Majoriteten av norske bedrifter er små og mellomstore. Hvis sykefraværet rammer spisskompetansen i bedriften kan det få alvorlige konsekvenser for både produksjonen og kundepleien. Det er ikke så lett å erstatte spisskompetansen, enten denne dreier seg om produktsjefen som har førstehånds kunnskap om produksjonsprosessene og leveransekrav, eller det er en dyktig selger som har fenomenal kontakt med storkunder. Det kan være lettere å få plass andre roller, men enkelte nøkkelroller i bedriften er ganske enkelt ikke så lett å erstatte.
Noen forebyggende tiltak kan være:
- Sørg for at internt utviklet spisskompetanse så godt det lar seg gjøre deles på 2 eller 3 personer i bedriften. Blir en av dem borte kan andre ta over.
- Ha kontinuerlig kontakt med konsulenter og rekrutteringsfirma som kan levere spisskompetanse og etabler stabile bedriftsavtaler som sikrer samarbeid på et profesjonelt nivå og rask tilgang til kompetanse og opplæring.
- Unngå den overlegne arrogansen med å tenke at bedriften «ordner alt selv»- engasjer eksterne i tråd med bedriftens strategi. By på åpenhet og samarbeid.
- Etabler kontakt med høyskoler og universiteter som innehar spisskompetansen du trenger.
- Gjør kontinuerlige risikovurderinger av de økonomiske og organisatoriske konsekvensene, slik at du tar inn over deg behovet for forebygging.
Når sykefraværet er et faktum eller har pågått over en stund, er det smart å tenke intern opplæring og effektivisering, men unngå å lesse alt over på èn person, som deretter blir overlatt selv til å videreføre sine eksisterende oppgaver til andre igjen. Som leder må du tenke helhet og konsekvenser og ha en åpen dialog om dette. Ta belastning og overbelastning på alvor. Hvis noen blir pålesset mer arbeid fordi de har påtatt seg ansvaret med å erstatte spisskompetansen, går det ut over det de allerede jobber med og i verste fall kvaliteten i alle ledd. Det er ditt ansvar som leder å sørge for at personen blir avlastet. Kontakt et rekrutteringsfirma eller reduser arbeidsmengden. Gjør dette i dialog med ansatte. Be om innspill til løsninger fra dem også. Du kan også gjøre søk internt i bedriften etter andre som har mer kapasitet, men bare trenger mer opplæring.
Du bør også holde viktige kunder noenlunde orientert om situasjonen og for eksempel tilby kompensasjon for eventuelle tap kunden måtte lide som følge av sykefraværet. Involver flere medarbeidere og fordel ansvaret for kommunikasjonen med kunder på flere internt. Diskuter løsninger i plenum eller på avdelingsmøter. Skap forståelse for situasjonen.
Bedriftens helsekapital er nært knyttet til bedriftens strukturkapital. Sørg også for å ha teknologiske støttesystemer som rammeverk og se på fleksibiliteten i systemene for å sikre kvalitet ved fravær. Når du går til innkjøp av støttesystemer og ulike programvarer, se på hvordan de er tilrettelagt for å håndtere kriser og fravær. Be om mest mulig informasjon, gjør søk på nettet, still kritiske spørsmål og kontakt referanser. Forebygging kan spare bedrifter for milliontap.
