Velg rett kandidat i den digitale rekrutteringsprosessen

Kirkeng Vennerød påpeker at den viktigste fordelen med digital rekruttering er at man øker sannsynligheten for å gjøre en god rekruttering fordi man får mulighet til å bli mye bedre kjent med kandidatene før de blir ansatt, og ikke kun baserer seg på historikk og utdannelse – og kjemi med de som var så heldige å komme på intervju. 

– Vi vet at utdanning, alder og erfaring er blant de dårligste predikatorene for fremtidig jobbprestasjon, men de som ikke bruker digital rekruttering, har disse tingene som de eneste seleksjonsparameterne før de møter kandidatene til intervju. Digital rekruttering sørger for at alle som søker, får en rettferdig og god vurdering og at de rette kandidatene går videre. Digital rekruttering har også en stor employer branding-effekt. Grunnleggende fordi kandidatene vil oppleve rekrutteringsprosessen som mer relevant opp mot stillingen de søker på, men også fordi kommunikasjonen vil være bedre og raskere og personlig. I tillegg til å spare mye penger på feilansettelser, så er det gode muligheter for å spare tid og penger i selve rekrutteringsjobben. 

– Utfordringene ved digital rekruttering er at man kun får tilgang til verktøy, det er ingen magisk løsning og det er fortsatt en jobb som må gjøres. Bedrifter må nok også røske litt opp i gamle rutiner og «hvordan man alltid har gjort det». Dette krever litt kompetanse og innsats, men det er en investering som er verdt det.

For å utnytte digital rekruttering på en god måte er det viktig med forberedelsene, understreker Kirkeng Vennerød.

– Mange er nok vant til å lage stien mens man går og ansette den kandidaten man «liker best». Med digital rekruttering blir det viktigere å vite hva man ser etter, eller suksessprofilen som vi kaller det, på forhånd. Det som lønner seg, er selvfølgelig å ha «beste praksis»-vurderinger av faktiske jobbprestasjoner koblet mot rekrutteringsdata, for så å ha et godt datagrunnlag for suksessprofilen, men det har de færreste.

– I Vilect jobber vi metodisk med kundene våre for å avdekke hvem de burde ansette, og hvordan de burde tilnærme seg markedet for å nå dem. Da jobber vi med å forstå hele profilen, både faglig kompetanse, personlige evner og kultur, men grunnleggende handler det om hva de kan gjøre og hvordan de vil gjøre det. Dette er ofte en omfattende prosess, men vi har destillert dette til en 30 minutters oppstartsamtale. Basert på analysen avdekker vi hva som bør være med i stillingen av innsalg og krav. Særlig på krav-siden ser vi at bedrifter ofte er for omfattende i utlysningen, mens mye kan avdekkes digitalt i søknadsprosessen. Det er spesielt lurt om man ønsker å tiltrekke flere kvinnelige søkere ettersom de oftere enn menn ønsker å oppfylle alle kravene før de søker. Når vi har funnet ut hvilke krav som bør etterprøves i søknadsprosessen, velger vi ut de mest egnede digitale verktøyene for å måle kandidatene opp mot disse på en grundig og objektiv måte. 

– Når man skal velge hvilke verktøy man skal bruke for å avdekke og måle jobbsøkeren mot suksessprofilen, går mange i en felle og tror at mer er bedre, så de vil gjerne bruke alle tilgjengelig verktøy. Da overbelaster man søknadsprosessen og står i fare for å miste gode kandidater. Når du har sikret at du vet hva du ser etter, og at du samler inn relevant informasjon for så å måle dette, så handler det egentlig om å velge en av de kandidatene som skårer høyt nok og som man har troen på at fungerer. Vi anbefaler selvfølgelig alltid å gjøre gode referansesjekker, da dette er noe av det viktigste man kan gjøre for å unngå feilansettelser. Her finnes det også mange gode verktøy for å øke kvaliteten og automatisere innhentingen og analysen. Xref er for eksempel et digitalt referansesjekk-verktøy som er tilpasset Norge. Fordelen med denne typen verktøy er at du kan samle inn mange flere referanser og gjøre det på en mer strukturert og objektiv måte. 

– I et videointervju kan vi se hverandre i øynene, lese den andre og få et inntrykk, men den menneskelige kontakten og kroppsspråket kan fort bli en feilkilde. Hvis du skal ansette noen som skal jobbe på et serverlager og passe på at serveren fungerer som den skal, så trenger man ikke nødvendigvis alle disse menneske-inputene. Men skal du ansette noen som skal jobbe i butikk, som skal møte folk hver dag, snakke med dem og få en relasjon, da er den mellommenneskelige inputen  vesentlig. I visse jobber så kan måten personen ter seg på, være helt avgjørende for jobben, mens i andre jobber kan det være helt uvesentlig.

Kirkeng Vennerød presiserer at hvis du har et selskap som rekrutterer ofte og ikke har et rekrutteringssystem som passer på at alle kandidatene får svar fra prosessrundene, da må du få et nytt system. Et rekrutteringssystem må hente inn informasjonen du vil ha, og den må kunne sende ut avslag, mener han.

– I Vilect har vi først og fremst tatt for oss administrasjon og support, det å få sendt avslag og ha dialog med søkerne. Vi startet med å lage et rekrutteringssystem som er skreddersydd for servicemedarbeidere. Vi startet med retail og ville finne ut hva som var utfordringene for denne bransjen når det gjelder rekrutteringer og hva som var utfordringene for søkerne. Det vi så, var at det er butikksjefene som gjør mesteparten av jobben. Og for butikksjefene så er rekrutteringen litt på siden av hva de er gode på. Så oppdaget vi at sånn det er i retail, er det i de fleste bransjer. Det er rekrutterende ledere som gjør jobben de fleste steder, noen har HR som kan støtte, men de fleste har ikke det.

– Vi har skrudd om prosessen fullstendig til å være tilpasset rekrutterende leders hverdag, slik at de kan opprette en ny stilling på mobilen i løpet av 30 sekunder. Vi setter opp hele prosessen for kundene våre slik at de ikke skal bruke unødig tid, kapasitet og kompetanse som de ofte ikke har. Resultatet blir at informasjonen om kandidaten blir lettere å lese og vurdere riktig på. For det å lese en CV er ikke lett, her kan vi snakke om feilkilder! Vi har derfor strukturert opp et skriftlig dybdeintervju som fungerer nesten som en chatbot med et spørsmålstre – uten et formelt språk.

– Fordelen for kandidatene er at de svarer på de spørsmålene som rekruttereren er interessert i. For en person som ikke er vant til å skrive CV eller søknad, så gjør denne prosessen det lettere for søkeren. Poenget vårt når vi stiller spørsmålene, er at spørsmålene skal være gode slik at det er lett å svare godt på dem. Vi tror at hvis vi gjør det lett for kandidaten å svare godt for seg, så vil informasjonen man får, bli mye bedre å lese. En god CV kan selvsagt være interessant, men kanskje ikke i screening-fasen.

I tiden fremover vil digital rekruttering bli mer og mer vanlig, mener Kirkeng Vennerød. Han forteller at rekrutterende ledere og søkere allerede er enige om at den klassiske rekrutteringsprosessen ikke oppleves som nyttig, men kun et ork.

– Etter hvert som disse verktøyene og metodene blir mer og mer kjent, så er det et ustoppelig tog. Bedrifter vil også se bunnlinje-effekten. For de som kommer tidlig på banen, så er det en betydelig oppside ved å kapre de beste ansatte mer effektivt, men for etternølerne blir det snakk om å redde bunnlinjen. Man ser det allerede innenfor en del områder hvor det er mangel på kompetanse. De som ikke har gode og moderne rekrutteringsprosesser, får ikke tak i etterspurte ansatte. Som tidligere nevnt, er erfaring og utdannelse dårlige predikatorer på fremtidig jobbprestasjon, men det kommer bare til å bli verre. Konkurransen blir mer og mer spesialisert, og endringene i de fleste bransjer vil komme raskere. Da blir det viktigere å ha dyktige ansatte som kan tilpasse seg. Det blir med andre ord viktigere å ansette hele mennesker og ikke kun erfaring.

– Et av de selskapene som gjorde meg ordentlig interessert i dette fagfeltet, er amerikanske Hirevue. De har vært pionerer innenfor digital rekruttering, og kanskje særlig med tanke på intelligent bruk av videointervju i opptak.

– Et annet selskap som jeg synes jobber på en ekstremt spennende måte, er Pymetrics. De samler inn informasjon om kandidaters kognitive og personlige evner med en spillbasert metode, og klarer å produsere en relevant kandidatprofil helt uten å vurdere erfaring. Noe av det meste spennende de gjør, er at de gir feedback til kandidatene automatisk og anbefaler dem andre jobber som passer profilen deres bedre om de ikke skulle passe så godt til jobben de har søkt på. Det skaper søkertilfredshet, det, avslutter Kirkeng Vennerød.

• Ikke bare bruk nye verktøy fordi de finnes. Ha en klar strategi og klar tanke om hva du ønsker å avdekke. Vi opplever at veldig mange har lagt til videointervju uten å tenke over hva de ønsker å vite om kandidaten. Da føles det ikke nyttig å svare, og informasjonen man får, er heller ikke så nyttig. 
• Ikke bare fyll på søknadsprosessen din med ting kandidater må gjøre, men ta også ut ting. Søknadsprosessen skal være så smidig som mulig for kandidaten, samtidig som du får den informasjonen du trenger for å velge rett folk til neste steg i prosessen. 

1. Gjør deg opp en mening om hva du ser etter og hva som er en riktig kandidat før du begynner å rekruttere. 
2. Tilpass verktøy til hva du ønsker å måle, ikke bare be om CV og søknadsbrev på autopilot.
3. Skill mellom hva du må ha og hva du vil ha. Da blir det enklere å gjøre riktig valg når man står mellom flere gode kandidater.
4. Planlegg en god prosess så rekrutteringen din ikke drar ut i tid. En gjennomsnittlig rekrutteringsprosess tar dobbelt så lang tid som de mest attraktive jobbsøkerne er tilgjengelig.
5. Gjør referansesjekk. Dette er den viktigste tingen du kan gjøre for å unngå feilansettelser. 

• Spennende case study med Unilever (et av verdens største selskaper) og deres bruk av Pymetrics og Hirevue i kombinasjon.
• Svenske Rekrytteringspodden
• Om CV-løs rekruttering:
• Jeg har vært med på Rekrutteringsrådet og snakket om digital rekruttering.
• Eller Bain & Company hvor CV-en er skjult for dem som skal screene søkere

Tiltrekke jobbsøkere:

• Markedsplasser for jobbsøkere, som blant annet finn.no
• Verktøy for målrettet annonsering for å tiltrekke arbeidssøkere, som norske Frantz.
• Referal plattformer for ansatte
• Verktøy for å forvalte søkerpool

Vurdere søkere:

• CV-analyseverktøy
• Søknadsbrevanalyse 
• Verktøy for å gjennomføre skriftlige digitale intervjuer med analyse
• Digitale arbeidsprøver (hvor jobbsøkere løser praktiske oppgaver digitalt. Her skjer det mye med gamification)
• Evnetester
• Personlighetstester og personprofiltester
• Asynkrone videointervjuer
• Synkrone videointervjuer
• Referanseinnhentingsverktøy

– Det vi synes fungerer godt, er digitale skriftlige intervjuer. Disse er dynamiske og tilpasser seg svarene fra søkeren slik at man får en naturlig samtale og god kunnskap om kandidaten. I tillegg bruker vi ofte asynkrone videointervjuer enten for å få en bedre forståelse av en søkers fremtoning eller muntlige kommunikasjonsevner. I tillegg er både personprofiltester og evnetester veldig anbefalt rent faglig, men er ofte noe omfattende å gjennomføre i alle prosesser.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes   Foto: Kristoffer Almeland