Kunnskapsdeling i praksis kan synliggjøre ansattes kompetanse

Under korona og inntoget av hjemmekontoret ble det tydelig at kunnskapsformidling og kunnskapsdelingen vi hadde på kontoret før, nå måtte gjøres digitalt. Dermed begynte vi med det vi har kalt nanolearning, som ble en integrert del av selskapet, forteller HR-direktør i Rejlers, Helge Finanger.

– Det vi hadde gjort live før, og hatt i møter og samlinger, gjorde vi nå til korte videosnutter. For eksempel kunne nyutdannede som var flinke med IT og hadde lært seg et nytt system eller noe annet, lage en videosnutt på dette og deretter dele det med oss andre. 

– Vi hadde også Teamsmøter hvor den som formidlet kunnskap, lagde en presentasjon, og så gjorde man opptak av Teamsmøtet, slik at det ble en hybrid løsning. Du kunne dermed delta live, og du kunne gjenbesøke møtet, og på den måten få opplæringen på ny. I tillegg blir det tilgjengelig for andre medarbeidere å bruke som opplæring senere.

– Vi har spart på opplæringsvideoene våre, slik at nyansatte kan gå gjennom disse for å oppdatere seg på alt det de som har jobbet i bedriften en stund, har lært, i tillegg til å henvende seg til sin mentor, og få bistand på kontoret. Denne nye hybridløsningen kaller vi for Rejlers nanolearning, som har blitt et etablert begrep hos oss.

– Ved sist opptelling i 2022 talte jeg et tredvetalls videoer, men nå har vi en del flere. Et eksempel på noe vi har behov for å kunnskapsdele, er Revit, et verktøy de fleste ingeniørene våre bruker til å lage modeller og detaljprosjektere. Da kan man lage en videosnutt på dette med mange tips, hint og oppdateringer. 

– Visjonen vår er «Home of the learning minds.» Det er en rivende utvikling i vår bransje, verden skal elektrifiseres på nytt, og da må vi følge med. Vi må lære oss nye ting, derfor er det å sette kunnskap i førersetet viktig. 

– Nanolearning er vår løsning for teknisk kunnskapsdeling, men vi hadde også behov for å lære oss ting innenfor ledelse og oppdatere oss på lederfaget. Derfor etablerte vi lederskolen. For å få påfyll av kunnskap, men likevel gjøre det på en effektiv måte, begynte vi med Videocation, hvor kjente foredragsholdere innen ulike fagfelt spiller inn sine kunnskapsrike foredrag på video. Alle ansatte får tilgang på disse videoene, og det er gull verdt. En veldig enkel måte å lære noe nytt mens man sitter og scroller på mobilen til og fra jobb eller mellom møter. 

– Vi har også laget en egen kursportefølje for lederne. Våren 2023 kjørte vi et læringsløp som gikk på bærekraftig organisasjon, og å bli en bærekraftig leder.

Finanger mener det er viktig at arbeidsgivere tilbyr kilder til kunnskap. Han forteller at de nå skal utvide med Rejlers-skolen, hvor de lager læringsløp for alle ansatte. 

– Hvis en nyansatt har ambisjoner og lyst til å bli prosjektleder, for eksempel, så kan vi bruke våre egne, erfarne prosjektledere til å lære opp de nye på en strukturert måte. Vi har for eksempel et godt fagmiljø i Trondheim med prosjektledere innenfor byggebransjen, og de kan lære opp andre aspirerende prosjektledere, også i andre divisjoner. Slik dyrker vi prosjektlederfaget. Det er mye man kan lære av de interne og de ansatte som er der allerede, men i tillegg kan vi også få ekstern kunnskap, for eksempel Videocation for å få tak i kunnskap utenfor bedriften.

– Kunnskapsdelingen blitt tatt veldig godt imot av de ansatte. Våre folk er prosjektledere og har ansvar for egne leveranser. Det er ikke alltid det passer å gå fra pulten selv om man er på kontoret. Hvis medarbeiderne skal ha et møte som er hybrid, eller vil delta på en nanolearning, kan de sitte på plassen sin og jobbe med noe annet parallelt. Da blir terskelen lavere for å delta.

– En annen ting jeg syns er veldig fint, er at mange unge mennesker som kommer rett fra skolebenken, virkelig har fått en plattform for å vise frem kompetansen sin. Jeg er imponert over både formidlingsevne og nivå. Det er en veldig fin arena for at de unge skal bli sett, hørt og få vist frem hvor dyktige de er. Jeg mener man generelt undervurderer kompetansen og potensialet som ligger i yngre mennesker, man må slippe dem mer frem.

– Kunnskapsdeling kan også gi et konkurransefortrinn. Spesielt unge medarbeidere har en forventning om utvikling, de er kunnskapstørste, har høye ambisjoner og er interessert i å lære, og da må vi levere på det. 

Finanger understreker at det er viktig at man også møtes live og prater med hverandre. Det kan være afterwork eller et sosialt treff. 

– Vi har kjøpt bordtennisbord på jobben, og når man møtes over bordtennisbordet, ser vi at medarbeiderne automatisk snakker om prosjekter og deler kunnskap og erfaringer, samtidig som de har det gøy sammen. 

– Utfordringen med det digitale arbeidslivet er at det er veldig behagelig å være hjemme. Det blir mindre innovasjon når man er for mye på hjemmekontoret. På det fysiske kontoret og i kontorfellesskapet får man lettere lagt til rette for kunnskapsdeling. Jeg har blitt mer kritisk til overdreven bruk av hjemmekontor. Hvis man er introvert og blir sittende mye på hjemmekontor, og man i tillegg er ny, så kan barrieren for å stille dumme spørsmål bli veldig mye høyere. 

Finanger forteller at kundene ønsker at de hele tiden skal være oppdaterte. Det grønne skiftet krever gode råd fra engasjerte eksperter som alltid søker nye og bedre svar. Våre tekniske og byggtekniske rådgivere slår seg aldri til ro med èn fasit. For å møte fremtiden og løse energiomstillingen, er vi alltid på søken etter ny innsikt.

– Vi må tilrettelegge for at folk får mer tid til å kompetanseheve seg, men det må også være en balanse, det må være bærekraftig også økonomisk. Det kan være et dilemma. Men det er jo nettopp det med den hybride modellen som gjør det tidseffektivt, at man kan logge seg på fra hvor man vil. Kanskje er man ute på et prosjekt med en kunde og så kan man få med seg nanolearning, eller lederskolen, selv om man ikke er fysisk til stede. Slik har det digitale og hybride virkelig blitt en kjempefordel for oss som har litt knapt med tid.

– En fallgruve er om lederen ikke i tilstrekkelig grad lytter til hva medarbeideren ønsker. Kanskje ønsker lederen at du skal utvikle deg i en bestemt retning, men du har ikke samme interesse. Gode utviklingssamtaler hvor man dedikerer tid til å lytte til medarbeiderne, høre på medarbeidernes ønsker, og ikke ta det for gitt, er derfor viktig. 

– Den største hindringen tror jeg imidlertid er en selv. Ledere kan legge til rette, og så er det opp til hver enkelt å engasjere seg og finne motivasjon til å lære nye ting. Det mener jeg vi har lykkes med i Rejlers, avslutter Finanger.

• Her er noen av de største hindringene for kunnskapsdeling i team:

  1. Mangel på tillit blant teammedlemmer: Dette er den viktigste grunnen til at ansatte er motvillige til å dele kunnskap. Å be om informasjon og dele informasjon med teammedlemmer kan være risikabelt. Det kan enten bli sett på som en handling av inkompetanse eller overmot.

  2. Tidsbegrensninger og tidspress

  3. Mangel på motivasjon

  4.  Ingen standard driftsprosedyrer

  5.  Kommunikasjons- og kulturelle barrierer

  6.  En ikke-støttende organisasjonskultur

  7.  Mangel på en formalisert kunnskapsledelse-strategi

  8.  Dårlige kommunikasjonskanaler

  9.  Dårlig datakvalitet

  10.  Mangel på ressurser

  11.  Mangel på styringsramme

  12.  Mangel på integrasjon med andre forretningsoperasjoner

  13.  Mangel på måling

  Det er viktig å merke seg at disse hindringene kan variere fra organisasjon til organisasjon, og det er ingen "one-size-fits-all"-løsning. Det er imidlertid viktig å identifisere og takle disse hindringene for å fremme en kultur for kunnskapsdeling.

  _{(Kilde: knowledge-center.org, scribehow.com)}

• Tips for kunnskapsdeling i team:

  1.  Bruk et skybasert kunnskapsstyringssystem: Dette kan hjelpe med å organisere, lagre og dele informasjon.

  2.  Gjennomfør innholdsrevisjoner: Dette kan sikre at all relevant informasjon blir delt.

  3.  Del videoopptak: Dette kan være en effektiv måte å dele kunnskap på.

  4.  Planlegg regelmessige møter: Dette kan gi teammedlemmer en sjanse til å dele kunnskap og ideer.

  5.  Fremme uformell kommunikasjon: Dette kan bidra til å øke organisatorisk kunnskap.

  6.  Definer hvordan du kommuniserer: Vær tydelig på hvordan og når informasjon skal deles.

  7.  Hold all informasjon tilgjengelig: Sørg for at alle teammedlemmer har tilgang til nødvendig informasjon.

  8.  Be om tilbakemelding: Dette kan hjelpe med å forbedre kommunikasjonsprosessene.

  9.  Vit når, og når du ikke, skal bruke visse kanaler: Noen kanaler kan være mer effektive enn andre for visse typer informasjon.

  10.  Ha en ukentlig oppsummering av læring med hele teamet: Dette gir alle en sjanse til å dele hva de har lært den uken.

  11. Gjennomfør regelmessige retrospektive møter: Dette gir teammedlemmer en sjanse til å diskutere hva som gikk bra, problemer og potensielle forbedringer.

  Husk at effektiv kunnskapsdeling ofte er et tegn på et sunt og høyfungerende team. Det øker ikke bare ekspertisen i en organisasjon, men hjelper også med å skape tillit, fører til mer kreative løsninger, og gir ansatte muligheten til å gjøre jobben sin.

  _{(kilde: starmind.ai, asana.com)}

• 5 gode tips
  1. Gode utviklingssamtaler
  2. Lytt til medarbeiderne
  3. Tilpass læringsplan til den enkeltes behov 
  4. Som leder - gå foran med et godt eksempel
  5. Vær nysgjerrig og jobb med egen motivasjon for læring

• Om Helge Finanger 

  Helge Finanger er HR Direktør i Rejlers konsernet og ansvarlig for People & Culture i Rejlers Norge. Begge rollene har han hatt siden 2020. Før det kom han fra IT bransjen og tilsvarende rolle i Embriq AS. Har tidligere jobbet flere år innen IT og management consulting, blant annet som konsulent og prosjektleder på organisasjonsutvikling- og kunnskapstyringsprosjekt i Software Innovation, Capgemini og Cambridge Technology Partners. Helge har en mastergrad i European Studies ved University of Reading samt en Cand. Mag grad med mellomfag i Sosialpsykologi og grunnfag i Statsvitenskap og Vesteuropakunnskap.

  Rejlers er en av Nordens største rådgivende ingeniørselskaper. Rejlers Norge leverer tjenester til kunder i hele landet og er eksperter på teknisk rådgivning innen energi, bygg, industri og infrastruktur.

Les temaserien: Teamledelse fra A-Å

Tekst: Linn Surland-Hansen  Foto: Steffen Oftedal og Istock.com