Arbeidsmiljøet påvirker sykefraværet – en titt bak forhenget i et vellykket prosjekt.

– Jeg plukket ut folk fra hver avdeling for å la dem drive prosjektet. Vi møttes og begynte å diskutere fremgangsmåte. Det første vi tok for oss, var nytenking. Det ville ikke nytte å sende ut mail og be folk komme med ideer om nye måter å jobbe på. Da vi møttes igjen, diskuterte vi alle forslagene, og satte i gang med de fleste av disse. Slik startet det – og medarbeiderne driver prosjektet fortsatt. De får den tiden de trenger, men de må komme med noe – minst én ny idé. Underveis bytter vi ut gruppene, vanligvis er medlemmene med i gruppen i ett til halvannet år før vi får inn nye folk

– Øverst på lista sto også sykefravær. Hva må til for at vi skal være mer på jobb? Vi begynte å jobbe med det, og slik har vi holdt på nå i snart åtte år. Noe av det som ble diskutert var mertid, eller fleksitid, noe det fleste av våre ansatte ikke har. Vi måtte spørre litt om hvorfor de ønsket det, og det gikk mest på å holde både ektefeller og barn og skolesystemet fornøyde. Og er folk rundt dem fornøyde, er de ansatte mer fornøyde. Noe annet som kom opp, var fakturakontroll, noe som høres forferdelig kjedelig ut. Men da vi satte i gang med det, tok det en uke før vi hadde tatt det første firmaet som hadde jukset på timer. Jeg sendte det over til våre controllere, og en måned senere fikk vi refundert over 100.000 fra dette firmaet. I løpet av de årene vi har gjort dette, har vi fått inn utrolig mye penger.

Foto: Torbjørn Thoresen 

Thoresen og Brujordet forklarer at avdelingen der Thoresen er driftssjef og Brujordet er områdesjef, har 180 ansatte, fordelt på ulike bygg som barnehager, skoler og helsebygg, samt en egen håndverksgruppe.

– De ansatte jobber med forskjellige pilotprosjekter med utgangspunkt i hovedprosjektet vårt. Vi kjører mange av disse pilotene for å leke oss. Én av ideene var å ta i bruk droner for å sjekke takrenner i stedet for den tradisjonelle bruken av lift. Prosjektet vant innovasjonsprisen i Trondheim kommune i 2015. Det høres kanskje drastisk ut å opprette en egen droneavdeling, men per nå har vi to fulltidsstillinger som bare kjører droner. Utgangspunktet for det hele var en idé som krevde at vi kjøpte en drone til seks tusen kroner og lekte oss med den.

– Det at vi faktisk tør å gjøre dette og sette en idé ut i livet, gjør at andre ansatte også tør å komme med ideer. Hele kulturen vi har nå, er basert på at det skal være mulig å komme med forslag, og at de skal bli lyttet til. Alt dette bidrar til at folk trives på jobb, og det får ned sykefraværet. Utfordringen blir når du har 180 ansatte, og alle sammen kommer med hver sin idé. Da har du en enorm jobb foran deg, med å potensielt realisere alle drømmene til en kostnad av flere millioner. Da gjelder det å få svar på «hvordan» og «hvorfor» på alle ideene.

– Vi har sikkert hatt over hundre ideer totalt – bare i 2019 hadde vi nesten førti idéer på ledermøtet. Som et resultat av prosjektet vårt har Trondheim Eiendom nå kalt inn alle sine 620 ansatte og lært dem å pitche ideene sine. Hver enkelt ansatt fikk tre minutter på en scene til å presentere ideene sine foran femti til hundre tilskuere. Vi hadde fem slike pitchedager, og det var kjempegøy. Det har tatt av spesielt på driftsavdelingen. Vi ser også at de unge tar dette enklere, de har en viss kultur på dette fra skoletiden. Én idé var et eget studio (Brujordets idé, red.anm.) for å presentere det vi jobber med, et studio som nå er en realitet og der vi produserer blant annet informasjonsmateriell og intervjuer folk. Vi begynte å bruke elbiler og elsykler i 2016, noe det var mostand mot på den tiden. I dag er alle de 140 bilene våre elektriske, noe som startet som et pilotprosjekt. Det er kjempeartig, og jeg tror dette gjør noe med arbeidsmiljøet når man er med på ting som skjer og at ideer blir satt ut i livet.

Foto: Øystein Brujordet

Thoresen og Brujordet forklarer at de også har jobbet med sykefraværet, ved å diskutere hva som skal til for at folk skal være mer på jobb og hva de kan gjøre når de sitter hjemme.

– Vi har ganske lavt sykefravær nå, rundt fem prosent, noe som er mer enn halvparten av det vi var vant med tidligere. Dette kan tilskrives prosjektet og gode ledere. Når de ansatte er med på å drive frem prosjektet fra grunnen av, får de et større eierskap til jobben sin. Jobben får også større mening, og er ikke noe de gjør bare for lønnsslippen. Ikke minst blir de ansatte sett mer og bedre enn før. Det er ikke bare prisene fra Trondheim Kommune som betyr noe, vi har også en intern prisutdeling på hvert julebord. Avdelingen vår har vunnet priser ikke bare på innovasjon, men også på service. Det fører igjen til at ansatte kommer med flere ideer, som de må få lov til å prøve seg på og leke seg med.

– For å ta droneprosjektet som et eksempel, så har vi lært opp andre enheter i kommunen, som brannvesenet og kart og oppmåling. Sistnevnte har nå kjøpt egne droner i stedet for å leie inn. Vi har også et prosjekt hvor vi skal filme med droner i tre år mens vi river og gjenbygger et område i Granåsen. Samme med to nye skoler og et sykehjem hvor vi har filmet fra rivningen startet på dag én. Det gjelder å ha det moro og våge å gå utenfor komfortsonen – hvis lederne gjør det, så vil de ansatte også våge det.

– Før var det slik at hvis noen hadde en idé, fikk de beskjed av de gamle traverne at dette ikke var noen vits i å ta videre, det ble ikke gjort noe med det uansett. De var vant til at folk leverte forslag etter forslag, men at ingen hørte på dem. Nå ser både områdelederne og de ansatte at tankene faktisk blir til virkelighet. Alle ideer blir hørt på, utredet og enten gjennomført eller forklart hvorfor de ikke kan gjennomføres. Det tror jeg er veldig viktig for de ansatte, at de får en begrunnelse og ikke bare et avslag, da får de også en større forståelse i helheten av driftingen og forståelse for hvorfor regler er som de er. Selv forslag som ledelsen ikke er så positivt innstilt til i starten, blir tatt like seriøst som alle andre. Ellers er det ingen vits.

Thoresen og Brujordet forteller at de for øyeblikket jobber vi med å utrede «Hvordan møte fremtiden i 2030?» og at de ser på helt nye områder enn før.

– Vi må tenke nytt – teknologi, sensorer, roboter … Etter seks samlinger har vi kommet et godt stykke på vei, og har landet geografiske team og nye områder, og vi har opprettet et nytt servicesenter der vi skal ha inn droner og alt mulig av spesialtjenester. Teknologien skal kunne si ifra selv når det er noe skader på bygget. Om dette blir en skole eller et sykehjem gjenstår å se.

– Vi har også blitt flinkere de siste årene på å høre på eksterne fagfolk og aktører, og vi jobber også med ansettelser – der vi nå ansetter en annen type folk enn før, i og med at det blir nye måter å drifte på fremover. Tidligere har vi ansatt håndverkere som tømrere og så videre, nå dreier det seg mer og mer om teknologi. Det er vesentlig at de får lov til å komme med forslag, og at forslagene kommer fra de som er der ute og kan se hvor teknologien kan hjelpe oss.

– Sier du til de ansatte at det vil innføres roboter som skal ta over jobben deres, så vil det bli møtt med skepsis. Men sier vi at her skal vi finne teknologiske løsninger som kan gjøre jobben din lettere, og du kan fokusere mer på de spennende delene av arbeidet, vil de være positive. Det handler om hvordan du legger frem endringene også, for å få med deg folk og at de er positive til de nye tingene.

Les også: Gikk fra 16 til 1,4 prosent sykefravær – slik gjorde de det - ledernytt.no

Thoresen og Brujordet forklarer at mange omtrent blir syke av stadig rutinearbeid og dokumentasjonskrav som oppleves meningsløst. Dette kom frem i en undersøkelse de hadde om arbeidsmiljø i 2019.

– Det å ta i bruk nye arbeidssystemer gikk helt greit, men det var noen som grudde seg litt til det. Det opplevdes ganske tungvint inntil man er inne i de nye systemene og de er oppe og går, og det er ikke sunt. Alt dette ønsker vi bort – alt av administrative oppgaver. Har man først bestilt en vare, så har vi også godkjent den, og da skal man ikke trenge se fakturen noe mer. Før måtte den gjennom hele administrasjonen, og det kostet en del.

– De ansatte får selv ansvar for å bestille opp det som trengs, uten at alt skal gå gjennom systemet og godkjennes av en administrerende direktør som knapt kjenner til den praktiske problemstillingen. Det er ingen som fotfølger en drifter i Trondheim Kommune lenger, her får man ansvaret for å gjennomføre prosjektet selv. Og det er i stor grad dette som gjør arbeidet morsomt, at det er du selv som tar avgjørelsene uten å måtte spørre et overordnet hvert skritt på veien. Det gjør noe med jobben din.

– Driften har også blitt bedre, noe som vises på bunnlinjen, til tross for at vi har investert mye i nye løsninger. For å bruke droneprosjektet som et eksempel, måtte vi tidligere leie gategrunn, samt en lift som vi fikk tilkjørt for flere tusen kroner. Dessuten måtte vi lønne to mann i en hel dag kun for å sjekke takrenner. Sist vi utførte jobben, kjørte en mann bort med en elbil og brukte en drone, og hadde gjort hele jobben på ti minutter. Og da har vi dokumentert hver en stein.

– Prosjektlederne får en film hvert fjerde år, for da er det tilstandsanalyse av byggene, og da kan de se om steinene har rørt seg noe. Tidligere sjekket vi bare takrennene, nå tar vi hele taket på ti minutter. Så det er klart at prosjektet vårt ikke bare har fått trivselen til å blomstre, men at dette virkelig begynner å lønne seg i form av reduserte kostnader og lavere sykefravær, avslutter Thoresen og Brujordet.

Les også: Sykefravær og årsaker - ledernytt.no

Drone 
Blitt til dronetjenesten med to 100 prosent stillinger

QR-koder
Henger i oppganger og brukes av våre beboere. Kan for eksempel vise hvordan man skifter batteriet i en røykvarsler, tett kloakk og så videre.

Mertid
En form for fleksitid. Forslaget fra de ansatte var at de kunne male en garderobe på kveldstid, slik at lærere, elever og rektor ble fornøyd … så fikk Trondheim Eiendom skryt, og Thorbjørn ble fornøyd. Så kunne de bruke de timene de hadde jobbet inn, til å dra på hytta på en fredag med kona, så ble hun fornøyd også! 😊

Fakturakontroll 
Ansvar for egne innkjøp og godkjenning av faktura. Her er det spart mye penger, når den som bestiller, følger opp og skal betale fakturaen, er samme person. 

Evaluering av nybygg.
Driftsoperatør evaluerer bygget etter ett års drift og melder tilbake til utbygging hva som bør være med i neste bygg eller hva som ikke bør være med. Dette gjelder alle typer bygg. 

Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: Privat og Istock.com