han særlig hadde verdsatt hos den personen i løpet av året som hadde gått. Det kunne være alt fra en innsats i et prosjekt til et varmt smil i et slitsomt øyeblikk. Folk gledet seg til å få julekortet, det var ikke så nøye med gaven! Å gi gode tilbakemeldinger er en utrolig god anledning til å markere seg som en leder som faktisk ser alle sine ansatte. Er man leder, så er det veldig dumt å ikke benytte seg av den anledningen.

Øiestad forteller at forskning viser at den tradisjonelle årlige medarbeidersamtalen ofte ikke fungerer etter hensikten.

– Medarbeidersamtalen fungerer bra på cirka en tredjedel av arbeidsplassene, ifølge forskningen. Og på de stedene ser det ut til å henge sammen med at de har et fungerende tilbakemeldingsklima i hverdagen. Hvis du derimot vet at én gang i året skal jeg få tilbakemelding, så blir det et ganske nervepirrende prosjekt. Man må heller tenke at tilbakemeldinger er et hverdagsfenomen, i hvert fall de anerkjennende, positive tilbakemeldingene, og kanskje også hverdagskritikk. Det kan gå fint så lenge man har en trygg og anerkjennende kultur, da tåler folk mye bedre små korreksjoner på arbeidsoppgavene de gjør.        

– Lederen kan også spørre medarbeiderne: «Hva er det jeg som leder gjør/ikke gjør, som gjør det vanskeligere for deg å utføre oppgaven?» Det er sjelden at det en én som har skylden, men det ligger litt latent i folk at når noe går feil, så begynner jakten på en syndebukk – og det skal helst være en annen enn deg selv! Det er en mekanisme jeg tror vi alle kan gjenkjenne oss i, for ingen har lyst til å påta seg skylden. Så det tror jeg kan være en veldig nyttig øvelse, særlig for ledere. Å innse at man selv kanskje har vært for dårlig til å støtte den som ellers ville fått skylden for at noe har gått feil. Tar du en del av ansvaret selv, er det lettere for den andre å ta sin del. Det er som regel mer konstruktivt å lete etter hvordan alle kan ha bidratt til at noe ble feil, enn finne «den skyldige», selv om noen har mer ansvar enn andre.

– Når du gir ros, bør det være konkret, ikke bare «Bra jobba!»  Det er mye som oppleves som en positiv tilbakemelding som ikke nødvendigvis er å fortelle arbeidstakeren om hva man synes er bra – men bare det å bli lyttet godt til, vil oppleves som anerkjennelse. Særlig hvis vedkommende har noe som de er opptatt av eller oppskjørtet over, eller noe som er litt vanskelig å snakke om. Hvis man da som leder lytter og spør og viser interesse og prøver å forstå, så er en god tilbakemelding innbakt i det.

– Det er viktig å få til en dialog, å være klar over at man må lytte til den andre, selv om man er uenig. Skal man gå inn i en potensielt vanskelig samtale hvor man skal ta opp et problem eller stille krav, må man også være opptatt av hvordan det ser ut fra medarbeiderens perspektiv. Man må lytte, ta det inn over seg, og eventuelt la seg påvirke av det som kommer frem. Man må aktivt vise at man prøver å forstå hvordan det ser ut fra ditt ståsted. Det tror jeg er utrolig viktig hvis kritikk skal bli konstruktiv, avslutter Øiestad.

Bok: Effektive ledergrupper – Henning Bang og Thomas Nesset Midelfart, om betydningen av dialog og perspektivbevegelighet

Podkast: Lederpodden

• Du skryter uhemmet og på en intetsigende måte som virker påtatt
• Du gir for mye kritikk fordi du tenker at vi må kalle en spade for en spade
• Du gir for få positive tilbakemeldinger fordi det virker kleint eller smiskete

Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: UIO og Istock.com