LederNytt har snakket med Mirha Sunagic, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, om hva et positivt ytringsklima er – og hvordan man kan skape det på arbeidsplassen med sikte på å fremme, blant annet, gode beslutningsprosesser, kunnskapsdeling og læring, samt korreksjon av feil. Sunagic har, i tillegg til en mastergrad i ledelse og organisasjonspsykologi, en doktorgrad i ledelse og organisasjon. Hun forsker aktivt på ytringer, varsling og ledelse, samt bidrar til samfunnsdebatten om dette.

Når medarbeidere føler at det hverken er trygt eller nyttig å snakke ut om problemer eller komme med innovative løsninger, kan det bli vanskelig å etablere gode læringsrutiner på arbeidsplassen. Konstruktiv, og ikke minst, ærlig kommunikasjon om hvordan vi har det i organisasjonen vår, hvor er det skoen trykker, hva er det vi feiler på og hvordan kan vi forbedre oss, er alle like vesentlige elementer for å få til refleksjon, kunnskapsdeling, læring og innovasjon.

Det handler om trygghet

– Før vi går inn på positivt ytringsklima må vi først si noe om ytringsklima generelt. Ytringsklima handler om medarbeidernes opplevelse av kommunikasjonsflyten i arbeidsrelaterte grupper, slik som team, avdeling eller organisasjonen som helhet. Hovedspørsmålet er: Opplever medarbeidere at det er lett eller vanskelig å si fra om arbeidsrelaterte problemer, komme med kritikk eller bidra med innovative forslag? Både ens ledere og kollegaer ses på som potensielle mottagere av ytringene.

– Positivt ytringsklima innebærer at medarbeidere opplever at det er lett å ytre seg overfor sine ledere og kollegaer. Når oppleves det at det er lett å ytre sine meninger, komme med idéer eller forslag, samt ta opp problemer? Det er to forhold som til sammen avgjør dette. For det første: For at medarbeidere skal oppleve at det er lett å ytre seg på arbeidsplassen, kreves det høy grad av psykologisk trygghet. Psykologisk trygghet handler om i hvilken grad medarbeidere føler seg trygge på at de kan si fra uten å frykte negative konsekvenser, slik som tap av jobb eller forfremmelsesmuligheter. For det andre nødvendiggjør et positivt ytringsklima høy ytringseffektivitet. Dette innebærer at når medarbeidere sier fra, opplever de at deres ytringer lyttes til og tas på alvor. Motparten lytter til det de har å si; deres meninger, inntrykk og kunnskap tas hensyn til i organisasjonsprosessene videre.

– Et positivt ytringsklima krever en tilfredsstillende grad av både psykologisk trygghet og ytringseffektivitet. Begge kan kartlegges ved hjelp av validerte og anonymiserte spørreskjemaer som måler medarbeideres opplevelse av den psykologiske tryggheten og ytringseffektiviteten i deres arbeidsgrupper eller organisasjonen som helhet. Man kan se på gjennomsnitts- og medianverdiene for hver arbeidsgruppe; dette vil kunne gi et utgangspunkt for å vurdere hvordan det ligger an. Man bør helst starte med en slik kartlegging om det skal jobbes med å skape et mer positivt ytringsklima i organisasjonen.

Formelle varslingsprosedyrer

Organisasjonsforskning viser at høy grad av positivt ytringsklima kan bidra til bedre prestasjoner hos medarbeidere, mer kreativitet, bedre serviceinnstilling overfor kunder samt en høyere aksept av endringsprosesser.

– I tillegg er det viktig å påpeke fordeler ved et positivt ytringsklima fremfor formell varsling. I organisasjoner som karakteriseres av positivt ytringsklima opplever medarbeidere at det er trygt å si fra om kritikkverdige forhold til sine ledere på en uformell måte, som en del av den daglige kommunikasjonen, samt at deres ytringer tas hensyn til. Da reduseres behovet for å ta i bruk formelle varslingsprosedyrer. Formelle varslingsprosesser på arbeidsplassen er ofte lite hyggelige for både varsleren og den det varsles om. I tillegg er slike prosesser dyre for organisasjoner som leier inn eksterne konsulenter for å se på dette. Derfor er det til stor fordel å jobbe med positivt ytringsklima slik at problemer kan tas opp internt på en trygg og konstruktiv måte, uten at medarbeidere føler seg nødt til å sette i gang formelle varslingsprosesser.

– Ikke minst: Når organisasjonene klarer å etablere et positivt ytringsklima, reduseres også medarbeideres behov for å varsle eksternt, slik som det å gå til mediene for å avsløre interne kritikkverdige forhold, i håp om å forbedre situasjonen.

Deltakende ledelse

Sunagic mener at lederens atferd kan betraktes som et essensielt bidrag – på godt og vondt - til organisasjonens ytringsklima. Kartlegging fra FAFO fra 2018/2019 tyder på at omtrent halvparten av alle kritikkverdige forhold som oppleves i norske organisasjoner, dreier seg om det medarbeidere oppfatter som destruktiv ledelse. Dette bør absolutt snakkes mer om i organisasjonene; det er en fordel for en leder å være åpen for tilbakemeldinger om sin måte å lede på. Tillitsfulle samtaler mellom leder og medarbeider med gjensidig tilbakemelding på hverandres rolleutførelse – slik som motparten opplever det – bør settes på agendaen. Da blir det viktig for ledere å huske på at det å kritisere oppover er vanskelig for medarbeidere som befinner seg på lavere nivåer i hierarkiene; derfor må ledere klart og tydelig oppfordre til dette.

–Videre viser forskning at deltakende ledelse – det å invitere og inkludere medarbeidere i sine beslutninger – kan med fordel brukes av ledere for å skape et (mer) positivt ytringsklima. Det er spesielt viktig med eksplisitt invitasjon til både positive og negative tilbakemeldinger. Noen ledere praktiserer ydmykhet gjennom sin lederstil (Liu, Mao & Chen 2017): De er bevisste på at kunnskapen til alle enkeltindivider – ledere og medarbeidere – er feilbarlig og ufullstendig. Derfor må vi snakke sammen, dele kunnskap og lære fra hverandre; dette er et utgangspunkt for bedre beslutningsprosesser.

–For eksempel: Når man inkluderer medarbeidere som er hands-on i den operative virksomheten, de som produserer varer og tjenester, åpnes det opp for ulike perspektiver som ledergruppen ikke nødvendigvis legger merke til i sin daglige virksomhet. Den totale kunnskapen gir et mer fullstendig beslutningsgrunnlag. Underveis i prosessen er det viktig at både ledere og medarbeidere er klar over at det er greit å være uenig; vi vokser og forbedrer oss også ved å reflektere over uenighetene og ved å høre på hverandres argumenter.

Felles plattform

– Et eksempel på en bedrift som har lykkes med å bygge opp et positivt ytringsklima er Mindvalley, et relativt ungt selskap i ekspansiv vekst, som selger nettbaserte programmer for personlig utvikling. Dette selskapet ble startet opp i USA, men holder nå til i Kuala Lumpur. Gründer og CEO Vishen Lakhiani, har etablert et tiltak som støtter opp om positivt ytringsklima på følgende måte: På selskapets intranettsider har man en plattform der alle medarbeidere fritt kan stille ulike typer spørsmål, inkludert de kritiske eller innovative, til medlemmer av toppledelsen, inkludert CEO. Spørsmålene postes anonymt og prosessen er 100 prosent transparent: Alle i organisasjonen kan se hva som ble skrevet og når. Dette forplikter ledelsen til å respondere.

Mirha Sunagics råd til ledere som ønsker et (mer) positivt ytringsklima i sin organisasjon, avdeling eller sitt team:

  1. Husk at psykologisk trygghet og ytringseffektivitet skaper et positivt ytringsklima. For deg som leder innebærer det en kontinuerlig vurdering av to spørsmål: 1) Hvordan kan jeg bidra slik at mine medarbeidere vet at det er trygt å si fra om både innovative forslag, eller kritikkverdige forhold? (psykologisk trygghet) 2) Hvordan kan jeg bidra slik at mine medarbeidere vet at det nytter å si fra og at de blir hørt? (ytringseffektivitet).
  2. Involver ansatte i beslutningsprosesser. Oppfordre og lytt til og vurder deres tanker, idéer og kritikk. Hvis dette gjøres riktig, det vil si hvis lederen klarer å demonstrere en genuin interesse for medarbeideres ytringer, vil de oppleve at deres bidrag er ønsket og viktig, noe som igjen vil motivere dem til en høyere grad av deltagelse. Dette er viktig for deg som leder: det er slik du får tilgang på ulike perspektiver som stammer fra andre hierarkinivåer i organisasjonen.
  3. «Walk the talk», vær en god rollemodell: Bidra med egne idéer, spørsmål eller kritikk i forbindelse med deres arbeidsprosesser.
  4. Bygg opp tillitsfulle forhold til dine medarbeidere: Når relasjonen mellom medarbeider og leder preges av tillit, skaper det gode forutsetninger for ærlig kommunikasjon.
  5. Etabler en produktiv tilnærming til uenigheter og konflikter i din arbeidsgruppe; se på dem som muligheter for læring og utvikling.
  6. NB! Husk å alltid oppfordre ytringer om eventuelle ulovligheter som korrupsjon og trakassering.

TEKST: CECILIE H. HAMMERNES           FOTO: TORBJØRN BROVOLD

Mirha Sunagics litteraturtips:

Artikkelen fra 2011, Speaking up in groups: A cross-level study og group voice climate and voice av Elizabeth W. Morrison og hennes kollegaer, er viktig å få med seg da den etablerer begrepet ytringsklima (voice climate) i organisasjonspsykologien.

The fearless organization av professor Amy Edmondson handler om hvordan man skaper psykologisk trygghet i organisasjoner. Verdt å få med seg!

Kommunikasjon og ytringsfrihet i organisasjoner av Kristian Alm, Mark Brown og Sigrid Røyseng omhandler både organisatoriske ytringer og taushet ut fra ulike perspektiver.

Ytringsklima av Øyvind Kvalnes omhandler ytringsklimabegrepet ut fra en filosofisk tilnærming til organisasjoner.

Kildehenvisning: D’Innocenzo, Luciano, Mathieu, Maynard & Chen, 2016; Frazier & Bowler, 2012; Frazier & Fainshmidt, 2012; Duan, Xu & Frazier, 2019 Detert & Burris 2007; Tröster og Van Knippenberg 2012; Hirak, Peng, Carmeli & Schaubroeck 2012; Parker 1993, med flere)