Slik bør du som leder håndtere omstilling og endring på arbeidsplassen

- Det er flere forhold som peker på viktigheten av god lederatferd og gode arbeidsprosesser ved omstilling og endring i virksomheter.
Alle i en organisasjon blir påvirket av endringer, men på ulike måter, sier organisasjonspsykolog Erik Jullumstrø som jobber som HR-sjef i teknologiselskapet Sticos. 

Endringsprosesser kan gi energi og motivasjon, men tærer oftere på arbeidsgleden til ansatte. 

- Manglende motivasjon gir mindre produktivitet og effektivitet. Dette kan fort gi negative sirkler som medfører at de nødvendige endringene tar mye lenger tid, påpeker Jullumstrø. 

Regnskapsbransjen er et eksempel på en bransje som har blitt påvirket av digitalisering og automatisering de siste årene med stadig mer avanserte programvareløsninger, noe som fører til nye arbeidsoppgaver og forretningsmuligheter for regnskapsførerne. 

I endringsperioder ser en ofte utrygghet i arbeidsstokken, som ifølge organisasjonspsykologen kan observeres på flere måter: 

Angrep: Hissige diskusjoner og meningsbrytninger er ofte nødvendige for å skape konstruktive løsninger i en vanskelig situasjon. Men når diskusjonene går over i angrep, har de mistet sin hensikt. Formen på diskusjonene er ofte ironiske og sårende, og tas ofte opp i situasjoner hvor det er mange til stede. 

Usikkerhet: Der det mangler informasjon, skaper vi informasjon, og skapt informasjon kalles rykter. En bedrift som er i endring er et arnested for rykter, og diskusjonene foregår ofte i lukkede rom. 

Passivitet: Ansatte ser ikke ut til å bry seg og fortsetter som før. De venter på at det skal tas beslutninger som kan lette situasjonen. Bak i hodet ligger en oppfatning om at "lille meg" ikke har mulighet til å påvirke situasjonen uansett. 

- Slike reaksjoner er vanlige forsvarsmekanismer i vanskelige perioder. Men selv om slike reaksjoner er naturlige for den enkelte ansatte, fører de til at fokus er å ta vare på det som er og ikke bidra til å skape utvikling, sier Jullumstrø. 

En vanlig konsekvens for organisasjoner som står i endringsprosesser er at fraværet øker. 

Sykefravær: Urolige tider påvirker arbeidsmiljøet på ulike måter med blant annet lav jobbtilfredshet og helseplager, og det er ikke uvanlig at sykefraværet går opp. Spesielt gjelder dette eldre og ansatte med helseplager fra før, viser undersøkelser. I tillegg kan vi også se at det skjer en taktisk utnytting av sykepengeordningen. Enkelte medarbeidere blir imidlertid motivert av å stå i krevende situasjoner på jobb, og i noen organisasjoner går sykefraværet derfor ned i slike perioder. 

Beholde de beste: Det er de mest verdifulle medarbeiderne som lettest får jobb hos andre. Om disse ansatte vurderer å slutte, avhenger av hvordan selskapet og du som leder opptrer. Jo bedre personalarbeid, jo større sannsynlighet er det for å beholde medarbeiderne i endringstider. 

- Det er viktig å huske at måten selskapet og du som leder behandler de ansatte på i endringstider, skaper et omdømme som påvirker muligheten til å få tak i de beste ved neste nyrekruttering, sier Jullumstrø som har følgende råd:

Samle de rundt deg: Bruk tid på å sikre at alle har en felles forståelse av situasjonen og sørg for at alle står samlet. Dette er prosesser som krever tid, ettersom motstandsreaksjoner og individuelle bekymringer sjelden kommer raskt til syne i møter. 

Bruk tid på planlegging: Selv om planlegging tar tid, vil denne tiden betale seg ved en raskere og mer effektiv gjennomføringsfase. Velg derfor den lange-korte veien: Bruk god tid på å lage en konkret plan med tiltak og milepæler for hele tiltaksperioden. 

Involver tillitsvalgte og ansatte: I tillegg til at ansatte kan ha gode forslag på løsninger, gir involvering også motivasjon til å bidra til utvikling.

Tren lederne: Identifiser hvilke personalutfordringer som kan komme, og tren på hva lederne skal gjøre og si i ulike situasjoner. 

Informer: Endringer gir utrygghet. Utrygghet gir spekulasjoner, mistro, sinne og resignasjon. Sørg for å gi mest mulig informasjon om hvilke tiltak som er planlagt. Informer også fortløpende underveis i prosessen, selv når det ikke skjer noe nytt. Bare gjennom en felles forståelse av hva som må til for å realisere fremtiden, er det mulig å skape utvikling som sikrer at bedriften jobber i tråd med de nye kravene. 

Hold høyt tempo: Når en beslutning er tatt, gjennomfør den raskest mulig. Tiltaksperioden er ubehagelig for alle, og det er ingen grunn til å forlenge ubehaget. Det er en risiko for at man begynner å ta hensyn til misnøye, og da kan tiden med usikkerhet bli utvidet til uendelige. 

Feire milepælene: Ikke bare informer om fremdrift, men marker hver milepæl som blir nådd. 

Vær tilgjengelig: Vær mest mulig sammen med medarbeiderne og håndter spekulasjonene i det daglige, ikke bare gjennom informasjonsmøter. 

Pek ut veien videre: Når tiltaksperioden er ferdig og bedriften skal over i ny driftsfase, ta med alle på en samling der det snakkes om en ny framtid sammen.