Prioritering eller prokrastinering?
Utsettelsesatferd kan bli kronisk når vi over lang tid har for mye å gjøre på to do- listen sammenlignet med tiden det faktisk tar å gjennomføre oppgavene. Dette er en av årsakene til at enkelte ledere ikke svarer på telefonen når de er «opptatt». De har valgt bort tilgjengeligheten i bytte med andre oppgaver. Dyktige ledere sliter ikke med konstant dårlig samvittighet for dette- de vet at de må velge. Noe må velges bort, og man må bare anta at man har tilstrekkelig vurderingskompetanse til å velge bort det minst viktige. Naturligvis kan man ta feil, men i «heat of the moment» er prioritering det som må til. Konsekvensen blir at noe utsettes. Omgivelsene kan derfor oppfatte «prioritering» som «prokrastinering». Det kan altså også kalles evnen til å holde fokus. Fokus på noen få oppgaver, gjør at andre blir skadelidende og ikke får fokus.
Mange faktorer spiller inn
Lederen kan uttale «jeg har fokus på det viktigste, da må noe annet lide», mens medarbeiderens eller kollegaens oppfatning er at lederen er stresset og utilgjengelig. Begge har på sett og vis rett. Det finnes veldig samvittighetsfulle mennesker og så finnes det de som tilsynelatende virker mindre samvittighetsfulle, men som kanskje har valgt å prioritere «fokus». Vi skal være forsiktig med å dømme årsakene til ulike typer atferd. Det kan være mange faktorer og vurderinger som spiller inn, og som vi ikke kjenner til, med mindre vi kommer dypt inn på andre menneskers atferds- og motivasjonsmønster og har gjort tilstrekkelig mange nok observasjoner til å konkludere noenlunde korrekt.
Mennesket har mange sider og det er bedre å gi folk en sjanse til forbedring, enn å stemple dem for godt eller forvente negative utfall som kan bli selvoppfyllende. Noen motiveres for eksempel av å skape solid kvalitet, mens andre motiveres av kvantum, masse penger, høyt tempo, spenning og utfordringer. Alder kan også spille inn. Yngre kan være mer opptatt av spenning enn eldre. Menn ser ofte ut til å søke mer utfordringer enn kvinner. Begrepet «primadonna» er for eksempel oppfunnet for å karakterisere en som bruker mye krefter på å perfeksjonere arbeidet sitt, mens i sammenligning med noen som motiveres av effektivitet, kan dette virke krevende og begrensende. For primadonnaen selv kan det være en vesensfaktor for suksess at perfeksjon utgjør motivasjon og streben.
Tilpass metode til rolle
Hvilken metode du velger for å organisere arbeidet ditt, inkludert kommunikasjonen med andre, bør tilpasses hvilken type rolle du representerer. Hvis du er avhengig av å bygge nettverk for å lykkes, kan det lønne seg å være hyggelig selv om du er travel. Ingen glemmer en kjeftesmelle eller ignorant person som aldri vil snakke med deg eller svare på henvendelser. Vi liker å bli behandlet med respekt og føle oss vel med andre. I dag er omdømmet viktigere enn noen gang. Både fordi mediene skriver om oss, men også fordi samarbeid er blitt langt mer vanlig. Mange forretningsmodeller er bygget etter dette prinsippet; samarbeid lønner seg og likeverd skal prioriteres.
Noen gode råd underveis kan være:
- Sett ned tempoet av og til, se etter hva som er viktigst å prioritere og gjør det med god samvittighet idet du definerer deg selv som «fokusert»
- Gjør langsiktige mål om til delegerte oppgaver- del ansvaret så godt du kan og be andre om hjelp og støtte- anerkjenn andre ved å gi dem oppgaver
- Kommuniser tydeligere med andre for å unngå skyldfølelse og dårlige relasjoner fordi du ikke svarer på mail og telefon, forklar situasjonen, vis tillit
- Ha gode organisasjonsrutiner- skaff deg oversikt og skriv alt ned- ikke stol på at du skal gå rundt og huske på ting- bruk kalenderen
- Les «beste praksis» - bøker, for eksempel «Få ting gjort» av David Allen. Lær av de som har gode metoder
- Vær utilgjengelig, sørg for at du i løpet av dagen slår av lyden på mobilen og setter deg ned og bare slapper av. Lukk gjerne øynene og pust dypt med magen 4-5 ganger, kjenn at det letter noe av trykket
- Respekter stress-grensene dine. Praktiser stressmestrings-teknikker hvis du kjenner at du begynner å bli stress-sensitiv. Stress er ofte en tilstand som går over hvis du gjør de rette tiltakene i tide. Unngå å bli utbrent.
- Bevar humøret og optimismen
Les også: Kamp mot stress - Mindfulness og meditasjon er populære verktøy for å redusere stress
