Digital teknologi gjør at ansatte selv kan finne ut hvem de skal samarbeide med og koordinere hvordan oppgavene best kan løses. Da må sjefen gi slipp på kontrollen. Digital teknologi gjør det mulig for store team selv å koordinere hvordan de skal jobbe sammen. Det kan gjøre de ansatte mer engasjerte og produktive.
– Skal vi utnytte mulighetene som digitalisering åpner for, må vi organisere virksomheten på grunnleggende nye måter, sier professor Øystein D. Fjeldstad ved Handelshøyskolen BI. Sammen med Charles C. Snow og Arthur M. Langer har han skrevet en forskningsartikkel om hvordan vi kan utforme den digitale organisasjonen.
– Vi må organisere for å skape et bredt, massivt og effektivt samarbeid mellom mennesker og maskiner på tvers av alle nivåer i organisasjonen, fremholder Fjeldstad. Virksomheter som får til det, tilpasser seg raskere og mer effektivt til endringer i omgivelsene. De blir altså både smartere og smidigere. Men da er det særlig ledere som må tilpasse måten de jobber på, mener forskerne.
Bygg ned hierarkiet
Mange av dagens virksomheter er organisert som et hierarki med en sjef med stor S på toppen. Sjefen styrer gjennom et organisasjonskart der både ledere og medarbeidere er tegnet inn på ulike nivåer og i ulike linjer.
Men med ny teknologi blir det mulig for medarbeidere å samarbeide bredt på tvers av de formelle linjene i organisasjonskartet. Det kan gi en raskere og mer effektiv utnyttelse av den kollektive kunnskapen i organisasjonen. For å oppnå et slikt samarbeid må organisasjonen rive pyramidene og innføre en flatere struktur der de ansatte selv finner ut av hvordan de skal løse oppgavene sin ved hjelp av felles spilleregler.
– Den digitale organisasjonen må støtte opp om bred informasjonsdeling, deling av felles virkelighetsbilder og bredt samarbeid mellom mennesker og maskiner på tvers i organisasjonen, sier BI-professoren.
Virksomheten utnytter sin samlede kunnskap og kompetanse bedre om den organiserer seg med medarbeiderne i sentrum for oppgaveløsing i stedet for å ha en sjef på toppen av pyramiden som kommanderer de ansatte.
Ledere må gi slipp på kontrollen
Dette vil kreve at dagens sjefer må gi slipp på de tradisjonelle virkemidlene for å utøve styring og kontroll.
– Ledere må tenke helt nytt om mekanismer for ledelse og organisering, utfordrer Fjeldstad. Og de har ikke noe valg. De som ikke klarer å endre seg, risikerer å bukke under. Du kan fylle på med all verdens digital teknologi. Hvis du ikke klarer å utnytte mulighetene som digitalisering åpner opp for, vil organisasjonen gå under.
Så kan det jo være en trøst at de som skal jobbe i de nye, digitale organisasjonene, er vant til å kommunisere og løse oppgaver på nye måter på tvers av posisjon og hierarki. De har vokst opp med sosiale medier, som er forløpere til verktøyene som brukes som samarbeidsplattformer i de digitale organisasjonene.
Ti råd til ledere
- Professor Øystein D. Fjeldstad har utviklet ti konkrete råd for å hjelpe ledere til å utvikle den digitale organisasjonen:
- Bygg ned hierarkiet. Reduser antall nivåer i organisasjonen. Gi slipp på kontrollen.
- Skaff deg innsikt i hvordan flate organisasjoner legger til rette for samarbeid mellom de ansatte. Her kan digitale verktøy brukes til å gi alle ansatte en oversikt over status i prosjekter og fortelle hvordan oppgavene skal løses.
- Identifiser hva medarbeiderne kan organisere selv.
- Se hva som skal til for å realisere det i form av spilleregler og digitale og fysiske møteplasser for samarbeid og selvorganisering.
- Involver de som skal organiseres på nye måter i hvordan det skal organiseres.
- Legg til rette for og støtt medarbeiderne i selv å finne ut hvordan oppgavene skal løses. Legg til rette for samarbeid bredt i organisasjonen. Sørg for å skape tillit til at det er slik dere skal løse oppgaver.
- Legg til rette for best mulig samarbeid mellom mennesker og intelligente maskiner. Teknologi alene er ikke en løsning, men den kan støtte opp under samhandling.
- Sørg for oppdaterte oversikter over oppgaver og prosjekter som skal løses, og del dette bredt i organisasjonen.
- Som leder må du motivere folk til å jobbe på denne måten.
- Ledelse handler om å legge til rette for selvorganisering. Dersom noe ikke fungerer, skal ledere gripe inn. Men først da.
TEKST: Audun Farbrot, fagsjef forskningskommunikasjon ved BI. BI Business Review Lenke til et annet nettsted. er Handelshøyskolen BIs digitale kanal for faglig formidling (forskningskommunikasjon)
