Endringsprosesser kan ha mye positivt potensial, men det kan også bli en stressfaktor i en organisasjon, sier Anniken Grønstad, førsteamanuensis ved Oslo Nye Høyskole. Hun har omstilling og sykefravær som et av sine forskningsområder.
– Det å komme tettere på arbeidsmiljøet og medarbeiderne er en viktig nøkkel for å forebygge sykefravær. Øverst på listen over hva en leder bør gjøre i endringsprosesser, er å skaffe kunnskap og innsikt om egen organisasjon, for eksempel gjennom medarbeiderundersøkelser. Noen av risikomomentene ledere bør være obs på i en endringsprosess er rykter i forkant, «snakk i gangene», uklar kommunikasjon, uklarhet rundt hvorfor endringen skjer og at endringen drar ut i tid. Endring i seg selv ikke er forløper til sykefravær. Det handler om hvordan endringer påvirker arbeidsmiljøet, og det påvirker sykefraværet.
Skap balanse og trygghet
– Det finnes en rekke faktorer i arbeidsmiljøet som påvirker sykefraværet. Vet vi om disse, er det enklere å gjøre nødvendige endringer. Autonomi, arbeidsbelastning, rolleforståelse og tilhørighet er eksempler på sentrale faktorer som kan få seg en trøkk i endringsprosesser der det er mye usikkerhet.
– Tydelig rolleavklaring i nye team, god utførelse av ledelse og å legge til rette for en sunn balanse mellom jobb og fritid vil kunne forebygge og skape trygghet. I tillegg må man oppleve en balanse mellom det man blir bedt om å gjøre og det man får igjen for det, for å forebygge endringsslitasje. Ingen oppskrift funker for alle, så hver leder må selv finne ut av hva som er viktig i egen organisasjon.
Ivareta grunnleggende behov
Balanse er et viktig nøkkelord i sykefraværsarbeidet og noe spesialist på sykefravær Lena Drange Nesland i Avonova mener må settes høyere på lederagendaen. En fersk Jobbhelseundersøkelse Norstat har gjennomført på vegne av Avonova viser at nær 50 prosent av arbeidstakere i Norge mener arbeidsgiver enten i stor grad eller svært stor grad har ansvar for å bidra til balanse i hverdagen. Samtidig mener 17 prosent av kvinnene som deltok i undersøkelsen at arbeidsgiver ikke legger til rette for 24-timers-mennesket i det hele tatt.
– Balanse handler om å møte grunnleggende behov og da må man se på helheten og ikke bare det som skjer innenfor 8-timers arbeidsdag. Flere organisatoriske grep kan danne gode rammer for økt balanse. I undersøkelsen oppgir hele 80 prosent at autonomi og fleksibilitet er viktig for dem. 76 prosent svarer det samme om struktur og rutiner.
– Arbeidsgiver bør legge til rette for at medarbeiderne opplever jobben som meningsfull, har faste rammer og struktur, i tillegg til frihet og autonomi. Det ligger dessuten mye forebyggende i å kunne prate med nærmeste leder, også om psykisk helse. Dette må være et todelt ansvar mellom leder og ansatt, men effektene kan bli svært gode av å kunne prate sammen før man går til legen.
Endring kan også være positivt
Når man jobber med endring er det viktig å huske at det ligger mange forskjellige typer endringer i begrepet, ifølge Grønstad.
– Endringer kan også være en god mulighet til å kvitte seg med utdaterte metoder. Det kan være en brekkstang for ny retning og motivasjon, det kan åpne for kompetanseutvikling og karrieremuligheter internt, noe som kan være helsefremmende både for de enkelte medarbeiderne og for virksomhetens økonomi.
Seks tips for å forebygge sykefravær i endringsprosesser:
- Kjenn dine medarbeidere og din organisasjon. Skaff deg informasjon og data om arbeidsmiljøet. Bruk medarbeiderundersøkelser, prat med folk og få oversikt.
- Søk kunnskap og hjelp også utenfor organisasjonen. Hvis du mangler kunnskap, kan du kontakte eksterne parter som bedriftshelsetjenesten og forskermiljøene. Les forskning for å få kunnskapsbaserte verktøy
- Bruk dataene riktig. Bruk innsikten på målrettede tiltak, der de vil ha størst effekt.
- Legg til rette for et godt arbeidsmiljø. Finn ut hva som skaper et godt arbeidsmiljø i din organisasjon.
- Husk at endring kan være positivt. Det kan være en brekkstang for ny retning og motivasjon.
- Hold kontakt ved sykemelding. Hold kontakten med medarbeideren, også utover det formelle. Finn løsninger og tilrettelegging som fungerer sammen.
Dette mener arbeidstakere i Norge bidrar til balanse i jobbhverdagen
- Ha et bevisst forhold til hva som skaper stress i egen livssituasjon 61%
- Å prioritere tilstrekkelig søvn for å stå sterkt i jobb og fritid 58%
- Sørge for å skape skille mellom jobb og fritid 56%
- Jevnlig trening og hverdagsmosjon 51 prosent
- Tydelig forventningsavklaring hos arbeidsgiver 33%
- Sette krav til arbeidsfordeling i hjemme 11%
Kilde: Jobbhelseundersøkelsen. Svar fra 2500 arbeidstakere i Norge i 50% stilling eller mer.
