Vibeke Holtskog_550x728.jpegSiden tidenes morgen har vi mennesker skapt felles forståelse og mening gjennom å fortelle historier. Kultur, kunnskap, erfaringer, verdier og visdom har gått i arv nettopp fordi vi har videreformidlet dette til menneskene rundt oss. Fortellinger og metaforer hjelper oss med å forstå kompleksitet og sammenheng. Dessverre brukes historier og fortellinger overraskende lite i Norges små og store bedrifter. I stedet bombarderes vi med PowerPoint-presentasjoner, planer, grafer, tall og en uendelig mengde livløse ord.

Astrid var 52 år gammel. Hun hadde arbeidet i samme bedrift i hele sitt yrkesaktive liv. Hun hadde gått fra jobb på sentralbordet til å bli selger, til å være storkundeansvarlig, til å bli salgsleder, til nå å få æren av å bli avdelingsleder – nesten ved en tilfeldighet. Under seg hadde hun 23 dyktige medarbeidere.

Det hadde vært mange endringer de siste årene; de hadde utvidet og kjøpt opp andre småbedrifter, de hadde ansatt nye eksperter, de hadde endret struktur og fått nye systemer. De hadde jobbet for at nye og gamle ansikter skulle trives godt sammen, og det hadde vært mange møter for å sikre at alle skulle mestre den nye arbeidshverdagen. Den aller største endringen sto likevel foran dem. Det var nylig bestemt at de selv skulle bli en del av en større bedrift. Det kunne virke som Expand! var det eneste som sto i hodet på topplederne. Selv om de fleste ansatte ønsket å forbli i det små.

Astrid og de fire andre mellomlederne på hennes nivå hadde jobbet mye med å forfatte et dokument som fortalte om både verdier, viktigheten av fellesskap og ønskede resultater; en visjon og plan for hvordan håndtere endringen. Astrid hadde sittet oppe til langt på natt i dagevis for å få det ferdig.

På en felles samling hadde de fem mellomlederne formidlet dette grundig til alle de 117 medarbeiderne, og hun hadde inntrykk av at det hadde vært en god stemning i rommet og i gangene resten av dagen. Men nå opplevde hun hvisking og tisking, og det var mange sure ansikter på kontorene og i den åpne avdelingen. Hun følte skulende blikk, og så små grupper snakke lavmælt i kaffekroken. Særlig André hadde vært vanskelig å bli klok på. Han hilste ikke ordentlig på henne, men nikket bare så vidt med haken når hun smilte og sa hei. André var en type som lett fikk andre med seg, og Astrid hadde alltid vært bevisst på å inkludere ham i planlegging og møter. Denne gangen var han selvsagt ikke inkludert, men det måtte han jo forstå årsaken til. Han var tross alt ikke i nærheten av mellomledernivå, selv om han var godt likt og vanligvis en humørspreder.

Astrid var en klok kvinne; både sterk, ydmyk, lyttende og jordnær. Hun ga gode råd, og hun søkte råd når nødvendig. Det gjorde hun også denne gangen. Hun avtalte et møte hos en rådgiver med både ledererfaring, utdannelse i kommunikasjon, og gode anbefalinger fra andre ledere. Han holdt til og med egne kurs innen kommunikasjon og endringsledelse.

Eventyr 01_990x933_cropped_750x506.jpg

Det ble et annerledes møte. Hun hadde med seg dokumentet hun hadde vært med på å forfatte, for anledningen pent bundet inn med spiralrygg. Ole Hansen hilste med fast håndtrykk og ba henne sette seg i en av de myke lenestolene på møterommet innenfor kontoret hans. Hun rakte ham dokumentet med et nervøst smil. Han lot fingrene gli over spiralryggen og spurte: ”Er det dette dokumentet du fortalte om på telefonen?” Astrid nikket, og merket at hjertet banket fort. Hun trakk pusten dypt da han lente seg bakover i stolen overfor henne og leste dokumentet med rynket panne. Minuttene gikk sakte. Så la han plutselig dokumentet ned og så på henne, direkte og intenst.

”Jeg håper det er greit at jeg er ærlig med deg, Astrid. Når jeg leser dette dokumentet du er så stolt av, ser jeg bare en hel masse ord”, sa Ole. ”Jeg ser lange setninger med imponerende og til dels vanskelige ord. I stedet for å kalle det et ”manuelt masseforflytningsredskap” – kall det en spade. Dette dokumentet vil aldri bety noe for noen andre enn deg. Fortell i stedet!” sa han. ”Skap mening og forståelse gjennom historier, metaforer, myter og anekdoter.”

Astrid ble paff. Jo, hun hadde hørt det før. Gode ledere er flinke fortellere. Men hvordan? Hun visste jo ingenting om fortellinger, og det å skape en fortelling ble for vanskelig. Asbjørnsen og Moe sto i bokhylla hjemme, men utover det var dette ukjent terreng.

”Vi husker historiene og eksemplene, ikke ordene.” fortsatte Ole. ”Vi skaper bilder i hodet når vi lytter til en fortelling. Og vi vil alltid intuitivt forsøke å finne sammenhengen til vårt eget liv, vår egen situasjon og våre egne erfaringer. Hva husker du selv fra det siste kurset du var på? Alle slidene fulle av ord, eller eksemplene og historiene kurslederen brukte?”

”Du har et poeng”, nikket Astrid. ”Jeg husker at kurslederen fortalte om et møte hun hadde hatt på jobben, der hun hadde fått en annen til å sende en felles SMS til alle som var til stede for å se hvem som tok frem telefonen for å sjekke. Og i SMS’en sto det noe sånt som at ”Jaså, du måtte sjekke? Hva med ha fokus på det vi snakker om i stedet?”

”Nettopp!” Ole løftet øyebrynene og så rett på henne. ”For å få mennesker til å huske våre budskap må vi fortelle! Har du for eksempel hørt historien om opprøret mot magen?” sa han med et selvsikkert smil. ”Den forteller om en kropp som går til opprør mot magen. Både hendene, føttene, munnen og hjernen mener at de arbeider hardt dag ut og dag inn, mens magen bare sitter der og koser seg med all maten de arbeider for å få tak i. Så de bestemmer seg for å streike! Og så finner de ut, etter dager med slapphet og utmattelse, at kanskje magen gjorde en viktig jobb allikevel. At maten magen koste seg med ble sendt ut til dem i form av energi. Og moralen er at alle delene av kroppen er nødvendige, selv om det ikke se slik ut ved første øyekast. I vårt tilfelle handler det om avdelingene i en bedrift eller menneskene på en arbeidsplass. Denne historien er glimrende til å formidle og levendegjøre de ganske kjedelige ordene: Vi er avhengige av hverandre.” De blågrønne øyene til Ole lyste.

”Jeg ser den”, innrømmet Astrid. ”Men det holder vel ikke bare å fortelle en historie?”

”Nei, men det er en god start” Ole nikket mot en bunke magasiner som lå på glassbordet mellom dem. ”Reklamebransjen er flinke til å fortelle historier for å formidle budskapene sine. Men av og til er det slik at vi husker reklamen, men vi aner ikke hva det var reklame for. Og da har de bommet i mine øyne. Det er viktig at budskapet i historien kommer tydelig frem, slik at det er noe vi husker på når vi husker fortellingen.”

Eventyr 02_750x499.jpg

Astrid nikket anerkjennende og Ole fortsatte. ”Jeg starter mange av mine kurs med metaforen om sykkelen. Et menneskes kompetanse kan nemlig sammenlignes med en sykkel. Bakhjulet vårt representerer vår formelle kompetanse. Her finner vi alt vi har av utdannelse og arbeidserfaring; hele CV’en vår ligger i bakhjulet. Den er drivkraften som får oss frem her i verden, og som gjør at vi blir interessante i arbeidsmarkedet og kan mestre jobben vår. Forhjulet vårt representerer vår sosiale kompetanse. Her finner vi våre evner til å fungere i møtet med ulike mennesketyper, hvordan vi tilpasser oss ulike situasjoner, kommunisere med andre mennesker, og selvfølgelig vår evne til å skape tillit hos andre. Når det gjelder presentasjoner og formidling, blir bakhjulet det vi skal snakke om, innholdet i budskapet vårt. Forhjulet er måten vi formidler dette på. Og det er nettopp måten du formidler kjernen av dokumentet ditt på som avgjør om du får folk med deg eller ikke.”

Astrid gned seg ettertenksomt på haken.

”Som du ser så er metaforer også mektige hjelpemidler”, fortsatte Ole. ”La meg gi deg et eksempel som er relevant for de endringene dere står overfor. Jeg hørte en gang om en stor bedrift som skapte en metafor for endring ved hjelp av en appelsin. Appelsinen ble skrelt, en båt ble fjernet, en båt halvert, og flere av de andre båtene byttet plass. Når appelsinen skulle settes sammen igjen passet ikke lenger skallet. Dette ble brukt som en forklaring på hvorfor hele organisasjonen måtte fornyes.

Årstider er også en god metafor for endringsprosesser. Ingen årstider varer evig; vi er alltid i endring. Er det tunge tider, vet vi at det også vil endre seg. Det gir menneskene som er en del av endringen håp.”

”Ja, men hva vil vel de ansatte tro om meg?” innvendte Astrid. ”Hvis jeg plutselig skal stå der og fortelle historier og bruke banale bilder, er jeg redd jeg vil miste både autoritet og tillit. De kommer til å le av meg!”

”Har du hørt at humor og latter styrker samholdet?” svarte Ole smilende. ”Å få tillit handler også om å bli likt, Astrid. Vi får lett tillit til mennesker med selvironi, smil på leppene og som snakker så folk forstår. Prøv ikke å gjøre deg smart; gjør deg heller forstått!”

Astrid var ikke overbevist. ”Men det å finne gode metaforer er jo ikke så enkelt?” forsøkte hun.

”Hemmeligheten er å velge noe alle mennesker har et forhold til og kjenner. De nære og gjenkjennelige ting. Husk at i all erkjennelse ligger det gjenkjennelse. Ta en titt i kjøleskapet, vær ekstra oppmerksom på din neste tur i skogen, i butikken, i bilen eller på flyplassen. Daglig omgir vi oss med situasjoner, gjenstander og naturfenomener som kan brukes som metaforer. Det gjelder bare å være åpen! Jeg får ofte spørsmålet: hvordan kan jeg formidle komplekse og vanskelige ting på en lettfattelig måte? Svaret er enkelt: det er å gjøre det enkelt.” Ole slo ut med armene, som for å understreke hvor enkelt det var.

Han fortsatte. ”Bruk et enkelt språk. Få bort forkortelsene og fagordene og bruk konnotasjonsrike ord”

”Hva i all verden er det?” smilte Astrid. ”Var det ikke du som sa jeg skulle kalle en spade for en spade? Det er da ingen som vet hva det betyr.”

”Nei, du har rett i det. Ikke bruk slike ord når du snakker med dine medarbeidere. Men vit likevel hva det betyr. Et ords konnotasjoner er den ekstra betydningen som ligger i et ord eller et uttrykk. Det er følelser ordet kan gi og bilder ordet kan skape, utover den egentlige betydningen. En konnotasjon er på mange måter det samme som en assosiasjon. Forskjellen er at konnotasjoner er assosiasjoner som er felles for en gruppe mennesker. La meg gi deg noen eksempler.

Velkjente og hverdagslige ord kan få en ny betydning i en bedrift, som for eksempel sirup, når noe går tregt. Eller flaskehals, om en avdeling eller en rutine. Disse ordene gir et krystallklart bilde. Når vi snakker om ledergruppen som tåkeloftet gir dette også et tydelig bilde av noen som sitter på toppen i sin egen verden. Du har sikkert også hørt uttrykket som sier at konsulenter fører timer med gaffel. Vi kan med letthet se for oss hva det betyr. Disse ordene og uttrykkene blir metaforer i seg selv. De skaper bilder i tilhørernes hoder, og gjør budskapet vårt lettere å forstå.”

Astrid nikket.

”Ser du forresten hvor viktig det er å underbygge det du sier med eksempler?” spurte Ole. ”Det er først da du kan være sikker på at folk forstår hva du egentlig mener.”

”Jeg er enig i det du sier, Ole” innvendte Astrid. ”Jeg er ikke i tvil om at det å bruke historier, fortellinger og metaforer er viktig. Men hvor finner jeg dem? Og har du noen konkrete tips til hvordan jeg skal gå frem i denne situasjonen?”

”Historier finner vi overalt. Du kan søke på nettet – der ligger det en hel verden av dem. Du kan spørre andre, eller du kan lete blant dine egne erfaringer. Egenerfarte historier er ofte de beste. Eller du kan skrive din helt egen historie, med utgangspunkt i noe kjent. Både Askeladden og trollene, historier fra tusen og en natt, legender og myter kan brukes. Men husk at det er viktig å sikre at både toppledelsen og dere mellomledere formidler det samme budskapet. Dere må stå samlet for å få alle med dere. Fortell historier om viktigheten av å stå samlet. Fortell historier om viktigheten av å bruke energien på det vi faktisk kan gjøre noe med, i stedet for å bruke energien på å surmule og ønske oss tilbake der vi var. Skap historier som sier noe om intensjonen og meningen bak beslutningen som er tatt. Og viktigst av alt: la alle ta del i historiene. Vis verdien dere setter på medarbeiderne. Involver dem i alt. Fortell om alt som skjer. Skap forutsigbarhet og trygghet internt.”

Med disse ordene som en gjenklang i hodet, takket Astrid for hjelpen og bega seg ut på forberedelsene.

Astrid vil aldri glemme den dagen hun fortalte, foran alle i bedriften, med de andre lederne i ryggen og sommerfugler i magen. Med røde kinn og engasjert stemme snakket hun så alle forsto. Gjennom historien hun fortalte skapte Astrid et bilde av bedriften foran en bred elv med en flokk med ulver bak dem. Ulvene hadde lurt der en stund, men det var først nå de gikk til angrep. Den eneste utveien var å komme seg over elven til den andre siden. Ingen visste om alle vil komme seg trygt over, men det var ikke noe alternativ ikke å prøve. Hva skulle de ta med seg? Hvordan skulle de hjelpe hverandre? Tabber underveis ville være som om de falt uti elven og ble våte. Men de ville lære av sine feil og komme seg videre. Og vel fremme måtte de skape sin nye tilværelse, sammen med menneskene de møtte der. Sammen, som en vinnergruppe, ville de være mye sterkere i dette møtet. Langt utenfor komfortsonen sin oppdaget hun at menneskene i rommet nikket. Det var som om de skjønte hva hun snakket om for aller første gang.

Fortsatt med en lett tåke bak øynene møtte hun André på vei mot heisen. Det overlegne nikket var byttet ut med et smil. ”Takk for at du gjorde oss til en del av dette, Astrid”, sa han lavt, ”og ikke bare noe som skjer over hodene på oss.”

Mitt budskap til dere er: vær alltid på utkikk, vær alltid på jakt. Jeg har samlet historier i lang tid, og deler dem jevnlig. Historier og metaforer er makt – makt til å gi mennesker innsikt i seg selv, i vanskelige situasjoner og til å forstå sammenhenger. Kanskje også makt til å bli en leder som går inn i historien?

 

TEKST: Vibeke Holtskog er tidligere språklærer med videreutdanning i retorikk, kommunikasjon og ledelse. Vibeke er daglig leder, kursleder og foredragsholder i - formidler våre budskap.