Viktigheten av kulturintervju i en rekrutteringsprosess

– Dette kan speiles i hva vi som arbeidsgivere ser etter. At fagkompetansen er på plass, er basis, men også at du er villig og ivrer etter å lære og å ta utfordringer. Vi ønsker å tilby et miljø der du har den tryggheten som gjør at du våger å ta de nye utfordringene og ansvar som du kan vokse på og vite at du har støtten du trenger underveis. Vi ønsker å se deg som et helt menneske og ikke bare en ressurs.

– I et kreativt miljø hvor vi hjelper våre kunder med innovasjonsprosesser, er det avgjørende at vi selv har den psykologiske tryggheten i bunn. Våre ansatte må fungere godt i team og være en våre kunder setter stor pris på å jobbe med.

– Så hva har dette med kulturintervju å gjøre? Å ha et av intervjuene i rekrutteringsprosessen satt av til nettopp å matche kultur, er et viktig grep for å tydeliggjøre verdien av dette. For å presisere, så handler ikke dette om at alle ansatte skal være helt like, vi inviterer til mangfold.

– Jeg har vært en del av å bygge opp EGGS Design, et design- og innovasjonsbyrå, de siste ti årene. En av visjonene våre er å skape «world’s best creative nest». Å skape verdens beste arbeidsplass for kreative mennesker er ikke en lett oppgave, og det er ikke noe vi tilbyr til nyansatte, men vi ønsker å finne de som er motiverte til å bidra til å skape det. Det er en kontinuerlig prosess som krever at vi fokuserer på kultur på samme vis som vi fokuserer på kvalitet og profitt.

Ifølge Grevsgard er formålet med kulturintervjuet at det skal bidra til å sikre at man ansetter personer som ikke bare har de nødvendige faglige kvalifikasjonene, men også evnen til å trives i et mangfoldig arbeidsmiljø og bidra til en inkluderende kultur.

– Hos oss er en rekrutteringsprosess en del av våre ansatte sin «creative journey». Dette er reisen gjennom arbeidsforholdet hos oss, som starter med det første møtet med oss, deretter rekruttering, onboarding, upboarding ved endrede roller, kreativ utvikling og diverse mindre og større ritualer.

– Kulturintervjuet er det siste møtepunktet før tilbudet om jobb. Før kulturintervjuet har kandidaten vært til flere samtaler om fag, og har allerede et ganske klart bilde av oss som arbeidsplass, hvilke oppgaver som er tiltenkt og kandidatene er vurdert til å ha det faglige nivået. Det er mer en samtale, og målet med denne samtalen er å sørge for at det er en god match. Det er viktig å skape en god atmosfære slik at kandidaten kan stille alle spørsmål de måtte lure på. I dette intervjuet fokuserer vi på søkers preferanser ikke bare i jobbsammenheng. Vi støtter oss også ofte på preferansetest som utgangspunkt for samtalen, men ikke som vurdering. 

– Andre ledere kan gjerne bli koblet på for kulturintervjuet. Dette kan være personalleder dersom stillingen som personal- og fagleder er delt, lederen av kontoret eller den som er ansvarlig for «creative journey» i organisasjonen. Dette avhenger også av hvilken rolle og nivå kandidatene intervjues for.

– I forberedelse til intervjuet er det viktig å innhente innsikt og forståelse for kandidaten gjennom å ha en samtale med de som har vært en del av intervjuprosessen så langt, for å se hva som skal fokuseres på i intervjuet.

– Vi bruker gjerne en preferansetest som et samtaleverktøy, ikke et seleksjonsverktøy. Kandidaten gjennomfører testen og får tilbakelesing på denne. I selve intervjuet kan vi løfte frem områder der det har blitt store utslag. Selv har jeg tatt veldig mange slike tester og synes det alltid er interessant siden de også påvirkes av kontekst og erfaring. Vi anser ikke dette som sannheter, men det er fint for å kunne ha samtaler. Eksempelvis har jeg selv «konfliktsky» på noen av disse testene. Det stemmer at jeg heller går inn i samtaler og forsøker å løse utfordringer før det blir konflikter, men jeg har også gjennom mange år opparbeidet meg et repertoar for å håndtere konflikter. Jeg er ikke redd for å gå inn i de. Dette har jeg selv hatt veldig gode samtaler rundt, som gjør at de som skal jobbe med meg, tydeligere forstår meg og mine reaksjonsmønstre.

Som nevnt tidligere er hele rekrutteringsprosessen en matching-prosess, for det er viktig å bli kjent med hverandre, understreker Grevsgard.

– Kulturintervjuet skal derfor også gi rom for at kandidatene skal kunne stille de spørsmålene de lurer på, for å imøtekomme de usikkerheter de måtte ha. Vi tilpasser temaene vi går gjennom i intervjuet etter den enkelte kandidat, rolle den skal inn i og det som vi trenger å grave litt mer i. For oss er det viktig å finne kandidater som ønsker å bidra til andres vekst samtidig som den ønsker å utvikle seg selv. I vår organisasjon er disse temaene viktig i kulturintervjuet.

• Tilpasningsevne: En dynamisk økonomi krever en evne til å tilpasse seg endringer. Intervjuspørsmål som ber kandidatene dele erfaringer der de tok steget ut i det ukjente, kan gi innsikt i deres tilpasningsevner. Å lære hvordan de håndterte disse situasjonene og hva de lærte av dem, kan være avgjørende indikatorer på deres fleksibilitet.
• Kultur og lidenskap: Ved å stille spørsmål som går utover CV-en, som å utforske hva som driver kandidaten og deres syn på seg selv i organisasjonen, kan du få en dypere forståelse av hvordan de passer inn med hensyn til organisasjonens verdier. Hva engasjerer og driver dem også utenfor tiden på jobb, og når er de i flytsonen.
• Samarbeid: Hos oss jobber vi tett sammen i team og gjerne i meget ukjent landskap. Ved å spørre om hvordan kandidater har håndtert utfordrende samarbeidssituasjoner og hvordan de taklet uventede prosjektendringer, kan du evaluere deres samarbeidsevner og evne til å tilpasse seg dynamiske arbeidsmiljøer.
• Vekstpotensial: Å ansette for potensial er en langsiktig investering. Å høre om tidligere situasjoner der kandidater aktivt søkte etter kunnskap og tok initiativ til læring, kan gi innsikt i deres evne til personlig vekst og utvikling. I tillegg kan det å diskutere hvordan de håndterte utfordringer når deres leder ikke var tilgjengelig, gi innsikt i deres evne til selvledelse.
• Selvledelse og prioritering: Hos oss er selvledelse et viktig prinsipp. Dette gir et stort spillerom for den enkelte kandidat, men da er planlegging av tid og prioritere riktig, avgjørende for å oppnå mål. Gjennom å stille spørsmål om hvordan kandidater har håndtert parallelle prosjekter og vanskelige prioriteringer, kan du vurdere deres evne til å organisere og styre arbeidsoppgaver på en målrettet måte.

– Disse nøkkelområdene er viktig når vi søker å identifisere kandidater som ikke bare har de nødvendige faglige ferdighetene, men også den riktige kulturelle passformen og de personlige egenskapene. 

– I tillegg snakker vi mye om hvordan det er hos oss med både organiserte og mer uorganiserte ritualer og fora. Dette gjelder blant annet hvordan vi jobber med feedback, buddier og mentorer, hvordan vi feirer wins, men også deler og lærer av tilfeller hvor det ikke går så bra.

Grevsgard forteller at de har hatt kulturintervjuer i nesten ti år og har veldig god erfaring med det. 

– Vi har hatt perioder med stor vekst og mange kandidater som intervjues parallelt. Vi er stolte av at vi alltid har vært opptatt av å ha en grundig rekrutteringsprosess. 

– Når vi spør om hva som er viktigst for de som jobber hos oss, er det alltid kollegiene som blir nevnt først. Det er utrolig dyktige og fine mennesker som vil hverandre vel og som liker å tilbringe tid sammen. Vi har ingen insentiver for skarpe albuer, og i perioder som det av ulike grunner er vanskelig, så står vi sammen i det, avslutter Grevsgard.

Å stille målrettede spørsmål innen de nevnte områdene kan gi deg et dypere innblikk i kandidatenes egenskaper og potensial. Her er fire viktige trinn du kan følge for å oppnå dette:

1. Bruk av S.T.A.R.-Metoden: Når kandidaten besvarer spørsmål, er det avgjørende å sikre at de går i dybden med svarene sine. Den velkjente S.T.A.R.-metoden (Situasjon, Oppgave, Handling og Resultat) er en verdifull rettesnor. Dette betyr at kandidaten nøye beskriver konteksten (situasjonen), oppgaven de stod overfor, handlingene de tok, og sluttresultatet av deres innsats. Dette gir et helhetlig bilde av deres beslutningsprosesser og påvirkning.

2. Unngå Hypotetiske Svar: Når du ber om eksempler, vær oppmerksom på å avvise hypotetiske svar. Dette kan føre til generelle og teoretiske responser som ikke gir innsikt i kandidatens faktiske erfaring. Oppfordre i stedet kandidatene til å dele konkrete situasjoner de har håndtert, og hvordan de navigerte gjennom dem.

3. Verdsett Tidsrom for Refleksjon: Å gi kandidatene tid til å tenke før de svarer, kan føre til mer dyptgående og gjennomtenkte svar. Dette gir dem rom til å reflektere over tidligere erfaringer og trekke ut lærdommer som de kanskje ikke hadde delt umiddelbart. Unngå å presse dem for raske svar, da de beste svarene ofte kommer etter en stund med ettertanke.

4. Oppfølgingsviktighet: Under intervjuet, ikke nøl med å stille oppfølgingsspørsmål for å utforske situasjoner grundigere. Dette kan inkludere å grave dypere i handlingene kandidatene tok, utfordringene de møtte og hvordan de samhandlet med andre. Oppfølging hjelper deg med å få en helhetlig forståelse av kandidatens perspektiv og erfaringer.

1. Ta deg tid til å få innsikt i hva vi trenger å gå dypere inn i med denne kandidaten
2. Se på intervjuet som en del av arbeidsforholdet – rekrutteringsprosessen er i mange tilfeller kandidatens første møte med organisasjonen
3. Intervjuet er en samtale – vær deg selv!
4. Tenk på de fysiske omgivelsene og skap en god atmosfære i rommet
5. Tegn og forklar hvis du kan – helst åpent på bordet så kandidaten ser hva du skriver

1. Når man bruker tester, kan kandidaten oppleve at de blir utvalgt på bakgrunn av testen. Det er viktig å trygge på at dette er et samtaleverktøy, ikke for seleksjon
2. Pass på å ikke gi opplevelsen av å bli grillet
3. Gi kandidaten rom for å stille egne spørsmål, ikke bare still spørsmål selv
4. Sett av god nok tid (1,5-2 timer)

Les alle deler i rekrutteringsveileder her!

Om Marte Grevsgard
Jobb: Har jobbet i EGGS Design i over ti år og vært med på utviklingen i byrået. Hun har innehatt ledelsen av Oslokontoret i en periode da det var tredobling av ansatte og omsetning. Hun har vært mentor i designledelse og er nå kreativ leder i tjenestedesign med fag- og personalansvar.
Erfaring: Har jobbet med tjenestedesign i over 20 år og ledet team i store prosjekter i privat og offentlig sektor. Hun beskriver seg selv som en fasilitator av designdrevet innovasjon og leder av kreative team.
Utdanning: Utdannet industridesigner og pedagog med videreutvikling innen bærekraft og ledelse.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes                      Foto: Erik Gunnerud og Istock.com