Du tar utgangspunkt i hvordan «jeg selv» ville reagert på budskapet, og dette er ikke vanligvis noe som forenkler prosessen. Uttrykket «på seg selv kjenner man ingen andre» kan derfor være klokt å ha et bevisst forhold til. Da vil du ofte i større grad klare å fokusere på det objektive i problemstillingen.
Det første du bør gjøre er å bytte ut begrepet «den vanskelige samtalen» med «den nødvendige» eller «den viktige samtalen». Ved å bytte ut begrepene oppnår du minst to ting:
1. Du bytter ut sannheten som ligger i et etablert uttrykk; vanskelig er negativt
2. Du holder fokus på det som er samtalens hensikt; å løse problemet.
Når du sier at noe er nødvendig og viktig, har du trolig spurt deg selv hvorfor det er nødvendig og viktig å gjennomføre en slik samtale. Da har du også konkludert med at det er et gap mellom nå-situasjonen og ønsket situasjon. Du har identifisert en utfordring. Løsningen er å eliminere gapet mellom nå –og ønsket situasjon. Løsningen har varierende vanskelighetsgrad, men det betyr kun at forberedelsene bør stå i forhold til vanskelighetsgraden.
Jeg vil trekke fram spesielt to forhold hvor det er nødvendig og viktig å gjennomføre en samtale med en ansatt, samarbeidspartner eller venn:
- Organisatoriske endringer. Det kan dreie seg om sjefsbytter, oppsigelser eller lønnskutt grunnet endring av økonomiske forhold eller bedriftens arbeidsoppgaver. Dette er kanskje den enkleste samtalen, fordi det ofte objektivt kan dokumenteres nødvendigheten av å løse problemet. Det vil muligens få noen emosjonelle konsekvenser for den samtalen berører, men det retter seg ikke inn mot personens adferd.
- Uønsket adferd. Dette er samtalen mange kvier seg for å ta med den det gjelder. Har du som leder fått signaler om eller opplever at vedkommende stadig kommer for sent eller behandler kollegaer og kunder dårlig, handler dette altså om vedkommendes adferd som går på tvers av de verdier og normer du som leder vil fremme.
I vennskap vil du også oppleve uønsket adferd, enten i ord eller handling. Da må du egentlig bare bestemme deg for om vennskapet er verdt så mye at du våger å ta samtalen.
Uønsket adferd over tid skaper problemer du ikke vil ha. Ofte feies disse problemene under teppet på grunn av ubehaget ved å konfrontere den det gjelder. Du forventer emosjonelle reaksjoner som du tror vil sette deg selv i et dårlig lys. Alle vil jo bli godt likt, men det å skyve på problemet vil ikke løse det. Problemer går sjelden over av seg selv. Erfaringsmessig vil problemet bli større, og til slutt vet du ikke helt hvor du skal begynne for å løse problemet på en konstruktiv og saklig måte.
Det er oftest slik at jo lengre du venter med å ta samtalen fordi du gruer deg til den, jo mer krevende blir den. Dermed øker sjansen for å skape utilsiktede og unødvendige komplikasjoner. Gjennomfør derfor samtalen så raskt som mulig, bruk din empati og forklar hvorfor det er viktig å få løst situasjonen.
Når du skal gjennomføre en nødvendig samtale må du være godt forberedt. Det kan derfor være fornuftig og trygt å bruke noen spesifikke punkter som støtte:
- Gjøre felles. Det må skapes en felles forståelse av hva problemet er. Hvis du mener at det er dag og den ansatte mener at det er natt, er det vanskelig å finne riktig tidspunkt for felles middag.
- Viktigheten av å løse problemet; hvem er det viktig for og hvorfor?
- Endringsdyktig? Klarer vedkommende å endre seg eller medfører det for stor smerte? Innenfor hvilke frister skal det gjøres endringer og hva skal konkret gjøres? Her er det særlig viktig med tett og god oppfølging. Det må roses for små steg i riktig retning. Det er også veldig viktig at konsekvensene av å ikke endre adferd tydeliggjøres. Lag en helt konkret plan for hva som skal skje, når oppfølgingen skal finne sted og hvem som har initiativet (eier ballen). Signer gjerne denne planen sammen.
- Endring av adferd, ikke personlighet. Adferd og personlighet er tett knyttet til hverandre, men det er adferden vi ser som nødvendig å endre. Personligheten skal ikke angripes.
Les også: SØT-samtalen
Tekst: Per Eftang Lenke til et annet nettsted., han har mange års ledererfaring fra Forsvaret og Politiet. Han arbeider i dag som mental trener og motivator for nasjonale og internasjonale toppidrettsutøvere og driver modulbaserte utdanninger for ledere, team og organisasjoner.
