Retorikk-ekspertens beste råd til samtalen: - Bruk de tre k-ene

Noe av det du bør tenke over før en utfordrende samtale, er å ha et bevisst forhold til språket- og stilen din. Det er nemlig ikke bare ordene som formidler. 

– Vi kan nesten glemme ord, så lenge vi oppleves som ekte, sier Ringdal. 

Kroppsspråk, ansiktsuttrykk, setting og timing.  

– Det handler ikke om språk og ord alene. Det må være deg. 

Uansett hvor ubehagelig du må synes det er å skulle ta opp en bekymring med en medarbeider, er det til syvende og sist ditt ansvar som leder å håndtere det. En undersøkelse fra 2021, hvor 800 ledere ble intervjuet om bekymringer knyttet til alkoholbruk hos medarbeidere, svarte nesten to av fem at de ikke tok en samtale med vedkommende selv om de var bekymret.  

Hva var grunnen til det? 

Når vi snakker om samtalen i vår sammenheng, har kjært barn mange navn. Den vanskelige samtalen, den nødvendige samtalen, Akan-samtalen osv. Ringdal sier det enkelt: 

– Uansett hva vi kaller det, er ikke denne samtalen noe annet enn en vanlig samtale. Som med en partner eller et barn. Tilnærmingen må være å vinne eller oppdage noe gjennom nysgjerrighet. Nysgjerrighet er med på å skape samtalen. 

Her kommer retorikken inn som hjelpemiddel. Retorikk deles inn i etos (talerens troverdighet), logos (sakens innhold) og patos (tilhørernes følelser). I denne sammenheng konsentrerer vi oss om etos, altså troverdighet. Ringdal nevner de tre k-ene: 

– For å ha troverdighet, må du ha kunnskap om det du skal snakke om, karakter som viser at du er til å stole på og kommunikasjon gjennom å formidle ditt budskap. Bruk disse tre k-ene i samtalen. 

Kjell Terje Ringdal og fag- og kommunikasjonsleder ved Akan kompetansesenter, Camilla Lynne Bakkeng

Så hva gjør du da før en samtale med en medarbeider du er bekymret for? Kanskje tror du vedkommende har et problem med alkohol. Kan det være spilleproblemer hen har? Handler det om et samlivsbrudd? Akkurat hva problemet er, har egentlig ingenting å si. Ringdal peker på følgende punkter: 

• Vær tydelig på hva som er tema i invitasjonen til møtet.  

• Forbered deg godt, og tenk gjennom hva du skal si. 
• Bruk jeg-form. “Jeg ser at du kommer mye for sent.” Ikke «du kommer alltid for sent». 
• Forankre problemet hos den ansatte, ikke lederens plage eller ubehag ved situasjonen. 
• Tid og sted. Ikke klem det inn mellom to møter, ikke kom for sent eller avslutt for tidlig. 
• Hvem snakker du med? Finn ut av livssituasjonen til den ansatte. 
• Balanser det menneskelige med det profesjonelle. 
• Vurder nøye stedet dere møtes på og hvilken stemning det er der. 

Camilla Lynne Bakkeng, fag- og kommunikasjonsleder Akan kompetansesenter. Foto: Haakon Dueland

Det er nettopp de samtalene du gruer deg til å ta, de du har lyst til å utsette, du virkelig skal ta. Det betyr at de er nødvendige og kan sette i gang utvikling og endring, sier Camilla Lynne Bakkeng, fag- og kommunikasjonsleder i Akan. 

Vår erfaring fra Akan er at mange ledere frykter å møte motstand og fornektelse i en slik samtale. 

Det kan hende du møter motstand. Det betyr ikke at du er en dårlig leder. Motstand er et naturlig forsvar vi utøver når vi føler oss presset eller redde. 

Men: I samme undersøkelse som tidligere nevnt, fikk lederne spørsmål om reaksjonen til de medarbeiderne de hadde tatt en bekymringssamtale med. Resultatet viser at to av fem reagerte med takknemlighet for å bli sett. Vi vil bidra til å trygge deg som leder i samtalesituasjoner så vi kan beholde så mange som mulig i jobb. 

Foto: Haakon Dueland og Akan kompetansesenter.