Bruker du en halvtime hver arbeidsdag på unødvendige avbrytelser, utgjør det rundt tre arbeidsuker i året. Det betyr ikke at all denne tiden er bortkastet, men det viser hvor mye selv små forstyrrelser kan utgjøre over tid.

Stein Kvalheim, mentaltrener og coach, mener at mange undervurderer hvor mye planlegging betyr for arbeidsdagen. Vi er ofte tidsoptimister, sier ja til for mye og tror at oppgavene vil ta kortere tid enn de faktisk gjør.

– Har du ikke kontroll over din egen dag, tar andre personer eller hendelser over kontrollen.

Problemet er ikke nødvendigvis at du har for mye å gjøre. Det kan også handle om hvordan du fordeler tiden, hvilke oppgaver du prioriterer, og hvor ofte du lar deg avbryte.

Planlegg morgendagen før du går hjem

Kvalheim anbefaler å planlegge neste arbeidsdag før du avslutter den du er i. Da vet du hva du skal begynne med når du kommer på jobb, og slipper å bruke den første timen på å finne ut hva som haster mest.

Start med en ukesplan som gir oversikt over de viktigste oppgavene. Lag deretter en mer konkret dagsplan. Velg gjerne én eller to hovedoppgaver som skal gjennomføres i bestemte tidsrom, fremfor å fylle kalenderen med en lang liste over alt du håper å rekke.

Husk å beregne hvor lang tid oppgavene faktisk tar. Mange undervurderer tidsbruken og legger opp til en arbeidsdag som ikke lar seg gjennomføre.

Sett også av tid til uforutsette hendelser. Som leder må du regne med spørsmål fra medarbeidere, beslutninger som haster og problemer som må løses. Fyller du hele kalenderen, skal det bare én uventet telefon til før planen ryker.

Forskning gir støtte til verdien av planlegging. I en studie publisert i Journal of Occupational and Organizational Psychology i 2023 undersøkte forskere hvordan ukentlig planlegging påvirket 208 arbeidstakere. De som gjennomførte planleggingsøvelsen, fikk færre uferdige oppgaver og opplevde mindre grubling rundt jobben. Forskerne fant også positive effekter på evnen til å tenke fleksibelt.

Sett av tid der ingen får forstyrre deg

Mange ledere setter av tid til møter med andre, men sjelden til oppgaver som krever egen konsentrasjon. Kvalheim anbefaler derfor å legge inn faste møter med seg selv i kalenderen.

Det kan være en time eller to der du arbeider med en viktig oppgave, uten å følge med på e-post, svare på telefoner eller ta imot besøk som kan vente.

Se samtidig på hva som vanligvis avbryter deg. Sjekker du e-posten hver gang det kommer et varsel? Blir møter lengre enn nødvendig? Kommer medarbeiderne stadig innom med spørsmål som kunne vært samlet opp?

Det er ikke alltid mulig eller riktig å skjerme seg. En leder skal være tilgjengelig når situasjonen krever det. Men det er forskjell på spørsmål som trenger et umiddelbart svar, og saker som kan tas senere.

En studie ledet av forskeren Gloria Mark ved University of California, Irvine, viste at avbrytelser kunne føre til økt stress, frustrasjon og tidspress. Deltakerne klarte riktignok å gjennomføre oppgavene raskere uten at kvaliteten ble dårligere, men de opplevde større belastning underveis.

Det er derfor god grunn til å se nærmere på hvilke avbrytelser som faktisk er nødvendige.

Slutt å si ja til alt

Kvalheim mener også at mange bruker tid på oppgaver de ikke nødvendigvis trenger å gjøre selv. Ofte handler det om dårlig samvittighet eller en følelse av at man må stille opp hver gang noen ber om hjelp.

Som leder kan du lett bli den medarbeiderne kommer til for å få avklart små og store spørsmål. Det kan være nødvendig, men det kan også føre til at du bruker store deler av arbeidsdagen på oppgaver andre kunne håndtert.

Neste gang noen ber deg om hjelp, bør du derfor vurdere om oppgaven faktisk krever din innsats. Kan medarbeideren ta beslutningen selv? Kan oppgaven delegeres? Eller finnes det en enklere måte å løse den på?

En leder som stadig blir avbrutt av spørsmål som ikke haster, kan for eksempel avtale faste tidspunkter for slike avklaringer. Medarbeiderne vet da når de kan få hjelp, mens lederen får sammenhengende tid til andre oppgaver. Det må samtidig være tydelig hvilke saker som ikke kan vente.

Kvalheim peker også på at mange forbinder det å være travel med å gjøre en god jobb. En full kalender kan gi følelsen av å være viktig, selv om mye av tiden går med til oppgaver som har liten betydning.

Det kan derfor være nyttig å stille seg et enkelt spørsmål: Hva har jeg faktisk fått gjort denne uken som har hatt betydning for medarbeiderne eller virksomheten?

Fullfør én oppgave før du begynner på neste

Å hoppe mellom flere oppgaver kan gjøre det vanskelig å holde konsentrasjonen. Kvalheim anbefaler derfor å arbeide med én hovedoppgave om gangen og gjøre den så ferdig som mulig før du går videre.

Sørg også for at du har informasjonen og materialet du trenger før du begynner. Hvis du stadig må stoppe for å lete etter dokumenter eller avklare detaljer, bruker du unødvendig tid.

Mellom større oppgaver kan det være nyttig med en kort pause. Kvalheim anbefaler fem til ti minutter før du begynner på noe nytt. Poenget er å få et lite avbrekk, slik at du ikke tar med deg stresset fra én oppgave inn i den neste.

Det er heller ikke nødvendig å fylle hvert ledige minutt med arbeid. Pauser bør få være pauser, uten at du samtidig forsøker å løse neste oppgave i hodet.

Finn ut hvor arbeidsdagen forsvinner

Før du endrer rutinene dine, kan det være nyttig å undersøke hvordan du faktisk bruker tiden. Noter gjennom noen arbeidsdager hvor mye tid som går til planlagte oppgaver, møter, e-post og uforutsette henvendelser.

Se særlig etter oppgaver du stadig utsetter, møter som kunne vært kortere, og spørsmål andre kunne håndtert uten deg.

Kanskje trenger du mer sammenhengende tid til konsentrasjon. Kanskje må medarbeiderne få større ansvar for egne beslutninger. Eller kanskje er arbeidsmengden rett og slett for stor.

Bedre planlegging kan gjøre mye, men den løser ikke alle problemer. Hvis forventningene er urealistiske, eller lederrollen innebærer flere oppgaver enn det er mulig å gjennomføre, må også arbeidsmengden og ansvarsfordelingen vurderes.