– Jeg har et NM-gull i innebandy fra 2010. Det var definitivt et høydepunkt i sportskarrieren. Men veien dit var ikke lett, jeg har tapt mange finaler også, forteller daglig leder i IT-spesialisten Medic IT, Thomas Rognlien. 

Med 15 års erfaring fra toppidrett finner Rognlien mange likheter i arbeidslivet, på hvordan man kan oppnår gode resultater. 

– Det er ikke så annerledes på en arbeidsplass. Å ha en helt klar målsetting, med mange små delmål, er helt essensielt for å oppnå et stort hovedmål, forklarer Rognlien.

For omlag et år siden ble Rognlien ansatt som daglig leder hos Medic IT, som har spesialisert seg på IT-tjenester innen helsesektoren. Det tok ikke lang tid før han fikk sitt første store mål.

– Jeg oppdaget at vi hadde godt med oppdrag, men faktureringen tok ekstremt lang tid og vi slet veldig med likviditeten. Å få kontroll i CRM-systemet og på faktureringen i Medic IT, ble et viktig delmål på vei mot hovedmålet om å få orden på selskapets likviditet, opplyser Rognlien.

– Siden vi gikk over til Xsale CRM-system med Tripletex-integrasjon for snart et år siden, har vi ikke opplevd dårlig likviditet, forteller Rognlien gledelig om CRM-systemet.

Overgangen til Xsale gikk enkelt for Medic IT, som fra før slet med et faktureringssystem som ikke pratet med resten av IT-systemet. Med Tripletex utfakturering integrert i Xsale har arbeidsflyten hos Medic IT fått en stor oppsving.

– Xsale har gitt oss en sømløs kundereise. Fra den første kundekontakten til fakturering via Tripletex går det ekstremt kjapt. Nå fakturerer vi nesten med én gang jobben er utført. Slik får vi pengene raskere inn og får mye større handlefrihet ellers, opplyser Rognlien.

Rognlien påpeker at ett svakt ledd gjør at man er mye dårligere stilt til å lykkes, selv om alle andre spiller på lag.

– Før var vi ikke gode nok til å tenke helhetlig, og samarbeidet var ikke optimalt. Jeg vet hvordan man sveiser sammen en gjeng for å få alle til å trekke i den samme retningen. Mye av det samme går igjen som i idrett, man må være tydelig og direkte, selv om man må være litt mer diplomatisk på en arbeidsplass, forteller Rognlien.

Xsale løste ikke bare likviditetsproblemene for Medic IT. I tillegg ble CRM-systemet raskt en viktig del av apparatet for samarbeidet og kommunikasjon, ikke bare internt, men også ut mot kunden. 

– Å bygge opp et støtteapparat for de ansatte, med verktøy for å få god oversikt, ble en viktig del av brikken for å sammensveise laget. Det manglet vi fra før. Med Xsale jobber vi internt mye mer på lag med alt og ett, i det samme systemet, gjennom hele kundereisen. Slik har vi oppnådd bedre arbeidsflyt, og fått alle til å samarbeide målrettet. Xsale er blitt en del av vinnerlaget, opplyser Rognlien.

Mangel på kontroll på kundebasen gjorde også at Medic IT opplevde en til dels synkende kundebase til og med i fjor, før Xsale kom på banen.

– Vi er nødt til å ha en god sakshistorikk for å ha kontroll på kundene. Nå logges saker automatisk gjennom Xsale, slik at vi kan følge opp kunden når vi skal. Slik har vi fått tilbake kontrollen, og vi feirer at kundebasen er økende igjen, sier Rognlien fornøyd.

Bildetekst: Lagspiller: Daglig leder i Medic IT, Thomas Rognlien, er tidligere profesjonell innebandyspiller. Han trekker paralleller mellom idrett og arbeidslivet for å lykkes. Direkte og tydelig kommunikasjon er viktig, Xsale er har blitt en viktig del av apparatet for samarbeid og kommunikasjon. Nå kan de ansatte i Medic IT jobbe mye mer på lag med alt og ett, i det samme systemet, gjennom hele kundereisen.

Å opparbeide tillit innen helsesektoren har tatt tid for Medic IT. Behandling av pasientsensitive opplysninger er krevende, og mange er skeptiske til nye aktører i bransjen. 

– Vi har stor tillit hos legene og i helsesektoren generelt, det er vi meget stolte over. Helsepersonell er opptatt av jobben sin, som er å ta vare på pasientene. Selv kunder vi opplever som dyktige på IT, er uinteresserte i å drifte det selv, forklarer Rognlien.

Målet til Medic IT er å levere en IT-løsning som er raskt og enkel i bruk, med en forutsigbar kostnad. En skybasert Xsale CRM-løsning, som logger automatiske saker fra administrasjonsverktøyet, har effektivisert arbeidsdagene for Medic IT betraktelig, og kommet kunden til gode i form av raskere feilsøking.

– For eksempel, hvis vi mister kontakt med en server, opprettes det en sak automatisk i Xsale, og vi blir varslet. Da kan vi iverksette tiltak umiddelbart for kunden, forteller Rognlien.

Videre forklarer den daglige lederen at de finner stadig nye måter og nyttige funksjoner ved Xsale, som gjør arbeidsdagene enklere. 

– Gjennom bruk av for eksempel custom-tagger, får vi et raskt overblikk av hva kunden har av produkter, og hvilken leverandør av journalsystemet de bruker. Samtidig er det lagt ved nyttige lenker til de forskjellige administrasjonssystemene våre. Med denne skybaserte løsningen har vi full kontroll fra kontoret vårt, og vi kan løse nesten alt fjernstyrt, sier Rognlien fornøyd.

– Det som er litt ironisk, er at vi ikke er avhengige av hvor vi jobber fra, siden alt er skybasert. Men kundene våre har ikke vært interessert i hjemmekontor, selv om det har vært gratis via Helsenett i 10 år. Men siden landet stengte ned i mars, har det vært enorm etterspørsel. Tjenesten har ligget der hele tiden, men ingen har brukt den, forteller IT-spesialisten.

Medic IT opplevde stor pågang fra kunder med behov for tilrettelegging av hjemmekontor. Rognlien tror koronakrisen har medført at mange har fått øynene opp for hvor lett det egentlig er å jobbe utenifra. 

– Spesielt legesekretærer vil nå merke en endring, nå som de kan betjene alt – inkludert telefonen – hjemmefra. Nå kan både leger og sekretærer sitte hjemme og bruke systemet, helt trygt, opplyser Rognlien.

– På samme måten som da vi planla for innebandysesongen, ved å oppnå alle de små delmålene vi satt oss tidligere, er vi nå i en sterkere posisjon til å kunne lykkes med de store målene våre. Xsale er absolutt en del av «vinnerlaget» hos oss, sier Rognlien stolt.

Medic IT har satt seg som mål å være en ledende IT-leverandør til private helseforetak. IT-driften er flyttet opp i skyen, noe som gir kundene rask og effktiv hjelp til fast pris. 

– Xsale med sømløs integrering i Tripletex har absolutt vært en «gamechanger» for oss. Vi har det gamle serversystemet fortsatt, og jeg lurer hvordan vi egentlig klarte å spille på lag med det, avslutter Rognlien

Tekst og Foto: Jamieson Pothecary

XSALE CRM - Be om demo