Suksess med 4-dagers arbeidsuke

Bo Kønskov, partner og Chief Product Officer i Abtion, mener at 4-dagers arbeidsuke først og fremst handler om å skape en bedre balanse mellom arbeid og fritid.

– Vi har kuttet ned 20 prosent på vår arbeidstid og gjort helgen 33 prosent lenger. Det betyr at vi jobber 7,5 timer om dagen fra mandag til torsdag, og har fri hver fredag. Ideen oppstod opprinnelig da noen av medarbeiderne våre begynte å etterspørre mer fritid fremfor høyere lønn. Ved våre lønnsamtaler var det faktisk noen som spurte om det var mulig å gå litt ned i tid, og for eksempel ha tidlig fri på fredag, som et alternativ til ekstra 2.000,- i lønn.

– Vi er tre medeiere i Abtion, og på det tidspunktet hadde vi alle tre veldig små barn. Vi hadde også kjøpt hus og fått gressplener som skulle klippes, så tanken om å jobbe mindre var appellerende. Samtidig hadde vi ikke problemer med å forestille oss at vi faktisk kunne optimere og bli mer effektive. Vi visste godt at vi allerede kastet bort en del tid på forskjellige ting rundt oss.

– Ved å kutte ned på arbeidstiden skaper vi mer fritid som vi kan bruke på ting som gir oss mer energi, som igjen øker vår prestasjon i arbeidstiden. Men det er mer til det enn det. Vi kan også samle alle våre praktiske ærender, som for eksempel å ha bilen på service på fredagen. Det gir ekstra overskudd i hverdagen fordi vi ikke må stresse for å nå verkstedet etter jobb. Det igjen gjør helgene med familie og venner enda bedre fordi vi ikke trenger å gjøre noe praktisk. Det betyr økt restitusjon, og økt restitusjon gir økt prestasjon. Og økt prestasjon betyr, noe forenklet, at du kan utføre den samme oppgaven på mindre tid.

– Utover dette er det faktisk også en annen interessant mekanisme i spill. Flere forskere har påvist at det er en sammenheng mellom vårt humør og vår evne til å prestere. En glad hjerne yter mer enn en sur eller stresset hjerne. Men hva gjør oss glade? Det har Sonja Lyubomirsky, professor i Institutt for Psykologi ved University of California, svart på. Hennes studier viser at hele 50 prosent av vår gledesfølelse er bestemt av våre gener. 10 prosent påvirkes av omstendigheter, som økonomi. Men de resterende 40 prosent kan vi selv aktivt påvirke. Og det gjør vi blant annet ved å dyrke mer fysisk aktivitet, utføre gode gjerninger og være sosial. Det synes jeg er interessant, fordi det igjen er en selvforsterkende mekanisme. Når vi får mer fritid, får vi tid til å trene og være sosiale. Det gjør oss lykkeligere, humøret stiger og da gjør våre prestasjoner det også.

Da de i Abtion startet ”operasjon 4-dagers arbeidsuke”, var målet å holde omsetningen på samme nivå. Det ville de være tilfredse med. Gevinsten var ekstra fritid, forteller Kønskov. De blev dog raskt positivt overrasket over at de slo sin egen omsetningsrekord to ganger i løpet av de tre første månedene – effekten kom med en gang.

– Sammenligner vi tiden før og etter 4-dagers arbeidsuke, kan vi i dag konkludere med at det er økonomisk bæredyktig. Hver medarbeider omsetter i gjennomsnitt 30 prosent mer per arbeidsuke. Det svarer til en effektivitetsøkning på cirka 50 prosent. De ekstra 30 prosent omsetning er jo skapt på bare 30 timer, og ikke 37 timer.

– I “trivselsregnskapet” kan vi også måle effekten. Vår Employee Net Promoter Score (eNPS), som er et uttrykk for våre medarbeideres engasjement og lojalitet, har aldri vært så høy som nå. Vi har vært bekymret for om det økte fokuset på prestasjon og krav og effektivitet kunne risikere å ha en negativ effekt på trivsel, og kanskje i tillegg føre til stress, men vi ser heldigvis ingen tegn på det. Feedbacken er generelt at den kortere arbeidsuken, tross mer fokus mandag til torsdag, har en positiv stressdempende effekt.

Kønskov har en hypotese om at man vil kunne innføre 4-dagers arbeidsuke uten å egentlig gjøre så mye annet, og det ville fortsatt fungere.

– Det er noe magisk i det. Når det er sagt, så har vi gjort tre ting som har gjort en stor forskjell for oss:

1. Like arbeidstider

– Før 4-dagers arbeidsuke hadde vi fleksible arbeidstider der den enkelte medarbeider selv tilrettela sin egen arbeidstid. Det betød at vi jobbet på vidt forskjellige tidspunkt. Noen møtte veldig tidlig, mens andre først kom på kontoret etter lunsj. Enkelte jobbet flere ganger i døgnet, typisk noen timer om formiddagen og noen timer sent på kvelden. Det betød at vi kastet bort mye tid på å koordinere og kommunisere med hverandre. Bare det å avtale et teammøte var et helvete. Vi er best når vi jobber tett sammen, så der gikk også mye tapt ved at vi ikke kunne prate med hverandre. Alt for mye kommunikasjon foregikk asynkront.

– Med 4-dagers arbeidsuke avtalte vi at vi tidligst ville møte kl. 7.30 og senest kl. 9.00, og at vi alltid tar hele arbeidsdagen i ett tak, uten avbrytelser. Det gir akkurat nok fleksibilitet til at man kan få det til å for eksempel fungere med barn. Den lille endringen har gjort en kjempeforskjell for vårt samarbeid. Kommunikasjonen kan foregå i “real time”. Det betyr rask avklaring og ingen misforståelser. Og vi bruker stort sett ingen tid på koordinering.

2. Færre, kortere og mer effektive møter

Som de fleste andre organisasjoner, brukte de i Abtion veldig mye tid på å ha møter med hverandre, forteller Kønskov.

– Det var det grunnleggende to årsaker til. Det ene var at vi ikke var tydelige nok på hva vi ville ha ut av møtene. Det andre var at vi ikke forholdt oss til hvor lang tid vi faktisk hadde bruk for, men innkalte som standard til en, to eller tre timer – alltid i hele timer.

– I tillegg til en 4-dagers arbeidsuke lagde vi en avtale om at man som møteinnkaller har ansvar for at det alltid skrives en klar agenda og målsetning i selve møteinnkallelsen, og at man forholder seg kritisk til hvor lang tid det reelt er bruk for til å nå agendaen gjennom å innfri målsetningen. Vi endret også på innstillingene i våre felles kalendersystem (Google Calendar), slik at et møte som standard er 20 minutter (før var det 60 minutter).

– Vi estimerer at vi i dag bruker cirka 50 prosent mindre tid på møter enn vi gjorde før 4-dagers arbeidsuke. Dels har møtene blitt mer effektive (flere beslutninger på kortere tid), dels holder vi ikke så mange møter som vi gjorde før. Begge deler skyldes avtalen om at det alltid skal være en agenda og målsetning. Utover det at møtene blir mer effektive med målsetning og agenda, har det nemlig også den effekten at man ofte finner ut at et møte slett ikke er nødvendig når man blir tvunget til å formulere (skriftlig) hva man ønsker å gjennomgå og oppnå med møtet.

– En annen liten endring vi har innført når det kommer til møter, er at vi alltid holder dem etter lunsj. På den måten sikrer vi at våre beste og mest oppegående timer blir brukt på kjerneoppgaven om formiddagen. Det har også den fordelen at det er mindre diskusjon på møtene om ettermiddagen, fordi folk har en tendens til å være mer enige når de er trøtte.

3. Økt konsentrasjon med pomodoro

– Når du skal jobbe konsentrert, er det viktig at du ikke blir forstyrret, og at du sørger for å hyppig fornye din energi med en pause. Til å strukturere det bruker vi “pomodoro-metoden”. Det går kort fortalt ut på at vi jobber fokusert i intervaller på 25 minutter, avbrutt av en pause på 5 minutter. For hver fjerde session holder vi en lengre pause.

– For å holde styr på tiden bruker vi et program på dataene våre. Programmet er forbundet til en lampe som sitter fast på siden av skjermen. Når vi jobber, lyser lampen rødt, når vi har pause, lyser lampen grønt. Og her har vi avtalt noen helt enkle ferdselsregler: Med mindre bygningen brenner, må man ikke henvende seg til en person med rød lampe.

– Færre forstyrrelser og flere pauser har boostet konsentrasjonen vår til “next level”, og det har medført en stor forskjell på vår evne til å være effektive, opprettholde høy kvalitet og unngå stress. Det er økt konsentrasjon som gjør at vi kan løse den samme oppgaven på kortere tid. Videre har pomodoro den effekten at metoden eliminerer prokrastinering som mange sliter med. Det skjer bare et eller annet når man starter timeren. Man går i “fokus mode” med det samme.

Kønskov understreker at det kan være en bakside at de har mindre fleksibilitet fra mandag til torsdag, fordi de har avtalen om å jobbe på samme tid.

– Litt firkantet betyr det at du skal finne en tannlegetid på fredag, du kan ikke bare dra tirsdag kl. 14. Man har dog ikke bruk for fleksibiliteten i samme grad som før, fordi de fleste ærender, som for eksempel tannlegebesøk, kan gjøres på fredag. Fordi vi har mindre tid til å jobbe, og fordi vi har dette økte fokuset på ikke å kaste bort tiden vår, blir de mer sosiale aktivitetene av arbeidslivet forskjøvet til etter arbeidstid. For eksempel så starter vår torsdagspils først sent torsdag, hvilket betyr at ikke så mange deltar, fordi de er nødt til å dra hjem til familien.

– Vi har vært obs på at vårt økte fokus på tid kunne gå ut over det sosiale samholdet. Derfor har vi også iverksatt en rekke tiltak med det formål å sikre at folk kan være sammen. Vi har blant annet synkronisert frokosten vår, slik at vi har 30 minutter hver dag hvor vi kan kose oss og snakke. Vi har også laget et budsjett der man kan få penger fra hvis man arrangerer en sosial aktivitet på fredagen, som for eksempel å gå på kino sammen.

– For å lykkes best mulig med en 4-dagers arbeidsuke vil jeg råde til å unngå å sette i gang for mange tiltak på en gang. Vi hadde mange planer om hvordan mye kunne optimeres, men endte med å satse på noen få ting; like arbeidstider, korte møter og pomodoro, og det var avgjørende for at det lyktes å få rutinene til å “bite” seg fast. Få forandringer skaper mer forandring. I tillegg må du tenke over at du som leder ikke må lage masterplanen selv – involver dine medarbeidere i alle tanker, bekymringer og beslutninger, avslutter Kønskov.

1. Sørg for å snakke mye med dine medarbeidere om hvorfor dere innfører 4-dagers arbeidsuke.
2. Sett opp klare KPI’er så alle er klar over når 4-dagers arbeidsuke er en suksess.
3. Identifiser hvilke kompromisser det vil være, og vær sikker på at alle forstår og er innforstått med dem.
4. Ha tillit til mekanismen, hold det enkelt og minimer antall forandringer.
5. Lag avtaler fremfor regler.

Simone Stengaard, Product Manager

– Jeg er stolt av at vår 4-dagers arbeidsuke har blitt en suksess. Jeg er spesielt stolt av at vi samtidig har bevart en veldig høy kvalitet i arbeidet vårt, og at vi har blitt enda bedre til å hjelpe hverandre oss kollegaer imellom. I starten måtte jeg lære å klare fem dagers arbeid på fire dager, hvilket kunne være noe stressende. Men etter hvert som tiden har gått, har jeg, ved hjelp av kortere møter og Pomodoro-teknikken, fått kontroll på min uke. Nå er jeg like effektiv som før. Det skaper et stort overskudd i min hverdag, og derfor på min arbeidsplass, at jeg har en ekstra fridag. Det ønsker jeg for mange flere.

Angelle Peters, Executive Assistant

– Det har blitt enklere å skille arbeidsliv og privatliv. Det gir mer verdi til mitt liv å ha tid til annet enn jobb. 4-dagers arbeidsuke har også styrket vårt fellesskap i Abtion, fordi den krever at vi alle har samme mindset. Og fordi vi kun jobber fire dager i uken, er vi automatisk mer produktive på jobb. Belønningen er jo en ekstra fridag. Det krever selvfølgelig en struktur, for eksempel med Pomodoro, og det betyr mindre small talk i løpet av dagen. Til gjengjeld er kvaliteten av våre samtaler bedre i pausene, fordi vi kan ha dem med god samvittighet. Strukturen gir samtidig en trygghet som også har styrket vår kultur internt.

Markus Obelitz, Developer

– Det har økt mitt fokus at jeg jobber mindre. Jeg tror aldri jeg kommer til å få lyst til å jobbe 37 timer igjen. Det har blitt lettere å ha fri når jeg har fri. Jeg har mer tid til både å ordne praktiske ærender samt å dyrke mine hobbyer. I starten var jeg litt bekymret for hvordan samarbeidet med kundene ville bli da de jo ikke jobber på samme måte som oss. Men det viste seg at man kan venne kunder til mye. De har respekt for vår arbeidstid og -forhold. De fire arbeidsdagene er naturligvis litt mindre fleksible enn tidligere, fordi vi har fokus på å jobbe i samme tidsrom som våre kollegaer. Men det gjør også at vårt interne samarbeid har blitt langt bedre.

• Om Bo Kønskov
  Jobb: Partner og Chief Product Officer (CPO)

  Utdanning: BA i Dansk fra Københavns Universitet

  Erfaring: Har vært i Abtion siden 2014. Før det jobbet han som konsulent i et reklamebyrå. Mens han studerte på universitetet, var han med på å starte en liten håndfull virksomheter. Noen med større suksess enn andre. De hadde alle sammen et digitalt omdreiningspunkt, men den ene virksomheten stikker litt ut. Det var nemlig en produksjonsvirksomhet som lagde noe så analogt og gammeldags som kontorstempler (som selvsagt ble solgt online).

• Om Abtion
  • En IT-virksomhet der de har spesialisert seg på å sette “strøm” (digitalisere) til forretning og produksjon, og hjelper kundene med å utnytte teknologi for å bli smartere, raskere og mer attraktive overfor kundene sine. Sluttproduktet av arbeidet er typisk et eller annet digitalt produkt. Noen ganger er det en selvbetjeningsløsning som gjør det lettere for en virksomhet å betjene deres kunder, andre ganger er det et internt verktøy.
  • Arbeider primært for store organisasjoner som Deloitte, TV 2 Danmark og ISS, men tar innimellom også oppgaver for startups. I det siste har de hjulpet norske Fraxx med å bygge deres videolæringsplattform.  
  • Har 40 medarbeidere, som er fordelt cirka 50/50 på deres to kontorer i København og Odense.

TEKST: CECILIE H. HAMMERNES   FOTO: ANGELLE PETERS OG KAREN FREDSTAD