Sju trinn til en helhetlig ansettelsesprosess

– Ansetter man bare en vilkårlig søker, vil du av og til ha flaks og få en fremragende medarbeider, andre ganger en udugelig en, men som oftest vil du få en gjennomsnittlig adekvat medarbeider. Med grundige rekrutteringsmetoder, øker du sjansen for å få den beste kandidaten, og minsker sjansen for å få den udugelige. Over tid, etter mange ansettelser, vil gjennomsnittskvaliteten på de ansatte ha økt betraktelig, og det er der gevinsten ligger.

Iversen påpeker at det første du må tenke på, er at du må være en attraktiv arbeidsgiver som kan tiltrekke deg medarbeidere. Dernest må du være krystallklar på hva stillingen du skal ansette folk i, faktisk innebærer.

– Dette er første trinnet i prosessen og handler om merkevarebygging som arbeidsgiver, eller employer branding. Dette ser vi for eksempel når bedrifter sponser idrettslag og arrangementer – de ønsker også å fremstå som en attraktiv arbeidsgiver og at folk får et positivt inntrykk av bedriften. En annen form for profilering er for eksempel å bli tatt med i Great place to work og Universum-undersøkelsene. Noen ganger ligger ansvaret for merkevarebyggingen som arbeidsgiver hos kommunikasjonsavdeling, hos andre er det HR som har ansvaret.

– Det neste trinnet er å finne ut hva du faktisk er på jakt etter. Du må gjøre en grundig jobbanalyse av stillingen og finne ut hvilke krav som skal stilles. Da får du på plass en kravspesifikasjon, som er utgangspunktet for hvorvidt du for eksempel skal bruke en evnetest i seleksjonsprosessen. Jobbanalysen er på mange måter grunnsteinen i hele rekrutteringsprosessen, og er utgangspunktet for utlysningsteksten. Denne analysen kan du også bruke til å vurdere hva du skal spørre om i et intervju. Du kan nemlig ikke ha én mal som brukes i alle rekrutteringsintervjuer.

Etter å ha fått på plass en god kravspesifikasjon, forklarer Iversen at det neste trinnet du må ha med, er hvordan du skal få tak i kandidater og selektere dem.

– Det kan du gjøre enten ved å lyse ut, eller å oppfordre folk til å søke gjennom et aktivt kandidatsøk i markedet. Andre har ordninger der folk kan tipse om kolleger og kjente som kan være aktuelle for stillingen. Det er mange måter å få inn kandidater på. I dagens marked ser vi at etterspørselen etter gode kandidater er stor, og det er vanskelig å få tak i folk til enkelte typer stillinger. Kandidatene må så holdes varme frem mot et eventuelt intervju. De må behandles med respekt når de søker, blant annet ved at de får svar om at søknaden er mottatt og informasjon om prosessen videre.

– Her kommer en god seleksjonsprosess inn, som er trinn nummer fire i en helhetlig ansettelsesprosess. Da er det smart å kombinere flere metoder, som et intervju og en personlighetstest, og kanskje også et referanseintervju. Da kan man være mye sikrere på at kandidaten faktisk er for eksempel utadvendt, hvis både testen, intervjuet og referansene tyder på det.

– Det å kun stole på inntrykket fra et intervju, kan være farlig. Noen overvurderer sin evne til å vurdere kandidater ut ifra ustrukturerte intervjuer. Det må være høy grad av struktur, med de samme spørsmålene i samme rekkefølge. Man bør sitte igjen med en poengscore og ikke bare notater etter et intervju. Mange velger å kjøre to intervjuer, med det første til å kartlegge det faglige nivået, og det andre til å avdekke personlig egnethet eller lederegenskaper hvis det er relevant.

– Etter seleksjonsprosessen skal man da bestemme seg for en kandidat. I offentlig sektor er det lovbestemt at man skal ansette den best kvalifiserte, så der må man skrive en innstilling hvor man begrunner sitt valg. Slike krav finnes ikke i privat sektor. Her er det uansett viktig ikke å falle i den klassiske fellen med å ansette den man liker best. Det er veldig vanlig, spesielt i de ustrukturerte prosessene. Neste steg der igjen er et jobbtilbud, med forhandlinger om lønn og betingelser.

– Personen må deretter få et skikkelig introduksjonsprogram i bedriften – det tar gjerne åtte til ti måneder før en nyansatt er helt på innsiden av en bedrifts kultur og rutiner, og føler seg som en del av familien. Derfor bør programmet ha en plan for et helt år, med de første månedene mer detaljert enn de siste. Man må sørge for at den nyansatte sosialiserer seg og blir en del av virksomheten, avslutter Iversen.

1. Vær bevisst på å være en attraktiv arbeidsgiver slik at du tiltrekker deg nye medarbeidere
2. Gjør en grundig jobbanalyse av stillingen – finn ut hva du faktisk er på jakt etter
3. Få tak i kandidater som søker på jobben
4. Lag en god seleksjonsprosess som passer til kravspesifikasjonen din
5. Bestem deg for hvilken kandidat du ønsker å gi tilbud til
6. Gi et jobbtilbud
7. Sørg for et skikkelig introduksjonsprogram, helst over ett år

• Hva skal den nyansatte gjøre? Hva er de viktigste oppgavene, hva er de mest krevende?
• Hvilke utdannelseskrav man skal stille? Master, bachelor?
• Hvilken erfaring må man ha, og hvor lang? Kan man ansette en nyutdannet?
• Skal god erfaring kunne kompensere for manglende relevant utdanning, eller er den masteren et absolutt krav?
• Hvilke personlige egenskaper er nyttige eller påkrevd for å løse arbeidsoppgavene som vi har listet opp?

1. For lite fokus på jobbanalysetrinnet – det brukes for lite tid her.
2. Ustrukturerte intervjuer der det er tilfeldig hvilke spørsmål som stilles og i hvilken rekkefølge, og «hyggelig»-faktoren er den viktigste.
3. Førsteinntrykk- og bekreftelsesfellen: man danner seg kjapt et førsteinntrykk, og bruker så resten av intervjuet på å få bekreftet at det inntrykket stemmer, i stedet for å utfordre det.

Les alle deler i rekrutteringsveileder her! 

Tekst: Inger Lise Kontochristos    Foto: Torbjørn Brovold, BI.