Systematikk gir felles språk – slik sikres teamkommunikasjonen

For å finne ut hvilken kompetanse et team sitter på, er det helt nødvendig at ledere viser interesse for sine ansatte på et dypere nivå enn det som står på LinkedIn, presiserer Aase.

– Det å være nysgjerrig på medarbeiderne sine, virkelig være interessert, og da mener jeg bredere enn akkurat hva de har på CV-en, kan være nyttig for en leder. Det er snakk om å komme i kontakt med sine medarbeidere på et litt dypere plan, ved å vise interesse for hvem de er som en helhet. Det en medarbeider bringer inn til en arbeidsplass eller i et team, er ikke bare en utdanning, men mange nyanser fra et menneskes liv. En leder jeg selv var leder for, var interessert i kjøp og salg av sedler internasjonalt på nett. Hun glødet når vi snakket om det. Da valgte jeg å involvere henne i arbeidsoppgaver i virksomheten som lignet mer på dette. Det gjorde henne veldig glad. For å vite slike ting, blir man nødt til å ta noen samtaler om andre ting enn jobb.

– For å oppnå denne kunnskapen om folk, må man være interessert, stille spørsmål og bli kjent. Kanskje teamet trenger noen som er sterk på gjennomføring eller kan bidra med dypt engasjement for sosiale ting? Det kommer også an på hvordan man rekrutterer. I en rekrutteringsprosess er det utrolig viktig å åpne blikket, og se etter drivkraft og erfaring i tillegg til bare utdanning.

Alle har ulike måter å gjøre ting på, basert på personlighetstrekk og erfaringer. Aase er overbevist om at alle team har nytte av å identifisere hvilke ulike roller som finnes i teamet.

– Da jeg tok utdanning innen team og ledelse, fikk jeg erfaring med bruk av personlighetsverktøy. Innen teamutvikling er dette veldig nyttige verktøy, som kan bidra til raskere resultater i teamet. Det gir nemlig et felles språk som er erkjennende og ikke anklagende. Dette språket hjelper oss med å forstå og utnytte forskjeller mellom oss.

– Det aller viktigste man kan gjøre for teamet, er å sikre at alle kjenner på psykologisk trygghet. Det er mange faktorer som bidrar til å sikre dette, og en av dem er å ha metoder for å snakke om forskjeller på. Å ha en åpen samtale om hvem alle er som personer, og hva de kan, vil være nyttig.

– Ved å se på kvaliteter vi har, ser vi at vi legger vekt på ulike ting. Er man en perfeksjonist, kan man oppleves som rigid og streng, men vil bare forbedre, og er man en entusiast eller humørboble, kan man oppfattes som useriøs, selv om man er seriøs som bare det. Så det å ta utgangspunkt i superkreftene våre, de som faller oss helt automatisk og som gjør at vi føler oss levende når de tas i bruk, er bra. Men det kan fort bli for mye av det gode, spesielt når vi er stresset eller vi jobber med noe som er viktig for oss.

Å velge et verktøy er en god start, men her er det mange som velger å gjøre dette som en «happening», gjerne som teambuilding eller som en kort prosess bare for å ha gjort det. Aase mener verktøyene blir enda bedre hvis de brukes over lengre tid.

– Det kan jo absolutt være både underholdende og interessant, og det gir helt klart kjøtt på beinet for å skape en bedre forståelse. Da setter språket seg bedre. For eksempel så brukes uttrykk som kvaliteter, fallgruver, utviklingsområder og allergier, og da er det viktig at alle forstår betydningen av dem. Da kan man etter hvert snakke om vanskelige ting ved å bruke disse uttrykkene, og det blir til slutt automatisert.

– Det å velge et verktøy og planlegge hvordan det skal brukes over tid for å sikre at det setter seg i organisasjonen og blir et verktøy, gjør at man kan forebygge spenninger og konflikter som ikke er fruktbare. Det er viktig å skille ut de som ikke er fruktbare, for uenigheter og spenninger er helt nødvendig i et team og i en virksomhet, så lenge det er en form og et nivå som gjør at man har lyst til å gjøre det igjen. Da hjelper det å ha et felles språk.

– Et personlighetsverktøy jeg bruker mye, kalles Enneagram. Det brukes i hele verden innenfor team og ledelse. Der defineres ni personlighetstyper, som hver har sitt tall fra 1 til 9. De har også fått navn. Disse er perfeksjonist, hjelper, utretter, individualist, observatør, skeptiker, entusiast, utfordrer og fredselsker. Hensikten er å bruke verktøyet til å avdekke hvilken grunntype man er. Hva er vår drivkraft og vår motivasjon? Hvordan fremstår vi når vi er stresset? Hva legger vi vekt på i samarbeid med andre? Vi har alle et svar på disse spørsmålene, som kan si noe om hvordan vi bidrar til et felles team.

– Et viktig poeng er at alle har en utviklingsvei. Selv om alle har en personlighetstype i bunn, er det alltid mulig å bli litt mer fleksibel. Man kan si at man «sprenger boksen». Å erkjenne at man er fleksible og kan utvikle andre kvaliteter ved siden av de man allerede har, bidrar ofte til at et team samarbeider mer sømløst. For å klare å oppnå slike effekter må man jobbe systematisk med slike verktøy.

– Jeg har nylig jobbet med et team som ikke hadde en skeptiker eller en perfeksjonist. Hvem skulle da ta vare på at regelverket ble fulgt? Og hvem skulle være djevelens advokat i gruppen? Er det en rolle noen får, eller skal den hentes inn eksternt? Det må teamet bli enige om. Har man da blitt utfordret til å «sprenge boksen» og være fleksibel ut over sin personlighetstype, så vil man kunne ta på seg slike oppgaver i tillegg. Team må kanskje sette av ekstra tid til å bruke kritisk blikk på arbeidet som gjøres, i mangel av en naturlig kandidat i teamet som ville ha gjort dette som en del av sin rolle.

Å bruke tid til å etablere både hva man skal gjøre og hvordan, vil kreve mot, samarbeid og en innsats i startfasen. Her er det også viktig å være tydelig på hva man forventer av hverandre, mener Aase.

– Den første samlingen et team er sammen, danner et veldig viktig grunnlag for det videre arbeidet. En samhandlingsplan definerer alles roller og kvaliteter, og hvordan man skal håndtere uenigheter.

– I virtuelle team er det enda viktigere med slike avklaringer. Det er fordi du får mindre informasjon i digitale møter enn når vi treffes fysisk. Vi mister evnen til å se og speile hverandre på samme måte. Derfor bør vi bruke verktøy både for å avdekke personligheter og trekk, men også for å bli enige om hvordan vi skal jobbe sammen. En kan for eksempel utvikle både en samhandlingsplan og en fremdriftsplan.

– Når jeg jobber med team og grupper, passer jeg på å drille dem i kommunikasjonsverktøy som fungerer, slik at de utvikler trygghet til å bruke de i arbeidshverdagen. Får man dette til, vil man også enklere kunne beholde humøret og energien i teamet når man opplever hverandres ulike kvaliteter. I min verden handler det om å beholde arbeidsgleden, rett og slett. Det å ønske å være i et team, selv om man har uenigheter og spenninger. Ufruktbare spenninger og konflikter kan medføre konsekvenser både fysisk og psykisk, og holde oss tilbake. Resultatet er da et team som ikke får løst ut sitt potensial med mangfold av kunnskap som det besitter, og som virksomheten trenger for å utvikle seg, avslutter Aase.

1. Vær nysgjerrig på dine ansatte, bruk tid på å finne ut hvem de er både på jobb og utenfor. Her ligger mye god informasjon som kan komme både teamet og virksomheten til gode.
2. Bruk verktøy for å identifisere teamets ulike personligheter og hvilke roller de best kan fylle. Sjekk for eksempel ut Enneagrammet og Kjernekvadranten.
3. Gjør nødvendige forventningsavklaringer, skriv samhandlingsplaner og bruk tid på å bygge opp et felles språk.
4. Sørg for at ulike roller og oppgaver dekkes av hele teamet. Mangler det en naturlig skeptiker i teamet? Da kan du utfordre et teammedlem til å ta på seg den oppgaven, eller du kan vurdere å hente inn denne rollen eksternt.

1. Mange bruker personlighetsverktøy som en morsom aktivitet, men så havner det i skuffen og blir ikke brukt noe mer. Bruk det heller systematisk og over tid!
2. Ikke lås deg helt fast i den personlighetstypen som beskriver deg best. Alle kan øve seg på å flekse litt og divergere mot andre personligheter. Noen ganger er det også helt nødvendig for teamet at noen tar på seg andre oppgaver enn det som er mest naturlig for dem.
3. Uenigheter og spenninger kan være ødeleggende, derfor er det viktig å skape et felles språk som letter både forståelse for forskjeller innad i teamet, og kommunikasjonen rundt dette.

Her kan du lese tidligere saker og deler i denne temaserien 

1. Kristin Aase: «Leder – kjenn deg selv»
2. Dorthe Lie og Camilla Kokai: «Innsikt gir utsikt»
3. Daniel Ofman: “Kjernekvadranten”
4. Amy C. Edmondson: “The Fearless Organization”

Tekst: Stine Hegrenes  Foto: Håvard Sæbø og Istock.com