Rydd pulten

Aune forklarer videre at vi tilbringer store deler av livet på arbeidsplassen, ofte ved en kontorpult. Å holde den ryddig kan bidra til økt produktivitet og en sterkere opplevelse av oversikt og mestring. Har du et kontor preget av papirer, mapper og bøker som ikke lenger er i aktiv bruk, er det mye å hente på å ta en bevisst opprydding.

– Som leder er det avgjørende å kunne holde fokus, prioritere det viktigste og faktisk gjennomføre. Operativ drift skal håndteres samtidig som langsiktige, strategiske oppgaver, i tillegg til at du skal være tilgjengelig for medarbeiderne. Mange ledere jeg jobber med opplever denne kombinasjonen som krevende, og det er lett å bli overveldet av helheten. Særlig de langsiktige oppgavene blir ofte skadelidende, fordi de krever mer konsentrasjon og tilstedeværelse. Det forutsetter kognitiv kapasitet som kan være vanskelig å mobilisere i stressede situasjoner. Da er det lettere å ta tak i de mer operative oppgavene, de som krever mindre mentalt, og som ofte ligger synlig foran deg på pulten, eller i innboksen.

– Å holde pulten ryddig hjelper fordi visuelt rot gjør det vanskeligere å holde fokus. Når vi ser alle oppgavene, arkene og gule lappene som må, bør og skal gjøres en gang i fremtiden, settes det ofte i gang tanker om alt som venter og hvilke konsekvenser det kan få om noe ikke blir gjort. Det er fort gjort å bli overveldet, og det tapper mental kapasitet som heller kunne vært brukt på oppgaven som skal løses her og nå. For her og nå er faktisk alt du har. Det som var i går, er i går. Det som kommer i morgen, kommer i morgen. Å holde pulten ryddig, og bare ha fremme det som er viktigst å jobbe med akkurat nå, hjelper deg å være til stede i øyeblikket med den oppgaven som faktisk skal løses.

Hva har jeg gjort i dag?

Aune understreker at dersom du er avhengig av huskelapper og papirer for å være trygg på at du husker det du skal, kan det være lurt å etablere et enkelt system. Ved å bruke noen få kategorier og ulike farger, basert på hvor viktig oppgaven er, blir det lettere å skape oversikt.

– Når du har sortert og prioritert hva som er viktigst, og hva du skal gjøre først, legger du post-it-lappene oppå hverandre slik at du kun ser den øverste – den oppgaven som er viktigst akkurat nå. Det hjelper deg å holde fokus på én ting om gangen. Kanskje tenker du at dette ikke er mulig, fordi det er altfor mange oppgaver, og fordi det i seg selv tar tid å sortere og prioritere. I starten kan alt oppleves som like viktig. Men etter noen runder med spørsmål og refleksjon rundt hva som faktisk haster, og hva som virkelig betyr noe, blir det enklere å prioritere.

– Mange ledere forteller at de går hjem fra kontoret med spørsmålet: «Hva har jeg egentlig gjort i dag?» Tiden oppleves som flyktig, og følelsen av å ha jobbet mye, men likevel ikke kommet i mål, er velkjent. Det som er blitt gjort, er ofte å håndtere det som til enhver tid dukket opp. Og slik vil lederhverdagen ofte være, fordi det hele tiden finnes viktige saker som krever oppmerksomhet. Nettopp derfor er det avgjørende å bruke de mulighetene som finnes for å skape orden, slik at hjernen får gode arbeidsbetingelser til å prioritere og løse oppgaver som gir størst verdi. Samtidig er det viktig å redusere andre forstyrrelser, og å sette av noe skjermet arbeidstid der du ikke er like tilgjengelig.

– Å rydde i det ytre kan også ha en beroligende effekt. Når jeg selv står fast i en problemstilling og kjenner behov for å sortere tanker og ideer, rydder jeg i noe fysisk. Etter en stund løsner det ofte, og situasjonen fremstår klarere.

Les også: Sette rydding i system - frigjør både tid og energi

Velg det som gir glede

Et sentralt prinsipp i Marie Kondos filosofi er å beholde det som gir deg glede, forklarer Aune. Det kan også handle om hva du velger å ha fremme på kontorpulten.

– Finn noe som gir deg glede, og som gjerne også minner deg på hvorfor du er her og gjør den jobben du gjør. Spør deg selv: Hva kan jeg ha på pulten som gjør at jeg trives, og som hjelper meg å være den beste versjonen av meg selv? Noen tenker at jobb er jobb og privat er privat, og at kontoret ikke skal ligne stua hjemme. Det er jeg enig i. Samtidig er du den samme personen uansett hvor du er. Derfor er det viktig å ha noe rundt deg som faktisk gir deg energi der du befinner deg.

– Er avstanden stor mellom den du er, og den du opplever at du kan være på jobb, kan det være behov for en mer grunnleggende opprydding. Det fine med Marie Kondo-metoden er at den ofte setter i gang nettopp slike indre prosesser, fordi vi blir mer bevisste på hva som er verdt å beholde i livet.

– Å beholde det som gir glede handler også om å kvitte seg med det som ikke gjør det. Vi holder ofte fast i ting av gammel vane, og over tid kan det hope seg opp. Hjemme kan det være klær, gjenstander og utstyr. På kontoret kan det dreie seg om papirer, bøker, gamle konferansemapper eller avlagte tekniske duppeditter. Men det kan også handle om oppgaver vi fortsetter å gjøre av vane. Det er lett å gå på autopilot. Som leder er det avgjørende å prioritere de oppgavene som gir størst verdi. I en hektisk lederhverdag krever slike prioriteringer både tilstedeværelse, ro og oversikt. En rotete kontorpult gjør det ikke enklere.

– Samtidig er vi forskjellige. Noen er svært visuelle og blir lett forstyrret av rot, mens andre fungerer bedre med det. Er du usikker på hvilken effekt det har for deg, er rådet enkelt: Prøv å rydde.

Les også: Økt produktivitet med styrkebasert ledelse Lenke til et annet nettsted.

Si nei til noe

Aune forklarer at det å rydde og holde orden handler om å si nei til noe og ja til noe annet – og at nettopp dette er krevende for mange.

– Det kan være ubehagelig å si nei, særlig til andre mennesker. Samtidig er det helt nødvendig i en lederrolle, og noe mange trenger å øve på. Når du sier nei til en rotete kontorpult, sier du samtidig ja til bedre fokus og konsentrasjon om konkrete oppgaver. Ofte har vi ikke et bevisst forhold til hva som faktisk gir oss glede. Når jeg spør ledere hva de liker best å gjøre, eller hva som virkelig gjør dem glade på jobb, blir mange svar skyldig. Å rydde i fysiske ting etter Marie Kondo-metoden innebærer at du skal kjenne etter om det du holder i hånden gir glede, det hun kaller «spark joy». Det kan være at det gir deg glede å se på det, bruke det eller ha det rundt deg i hverdagen. Denne fysiske ryddeprosessen krever at du er mentalt og emosjonelt til stede her og nå. Slik øker du bevisstheten om hva som faktisk gir deg glede, noe som er nyttig både privat og i jobbsammenheng.

– Ikke alt rundt oss gir glede i seg selv. En visp i kjøkkenskuffen gir deg ikke nødvendigvis glede, men maten du lager med den kan gjøre det. På samme måte trenger ikke en arbeidsoppgave i seg selv å gi glede, men resultatet du ser for deg når den er gjennomført kan gjøre det. Det viktigste er prinsippet om å kjenne etter, bevisstgjøringen det gir, og muligheten til å velge. Da kobler du ut autopiloten – noe som er krevende, fordi hjernen helst vil fortsette å gjøre det den alltid har gjort – og blir i stand til å ta et bevisst valg. Å rydde i fysiske omgivelser kan også sette i gang indre ryddeprosesser, for eksempel ved at du blir bedre kjent med egne verdier eller oppdager begrensende overbevisninger om deg selv.

– Fordi ledere ofte er travle og har mange jern i ilden, er det særlig viktig å gjøre ting som gir glede og energi. Å skape egen energi, ved bevisst å velge oppgaver som gir deg noe tilbake, fremfor å handle på autopilot og bare ta det som dukker opp, er en sentral del av god selvledelse. Det er ikke uvanlig at ledere forteller meg at de delegerer oppgaver de egentlig gjerne skulle gjort selv, for å være snille. Her handler det selvsagt om å finne en god balanse i møte med kontekst og mennesker rundt deg. Samtidig er det verdt å huske på én ting: Den viktigste personen en leder leder, er alltid seg selv, avslutter Aune.

Rydd pulten i Marie Kondo-stil

Rydd pulten når du går for dagen. Det trenger ikke ta mer enn et par minutter. Når du kommer tilbake, blir du møtt av en ryddig flate som gjør det lettere å starte dagen med god energi, i stedet for rot, papirer og post-it-lapper som minner deg på alt det ugjorte.

Når du rydder pulten, kan du stille deg disse spørsmålene:

1. Er det noe på pulten jeg ikke faktisk trenger for å gjøre oppgaven jeg skal gjøre nå?
2. Er det noe her som virker forstyrrende å se på, og som ikke bidrar til en positiv følelse?
3. Er det noe som hemmer produktiviteten min, for eksempel mange gule lapper og papirer som tar fokuset bort fra det som er viktig her og nå?

Ha kun det fremme du trenger for å løse oppgaven du jobber med. Mange har flere eksemplarer av samme ting, for eksempel penner. Spør deg selv hvor mange penner du egentlig trenger, og hvilken av dem du liker best. Behold den, og kvitt deg med resten. Når antall ting er begrenset, gir du dem som blir igjen et fast sted å være. Det gjør det langt enklere å holde pulten ryddig over tid.

Det blir stadig vanligere med aktivitetsbaserte arbeidsplasser, der ikke alle har en fast plass. Da er det enda viktigere å holde orden og ha det du trenger lett tilgjengelig der du sitter til enhver tid. Finn en praktisk løsning for oppbevaring som er enkel å ta med seg. Og husk å sette av plass til noe som gir deg glede.

Dette kan du gjøre nå