1. Motiver til endring gjennom å forstå konseptet «WIFM»
Første steget i en endringsprosess er å synliggjøre hvorfor det er viktig for selskapet å gjennomføre endringen. Deretter må verdien for hver enkelt og for selskapet tydeliggjøres. I samtale med Tonje Elisabeth Aarøe, grunnlegger og partner i Growthitude, påpekte hun betydningen av «WIFM» (what’s in it for me). Det første man ofte tenker i endringsprosesser er «what’s in it for me?» og ledere trenger å tydeliggjøre hva endringen vil føre med seg av positive konsekvenser for hver enkelt ansatt. Noen ganger er det eksterne faktorer som påvirker behovet for endring, for eksempel konkurransesituasjoner, endring i ledelsen, relokalisering, oppkjøp eller fusjoner. Andre ganger er det interne faktorer, for eksempel oppgradert teknologi, utvidelse og vekst, eller ønske om kontinuerlig konkurransefortrinn.

2. Analyser situasjonen
Når motivasjonen for endring tiltar i organisasjonen, trenger ledelsen å gå gjennom en grundig analyse av utfordringer og muligheter knyttet til den foreslåtte endringen. Analysen bør inneholde blant annet disse spørsmålene:

• Hva er mulige gevinster ved å igangsette endringen?
• Hva er kostnadene?
• Hvilken risiko er knyttet til gjennomføring av endringen?
• Hva er risikoen ved å ikke gjennomføre endringen?

- Og kommuniser resultatene til medarbeiderne! Endringsprosesser kan føre til at medarbeiderne føler avmakt og lite eierskap til situasjonen. Her er en gyllen mulighet til å skape eierskap, og la medarbeiderne bli delaktige i prosessen.
3. Vær ærlig
Vær alltid ærlig! I usikre tider vil medarbeidere se etter bekreftelse og automatisk henvende seg til de som oppfattes som pålitelige og troverdige. Vær dønn ærlig på de reelle faktaene, gi en fullstendig sannhet, og prat åpent om problematikken knyttet til endringsprosessen. Å vri og vende på faktaene kan ødelegge relasjonene til de som er avhengige av deg. Hvis du ikke vet svaret, eller ikke kan utdype det, da er det best å være ærlig om det.

4. Ta ansvar
Vær lojal mot avgjørelser som er tatt fra øverste hold. Å sette seg opp mot andres avgjørelser vil være med på å skape en ukultur i selskapet hvor ingen tar eierskap til beslutninger. I usikre tider trenger medarbeidere å føle at selskapet bryr seg om dem og deres bekymringer. Da trenger du som leder å ta personlig ansvar for avgjørelser selskapet har tatt, og bidra til å fungere som en åpen og positiv kanal mellom medarbeiderne og selskapet.

5. Ta alltid det positive først
Hvis endringen blir kritisert, eller stilt spørsmålstegn ved; identifiser først et positivt aspekt ved det som tas opp. Start ditt svar med å utdype det positive før du svarer på kritikken. Hvis folk kan se noe positivt i det som skjer, vil det i større grad redusere deres frykt og skape mer velvilje for endringen.

6. Kom forberedt
Vær alltid forberedt på å svare på noen spørsmål hver dag. Tenk på noen vanskelige spørsmål som kan komme, og planlegg hva du vil svare. Selv om du ikke alltid vet hva slags spørsmål eller kommentarer som kommer; sett av litt tid på å forberede noen svar på viktige momenter i saken som du ønsker å fange opp.

7. Lytt
Lytt til hva dine medarbeidere har å si. Selv om du ikke kan få gjort noe med alles utfordringer, kan du gi dem muligheten til å lufte deres spørsmål og bekymringer. Sannsynligvis blir ikke alle like fornøyde med utfallet av endringen. Du kan likevel få dem til å føle at de har fått sine stemmer hørt og at deres følelser ikke har blitt fullstendig avvist. Å gå gjennom endringer eller omstruktureringer er ofte en stressende opplevelse, og som leder vil din oppførsel i stor grad påvirke hvordan teamet håndterer prosessen. Aarøe anbefaler å gi de ansatte en offisiell kanal for feedback. De ansatte må vite hvordan de kan gi feedback til ledelsen underveis. Kommuniser også konsekvensene, om medarbeiderne er uenige og ikke støtter endringen.

Gjennom å ha disse punktene i bakhodet under endringsprosessen vil du komme lenger i å skape det støttende miljøet som trengs for gjøre prosessen så smidig som mulig.