Som i alle gode samtaler, handler også sykefraværsoppfølging om å stille de rette spørsmålene – og anerkjenne at den som er syk, ofte vet best hva hun eller han trenger. Samtidig kan det være vanskelig å se muligheter når man står midt i en krevende situasjon. Derfor kan det være verdifullt å få hjelp til å tenke litt utenfor boksen. Her får du noen enkle, men virkningsfulle holdepunkter for å gjøre samtalen bedre – både for deg som leder og for den som er sykmeldt.
1. Trygg ramme
Skap en trygg og god ramme for samtalen der begge er likeverdige. Som ved medarbeidersamtaler, er det lurt å passe på hvordan dere sitter. Sitter dere på samme nivå? Hvordan er dere plassert i forhold til hverandre? Må dere ha et bord imellom? Er telefonene slått av og har du passet på at dere kan sitte uforstyrret for øvrig? Notér gjerne, men forklar hvorfor. Sørg for at det ikke er innsyn der dere sitter. Noen ganger er det mange følelser involvert, og da er det greit om ikke alle kollegene kan se inn i rommet.
Også når samtalen foregår på telefon er det viktig å passe på at forstyrrende elementer er fjernet.
2. Tillit og konfidensialitet
Når du skaper en trygg og god ramme for samtalen har du allerede begynt å bygge tillit. Den vil forhåpentligvis også være der fra før i relasjonen mellom dere som leder og medarbeider, men må forsterkes i forhold til denne typen samtaler. Den sykemeldte må føle seg trygg på at du ønsker hennes eller hans beste like mye som du ønsker bedriftens beste, og at det som blir sagt dere imellom forblir mellom dere. Hvis det som blir sagt er av en karakter som gjør det nødvendig å ta det videre, for eksempel ved tilrettelegging av arbeidsplassen, er det viktig å be om tillatelse til det.
3. Virkningsfulle spørsmål
Unngå å få «automatiske svar» som «Jeg har det bra, takk!» eller «Nei, det går ikke noe særlig». Still spørsmål som begynner med hva, hvordan og når. Pass på at samtalen hovedsakelig dreier seg om hvordan den syke skal bli frisk, og at dere ikke graver dere ned i problemene. Vær åpen og kreativ i forhold til hva du som leder kan tilrettelegge for, men vær også klar på at den syke også må bidra. Det gjelder like mye i selve samtalen som å være kreativ i forhold til hva vedkommende kan bidra med. Unngå å legge ord i munnen på den andre, og ha tålmodighet om du ikke får svar på spørsmålet ditt med en gang. Det blir ofte pauser når du stiller virkningsfulle spørsmål. Den du spør må få tid til å tenke før hun svarer.
4. Muligheter
Hvilke muligheter kan den syke bidra med på veien til å bli frisk(ere)? Hva kan du som leder hjelpe den syke med? Har bedriften sykeforsikring som kan være til hjelp?
Du kan sondere hvilke arbeidsoppgaver hun eller han eventuelt kan bidra med på arbeidsplassen eller hjemmefra. Kan hun komme innom til lunsj av og til? Til fredagskaffe? Vi vet det er viktig å holde kontakt med kolleger og arbeidsplassen under langtidsfravær. Det øker sjansen for å komme tidligere tilbake når kontakten med arbeidsplassen er god.
Andre muligheter du kan hjelpe den syke med, er å bidra til at han selv ser hva han kan teste ut eller gjøre. Er det telefoner til lege eller sykehus som han kan ta for å få fortgang i køen? Eller bare visshet om hvor kort eller lang køen er? Hva med fysioterapi, være fysisk aktiv så langt det er mulig, komme seg ut av huset, være sosial. Er det behandlingsalternativer som ennå ikke er prøvd?
Spørsmål for å hjelpe den syke til å se muligheter begynner ofte med spørreordene hva og hvordan.
5 Mål og forpliktelse
Målet er selvfølgelig å bli frisk nok til å komme på jobb igjen, men hvis det er langt frem er det viktig å sette delmål. Hva er mulig og realistisk frem til neste samtale? Du kan foreslå, men la medarbeideren selv velge hvilke mål hun setter. Etter at dere har snakket om muligheter har det kanskje allerede utpekt seg noen alternativer som er naturlige mål å strekke seg mot. Husk at målene kan se veldig små ut for deg som er frisk mens de kan virke uoppnåelige for den som er syk.
Når delmålene er bestemt er det klart for å få en forpliktelse på gjennomføring. Naturlige spørsmål her begynner med hvordan, når og hvor. I noen tilfeller kan det være greit å spørre om en SMS når det er gjennomført, andre ganger ikke. Her må du bruke sunn fornuft og magefølelse.
6 Oppsummering
Det er greit med en skriftlig oppsummering som begge er enige om. Det kan også være greit å skrive en «huskelapp» til den syke slik at hun husker hva dere egentlig ble enige om at hun skulle gjøre. Det øker i mange tilfeller graden av gjennomføring å se noe skriftlig i tillegg til at det blir lettere å huske. Oppsummeringen kan være oppfølgingsplanen eller grunnlaget for denne.
7 Anerkjennelse
Ros brukes ofte om en handling som er foretatt med tanke på å forsterke denne slik at den som har foretatt handlingen skal ønske å repetere den. Anerkjennelse derimot, handler om å se personen og anstrengelsen bak handlingen. Da gjør du den andre oppmerksom på at du «ser» henne og anstrengelsene hennes selv om resultatet skulle være dårligere enn ønsket.
Hva sier NAV i 2025?
God sykefraværsoppfølging handler også om å kjenne til rammene. NAVs krav og rutiner er fortsatt gjeldende og gir tydelige føringer:
- Oppfølgingsplan: Innen 4 uker etter sykmeldingens start – utformes sammen med den ansatte.
- Dialogmøte 1: Innen 7 uker – arbeidsgivers ansvar å kalle inn.
- Dialogmøte 2: Innen 26 uker – NAV innkaller.
Selv om innholdet er kjent for mange, har NAV styrket den digitale støtten:
- Digitale maler for oppfølgingsplaner
- Samtaleverktøy og påminnelser
- Dialogmøter kan nå også gjennomføres digitalt
Alle verktøy finner du her: NAV – Oppfølging av sykmeldte Lenke til et annet nettsted.
Kristin Blaker, Positiv Endring. Hun jobber med helsecoaching av langtidssykemeldte, og coaching av ledere og idrettsutøvere.
