Den nødvendige samtalen

Direktør i Akan kompetansesenter, Elisabeth Ege, forteller at ansatte som opplever støtte og oppfølging fra arbeidsplassen i vanskelige perioder, ender ofte opp som svært lojale medarbeidere. Akan kompetansesenter har daglig mange veiledningssamtaler med ledere som er bekymret for en ansatt og lurer på om den ansatte har problemer knyttet til bruk av rusmidler, medikamenter eller spill.

– «Det nødvendige samtalen» er en samtale en leder tar med en medarbeider basert på en bekymring knyttet til rus- eller spilleproblemer. Hensikten er å formidle at du som leder er bekymret og hvorfor. Hensikten er ikke å få vedkommende til å innrømme et problem. Vær så konkret som mulig. Fortell om hendelser du har observert eller endringer du har sett som er årsaken til din bekymring. Det kan være endringer i atferd, reduserte arbeidsprestasjoner eller økt fravær, sier Ege.

– Typisk er at mange ledere venter for lenge med å ta ‘den nødvendige samtalen’, og dermed lar problemet vokse seg større. De tenker at det er en privat sak, er redde for å ta feil, eller ødelegge en god relasjon. Det er menneskelig å grue seg til slike samtaler, men vi kommer ikke bort fra at det er leders ansvar. Det handler om å se og følge opp sine medarbeidere, sier Ege.

Akan kompetansesenter gjennomfører årlig nærmere 900 veiledningssamtaler. En stor andel er fra ledere som er usikre på hvordan de skal gå fram når de har bekymringer for en ansatt, og tror det har med bruk av rusmidler, medikamenter eller spill å gjøre. Det kan være den dyktige medarbeideren som ikke lenger leverer som avtalt eller hun som tidligere var så livlig i lunsjen som nå spiser for seg selv. Eller de har fått kundeklager eller bekymringsmelding fra kolleger. 

– Det er viktig å huske at alle liker å bli sett, og det at du som leder gjennomfører ‘den nødvendige samtalen’ på et tidlig tidspunkt gir et signal om at du ser den ansatte og bryr deg om han eller henne. Som leder sender du også signaler ved å ikke gjennomføre samtalen. Jo tidligere samtalen tas, desto lettere vil det være å få til endring, fortsetter Ege.

– De fleste ønsker endring. Det er sjelden noen har det godt når problemene deres får negative konsekvenser i jobben. Men endring kan være krevende, og rus- og spillproblemer er skam- og tabubelagt. Så vær tålmodig og regn med at flere samtaler må til, sier Ege.

– Det er menneskelig å reagere med forsvar når man konfronteres med noe man synes er ubehagelig. Leder må derfor være forberedt på at hele følelsesregisteret kan bli tatt i bruk. Sinne, fortvilelse, bagatellisering og unnskyldninger, men også lettelse, sier Ege.

Dette siste bekreftes i en YouGov-undersøkelse hvor nesten 1 av 2 ledere oppga at medarbeideren de hadde fulgt opp med en samtale knyttet til alkoholproblemer, oppga at de var takknemlig over å bli sett. 

Det er viktig at lederen skaper trygghet i relasjon og samtale.

– Si konkret hva som gjør at du er bekymret. Bruk egne observasjoner knyttet til hendelser eller endringer du har sett. Fakta er en god venn i vanskelige samtaler fordi det rydder unna antakelser og fortolkninger. Det er viktig å få frem at du er bekymret og bryr deg, sier Ege.

– Sett ord på bekymringen din og ta en prat med medarbeideren. En samtale er en svært god start på en endringsprosess og ikke minst for å se hvilke muligheter som finnes. Det er du som leder som eier din bekymring, noe ingen kan nekte for. Men å stille diagnose eller fortelle den ansatte at ‘du har et problem’, er noe annet. Da er det lettere å reagere med benektelse eller forsvar, sier Ege.

Her er Akan kompetansesenters tre tips til hvordan du går frem:

Senk ambisjonene

Ikke forvent innrømmelser eller bekreftelse fra den ansatte. Det viktigste er at du formidler din bekymring og viser at du bryr deg. Din oppgave som leder er ikke å identifisere et problem eller å stille diagnose, men å reagere på endringer som fører til negative konsekvenser for arbeidssituasjonen.

Vær konkret

Fortell konkret hva du har observert som gjør deg bekymret. Beskriv endringer i fravær, atferd eller arbeidsprestasjoner slik at du bygger samtalen på fakta. Det rydder unna fortolkninger og forsvar.

Avtal alltid en ny samtale

Uansett hvordan samtalen forløper, anbefaler vi at du alltid avtaler en ny samtale. Det viser at du følger opp og ser den ansatte. Du har satt i gang refleksjoner hos den ansatte som i mange tilfeller fører til at dere kommer ett skritt lenger i neste samtale.  

Den nødvendige samtalen handler om å se en medarbeider som har det vanskelig. Husk at trygge ledere som viser at de tar tak i problemer blir til gode rollemodeller for omgivelsene.

Du kan bidra til å skape trygge rammer for ansatte gjennom åpenhet, kunnskap, ansvar og kommunikasjon, og gjennom gode relasjoner på arbeidsplassen.

Akan kompetansesenter kurset i 2019 nærmere 2.700 ledere i ‘den nødvendige samtalen’. Kurset finner du her.

Akan kompetansesenter bistår hele arbeidslivet med å forebygge og håndtere rus- og avhengighetsproblematikk. Kompetansesenterets arbeid tar utgangspunkt i den kunnskapsbaserte Akan-modellen som kan oppsummeres i tre punkter: 

1. partsforankret policy for rusmiddelbruk og spillatferd som er kjent for alle ansatte
2. ledere tar samtaler med medarbeidere de er bekymret for
3. tilbud om hjelp til ansatte med rus- eller avhengighetsproblem; individuell Akan-avtale kombinert med tett oppfølging og riktig behandling 

Kompetansesenteret tilbyr veiledning og kunnskapsoverføring til arbeidslivet gjennom digitale og fysiske møteplasser, samt digitale verktøy. Les mer på www.akan.no