Det er nok heller motivasjon enn trivsel som gir resultater. Dessuten tilkommer nødvendigvis andre faktorer, hvor våre arbeidsmønstre og bruk av tiden er av stor betydning. Næringslivet er kun delvis opptatt av å måle produktivitet, og det foregår mest innen varehandelen og i industrien. Målinger har påvist høy produktivitet innen produksjon av olje- og gass på norsk sokkel, og derfor liker vi å tro at det norske arbeidslivet er svært produktivt. Ettersom stadig flere av oss ikke produserer olje og gass, men jobber kontorbasert, er det hensiktsmessig å finne ut hva som skaper høy produktivitet på kontorarbeidsplassen.
Målinger må ha tillit i organisasjonen
I et tidligere oppslag i DN får Nordea kjeft fra både ansatte og fagfolk for deres måling av medarbeidernes tidsbruk, hvor selv toalettbesøk skal registreres. Nordeas ledelse imøtekommer kritikken med å si at det de ønsker er å kartlegge arbeidsflyten. Om metoden som anvendes faktisk kartlegger arbeidsflyten er uklart, men uansett bør man ikke anvende verktøy som gjør at de ansatte føler seg overvåket og mistenkeliggjort. Det øker neppe motivasjonen og kan følgelig senke produktiviteten. Etter mitt syn er det hensiktsmessig å kartlegge tidsbruk, forutsatt at det anvendes gode målemetoder. Medarbeiderne er tjent med effektive arbeidsdager, slik at de får jobben gjort og har tilstrekkelig med tid til overs. Sannsynligvis øker det også arbeidsgleden.
Behov for bedre kunnskap om arbeidsmønsteret
I bedrifter som fører timeregnskap, utelater mange å kartlegge arbeidsmønsteret som ligger bak dette regnskapet. Den mest pålitelige måten å gjøre dette på er å be medarbeiderne rapportere aktiviteter i dagbokformat. Dette er en anerkjent metode som anbefales av statistiske byråer i inn- og utland. Det finnes en lang tradisjon for å måle aktiviteter utenom arbeidstiden, mens kartlegging av selve arbeidsdagen på denne måten er lite benyttet. Ved å ta i bruk dagbokbasert metode for måling av arbeidstid, kan man også komme på sporet av andre og interessante forhold som påvirker produktiviteten, for eksempel sammenhenger mellom fysiske forhold på arbeidsplassen og en oppstykket arbeidsdag, samt forbindelser mellom teknologibruk, kommunikasjonsformer og møteeffektivitet. På denne måten avdekkes lite produktiv tidsbruk samtidig som denne typen datainnsamling i seg selv bidrar til refleksjon om hva arbeidstiden bør brukes til, både på individ, gruppe og bedriftsnivå.
Verdien av bedriftens rammebetingelser
I et stadig mer teknologisk og spisskompetanseorientert arbeidsliv, viser det seg at produktivitet er nært knyttet til hvordan IT-løsninger og den fysiske arbeidsplassen fungerer for den enkelte medarbeider. Informasjons- og kunnskapsteknologi (IKT) er den viktigste betingelsen for produktive arbeidsplasser i moderne kunnskapsbedrifter. Hvordan står det så til med IT-systemene? Ifølge Rambøll og Den norske dataforening mislykkes ni av ti norske virksomheter med å få til ønskede endringer i virksomhetsinterne IT-prosjekter. En annen utfordring er et høyt antall datasystemer i mange bedrifter. Ifølge Torstein Harildstad, tidligere leder for IT-selskapet Software Innovation, finnes det omlag to hundre IT-systemer i en gjennomsnitts norsk kommune. Det er ikke enestående for norske kommuner, noe som gjør at det blir krevende å få til effektiv IT-bruk i mange organisasjoner. Samtidig kutter mange bedrifter i opplæringsbudsjettene og dermed skyves ansvaret for IT-kompetansen nedover i organisasjonene. Resultatet blir ofte mangelfull og feil bruk av IT-systemene og dermed lavere produktivitet.
Produktive arbeidsplasser skapes gjennom gode arbeidsbetingelser og forutsetter at medarbeiderne anvender betingelsene på hensiktsmessige måter.
Verdien av faktakunnskap
Bedriftene bør nok ikke slutte med å måle trivsel blant medarbeiderne, men må stille seg mer kritisk til metode, innhold, nytteverdi og hyppighet. En løsning er å gjennomføre målingene hvert annet eller tredje år, istedenfor årlig som er vanlig i Norge. Det eventuelle tomrommet kan fylles med målinger som ser på moderne arbeidsdager basert på vinn-vinn perspektivet for arbeidsgiver og arbeidstaker. Dersom målemetodene er av god kvalitet tilbyr de faktabasert kunnskap, og da kan det vise seg at dataene fra undersøkelsen blir svært verdifulle for bedriften.
Må målinger følges opp med tiltak?
Det er en gjengs oppfatning at dersom man måler noe, må man også gjennomføre tiltak basert på funnene. Det kan vise seg å være en feilslutning. I Taoismen finnes uttrykket «Wu wei», som betyr at det i mange sammenhenger er klokest å ikke iverksette tiltak. Her er et eksempel: Fotballmålvakter kaster seg som oftest enten til høyre eller venstre på straffespark, selv om det beste hadde vært å holde seg noenlunde i ro. Dermed forlater de området i midten av målet hvor ballen erfaringsmessig ofte kommer. Dette fører til et atferdsmønster som favoriserer handling foran ikke-handling. Et videre anekdotisk blikk på dette er å vise til legediagnostikk. Dersom det påvises god helse hos legen eller null hull hos tannlegen, skal det selvsagt ikke iverksettes opprettende tiltak. Det beste tiltaket er å gjenta den samme undersøkelsen på et senere tidspunkt. Slik skapes det tidsserier eller trender som er læringsskapende. Dette forutsetter imidlertid at diagnostikken er god og at man forstår hva undersøkelsen dreier seg om. Dessuten må vi ha evne og vilje til å endre oss dersom målingen påviser forbedringspotensial.
Så hva er viktigst? Produktivitet eller trivsel? Det er ingen motsetning fordi produktive medarbeidere ofte trives på arbeidsplassen. Gleden ved å få jobben gjort uten å måtte jobbe for mye må ikke undervurderes. Derfor er det mye som tyder på at bedrifter, både private og offentlige, bør forsøke å måle produktivitet på arbeidsplassen, men det må gjøres med omhu og klokskap.
