Uproduktiv opplevelse

Å jobbe ineffektivt kan gi en rekke negative konsekvenser, på blant annet energi, humør, tidsbruk, stressnivå – og produktivitet. Innen Getting Things Done-metoden har følelsen av å være lite produktiv fått et eget navn.

– Ineffektivitet i GTD-metodikken kalles Den uproduktive opplevelsen.  Det er nemlig slik at du kan bruke din opplevelse av virkeligheten til å avgjøre om du er effektiv og produktiv, eller ikke. Her er noen eksempler: Har du ikke kontroll på alt du har å gjøre? Stresser du fordi du har så mye å tenke på? Er du distrahert og ikke helt tilstede? Er du reaktiv? Bruker du mer tid enn du egentlig trenger for å gjøre ting ferdig? Dette er alle symptomer på at du ikke er så effektiv du kan være. 

Sju konkrete råd for å tømme hodet

Røvik ser at det er enkelte teknikker som gir spesielt stor effekt. Felles for disse er at de kan tas i bruk nærmest umiddelbart, siden de ikke krever omfattende forberedelser. Det tar heller ikke lang tid før du ser effekten av disse teknikkene. Som Røvik sier: Ditt fremtidige jeg vil takke deg for den jobben du gjør nå!

Et tomt hode

– Den største gevinsten jeg opplever med GTD er kanskje den aller beste: et deilig og tomt hode som gir meg muligheten til å kaste meg ut i store eventyr og store prosjekter og vite at det vil lande på en vellykket måte. Jeg elsker den roen som praktiseringen av GTD gir, når jeg gjør det skikkelig.  Jeg har brukt de siste 10 årene av mitt liv til å bli riktig god på å bruke minst mulig krefter og få mest mulig gjort. Effektivitet, eller latskap som det også kalles, er mitt mantra. Når man jobber produktivt og samtidig effektivt, skaper man mest mulig av de riktig tingene på den mest tids- og kostnadsbesparende måten.

Ineffektiv jobbing

Mange av oss føler at vi hele tiden jager mot neste oppgave og aldri kommer “on top of things”. Vi løper fra forpliktelse til forpliktelse i et stadig forgjeves forsøk på å få kontroll. Dette er noe Røvik har sett mye av.

– Mange ledere jeg møter bruker fortsatt hodet som system til å holde styr på ideer og forpliktelser. Det er ikke det beste stedet. Fordi hodet har en naturlig begrensing på cirka fire ting man kan holde i korttidsminnet, så blir man kortsiktig og styrt av det som kommer inn sist eller roper høyest. Man blir reaktiv. Og som leder skal man skape verdi igjennom å motivere og lede sine ansatte. Det krever planlegging og langsiktig tenkning. Det er vanskelig om man stadig avbryter seg selv av halvferdige tanker om “Å – det må jeg ikke glemme”. Din evne til å tenke kreativt og til å være problemløsende synker proporsjonalt med hvor mange ting du har i hodet.

Hva kjennetegner så ineffektiv jobbing mest?

– Kortsiktighet. Du slukker små og store branner. Bruker tid på å rette feil. Du er mer bakpå enn frempå. Du glemmer viktige ting. Du tenker stadig samme tanke flere ganger. For eksempel: “Jeg må ikke glemme å ringe Tor”. Du leser e-poster mer enn én gang før du bestemmer deg for hva den betyr og hva du må gjøre med den. Du bruker e-postinnboksen som en arbeidsliste. 

Her er sju råd til hvordan du kan tømme hodet og gå fra mentalt stress og kaos til klarhet og fokus:

1 – Skriv alle ting du kanskje må gjøre noe med. 

Lag lister! Skriv ned alt – selv om det kan virke ubetydelig eller ligger frem i tid (f.eks.”Rydde i garasjen”, “Sette bunken med papir på pulten inn i en perm” og “Kjøpe gave til mammas bursdag”). Du kan bruke penn og papir til å notere disse tingene, eller bruke elektroniske programmer (f.eks. Evernote). Et tomt hode er deilig og avhengighetsskapende. Å kjenne at du kan tenke uten å stresse. Både kreativiteten og problemløsningsevnen får en boost. Du blir mer til stede i hverdagen. Og faktisk klarer du oftere å la arbeidet bli igjen på jobben

2 – Sett av tid til å bestemme deg for hva du skal gjøre med alle tingene du har skrevet ned 

Skriv resultatet av tenkningen ned på et sted du stoler på at du ser senere. Datobestemte ting setter du inn i en kalender. Ha et system der du er sikker på at du identifiserer hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente eller gjøres av andre. Da forblir ting utenfor hodet ditt. Tøm innboksen din fullstendig, helst hver dag, ved å bestemme hva du skal gjøre med hver e-post. Inbox Zero oppleves av mange som euforisk. 

3 – Se over alt jevnlig, minst en gang i uken. 

Se over kalenderen og listene der du har skrevet ned hva du skal gjøre, ofte nok til at tingene forblir utenfor hodet. Du får da tilbake en opplevelse av oversikt og kontroll over arbeidet, og du er sikker på at ingen løse tråder blir glemt. I tillegg får du progresjon på prosjektene dine, uten at alle trinnene trenger å bo i hodet ditt. Deilig følelse om du tar denne gjennomgangen før helgen. 

4 – Ta fri slik at den arkiverende delen av hjernen din får gjort jobben sin. 

All forskning sier det samme: du må hvile og la hjernen arkivere for å være effektiv og produktiv. Mange sier det er vanskelig å hvile og koble av. Dette kan løses av jevnlig å tømme hodet og se over alt, som forklart i tips 1 og 3.

5 – Ikke multitask. 

Det er ikke fysisk mulig å reflektere på to ting samtidig. Du hopper i stedet mellom tingene. Hvis du bedriver tung taskswitching, som det kalles, så øker du sannsynligheten for feil med 50 prosent, og det tar i snitt 50 prosent mer tid. I tillegg senkes IQ-en din med hele 15 poeng. Det er tre ganger mer enn om du røyker cannabis. Jobber du med én og én oppgave så blir du fortere ferdig og gjør færre feil. Du bruker i tillegg mindre energi. 

6 – Sov tilstrekkelig. 

Hvis du ikke sover nok, så senkes evnen din til å yte og tenke på samme måte som om du hadde drukket alkohol. Sover du tilstrekkelig så vil du våkne uthvilt og klar til å yte.

7 – Lag et godt fungerende arkivsystem for filer og eposter

Sørg for at du finner igjen filene dine raskt. Endre filnavn ved mottak slik at du finner dem igjen ved å søke. Altså lagrer du ikke "scan-998987789.pdf", men "Møtenotat – Harald Rex 29-08-16.pdf". Du bruker mindre energi på å finne igjen filene dine. Og som sagt – den fremtidige deg vil være takknemlig for den jobben du gjør i dag.

God effekt med GDT

Kanskje føler du at en hverdag fri for stress og kjas er en utopi som bare kan oppnås ved å trappe ned, redusere oppgaver eller flytte på landet. Men en slik hverdag er fullt mulig å få til ved å følge prinsippene bak GTD-metodikken. Røvik og hans team har gjennomført en undersøkelse blant sine sine seminardeltakere som har tatt GTD i bruk, og resultatene var slående.

• 73 % opplever redusert stressnivå
• 90 % opplever å ha mer kontroll og oversikt over arbeidet 
• 72 % opplever at de mestrer arbeidsdagene sine på en bedre måte
• 60 % sier det er lettere å være til stede i sitt eget liv
• 68 % har blitt mer bevisst på hva de ønsker å oppnå i livet.

Les også: Er tidsklemma forskjellig for mannlige og kvinnelige ledere? Åpnes i nytt vindu.