Manglende prioritering
Helene Tronstad Moe forteller at det er store variasjoner når det gjelder hvorvidt vi tar på oss for mye, og at dette henger sammen med både livssituasjon, personlighet og alder.
– Noen er redde for å skuffe andre ved å si «nei,» mens andre er opptatt av å iscenesette seg selv som en person som stiller opp og påtar seg nye roller og oppgaver. Det å «stille opp» blir gjerne forbundet med å være ansvarlig, positiv og ressurssterk. Likevel kan det få negative konsekvenser både for personen selv og omgivelsene om noen sliter seg ut eller påtar seg oppgaver som de opplever som mindre lystbetonte.
– For enkeltpersoner kan det føre til en hverdag preget av stress, høyt aktivitetsnivå og lite tid til restitusjon. For arbeidsgiver kan det bidra til at man mister litt retning og at det eksempelvis blir vanskeligere å implementere strategiske beslutninger når de ansatte til stadighet påtar seg nye arbeidsoppgaver. Hvis det stadig dukker opp nye arbeidsrelaterte aktiviteter, vil det nødvendigvis kunne ta oppmerksomhet og ressurser fra tidligere arbeidsoppgaver. Høyt aktivitetsnivå oppfattes gjerne som noe utelukkende positivt på en arbeidsplass, men kan også være et uttrykk for manglende prioriteringer.
Vurder kapasitet og motivasjon
Tronstad Moe peker på at du må ta noen aktive vurderinger på hva du ønsker å påta deg og hvordan du vil at livet ditt skal se ut.
– For det første bør du vurdere din egen kapasitet og motivasjon. Hvordan ønsker jeg at min balanse mellom arbeid og fritid skal være? Husk også at du bør legge inn tid til restitusjon. Kalenderen bør også ta høyde for noen dager med influensa eller en planleggingsdag om du har barn i barnehage. Hvor mye tid du ønsker å bruke på jobben vil avhenge av blant annet familiesituasjon, bransje og ambisjonsnivå, men også av livsstilsvalg.
– Når du har besluttet hvor mye tid du vil bruke på henholdsvis jobb og fritid, bør du deretter vurdere hvilke områder du vil prioritere på arbeid og fritiden. Har du for eksempel bestemt deg for at du ønsker å prioritere å ta en videreutdanning innen finans i tillegg til lederjobben, så bør du kanskje takke nei til å sitte i innovasjonsgruppen. I de fleste stillinger følger det en hel rekke arbeidsoppgaver som vanskelig kan nedprioriteres, som for eksempel timeføring, skriving av reiseregninger, oppfølging av sykmeldte osv. Vær derfor ekstra kritisk når du skal prioritere de arbeidsoppgavene du faktisk kan velge bort.
Noen tips for å ta aktive valg:
- Dersom hverdagen allerede er hektisk – ikke påta deg en ny rolle/aktivitet uten at du samtidig kan fjerne/nedprioritere en annen.
- Si at du ikke ønsker å påta deg noe med mindre det er definert som en del av din/virksomhetens prioritering.
- Ikke godta alle møteinnkallinger ukritisk. Kanskje kan en epost eller kort telefonsamtale være tilstrekkelig. Mange gir uttrykk for at møter er en stor tidstyv.
- Bruk fraværsassistent på epost når du på reise/ferie. Oppfordre i meldinger her om at de som forsøker å nå deg skal ta kontakt på nytt når du er tilbake. På den måten unngår du å komme på etterskudd.
- «Jobb når du jobber». Mange sitter i landskap eller med kontordøren åpen. Ta på headset, lukk døren eller skjerm deg selv på annen måte når du skal gjøre arbeidsoppgaver som krever konsentrasjon.
Fokus på strategiske oppgaver
Tronstad Moe forklarer at når man blir flinkere til å ta på seg mindre, gjør dette også noe med effektiviteten.
– Når du tar bevisstgjorte valg, vil du ha større slagkraft til å gjennomføre prioriterte, strategiske arbeidsoppgaver. Sannsynligheten for å bli utbrent, stresset eller oppleve meningsløshet vil nok også reduseres når du opplever at du selv bidrar til å styre hva du bruker tiden din på.
– Ledere kan stimulere medarbeidere til å ikke ta på seg for mye. De bør oppfordre både ledere og ansatte til å ta ansvar når det gjelder både arbeidsoppgaver og aktiviteter. Utarbeid en oversikt over hva som vurderes som prioriterte arbeidsoppgaver. Så bør møtekulturen vurderes kritisk. Kan vi redusere antall møter, antall møtedeltakere og/eller møtets varighet? En sunn øvelse kan være å beregne kostnaden til et møte ved å ta utgangspunkt i den enkelte deltakers timepris. Til sist bør du jevnlig vurdere hvilke arbeidsoppgaver som kan fjernes/nedprioriteres. På denne måten hjelper du de ansatte til å ta mer bevisste valg – samtidig som du stimulerer til en arbeidsplass med motiverte og mer effektive medarbeidere, avslutter Tronstad Moe.
En amerikansk trend som har begynt å få fotfeste også her i Europa, er essensialismen. I boka «Essentialism – The disciplined pursuit of less» tar forfatter Greg McKeown for seg prinsippene bak denne nye tenkemåten. Det handler både om hvordan vi jobber, men stiller også spørsmålet ved hva vi streber etter materielt. Premisset er at vi ikke skal prøve å gjøre alt. Og at vi må begynne å velge bort, slik at det blir mer plass til å gjøre andre ting enn å henge i stroppen.
TI FOKUSPUNKTER FOR BEVISSTHET:
- Skjær til beinet på prioriteringen – vi har bare nok tid til å gjøre det som er viktig. Ha fokus på målene dine.
- Lær deg kunsten å si nei, og tenk at det er ok. Legg verdi på dette. Vær kresen.
- Ikke planlegg deg i hjel. Faren blir at du fyller kalenderen enda mer.
- Implementer livsmantraet – spør deg selv «Hvis jeg hadde én uke igjen å leve, ville jeg fortsatt ment at dette var verdifullt å gjøre?»
- Ha en tipunktskala som du vurderer alt opp mot for å vurdere ekte verdi og effektivitet. Gi mer plass til det som faller mellom 8 og 10. Dropp alt som er lavere på skalaen.
- Vær mer kritisk og kresen og gjør mindre. Evaluer verdi og få ekte resultater.
- Ikke tro at press fra andre gjør at du må gjøre noe.
- Ikke tro at du er effektiv bare fordi du er travel.
- Ikke kommenter. Vær med på flere samtaler og færre møter.
- Nytt betyr ikke nyttig. Ikke tro at du må kaste bort hjernekapasiteten din på alt som rører seg i nyhetene og på sosiale medier. Hold deg til hovedaktivitetene dine og få ekte resultater.
TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS BILDE: PRIVAT OG ISTOCK.COM
